Giám đốc văn phòng: anh ta là ai và anh ta làm gì?

Trong kinh doanh hiện đại, không một công ty có văn phòng nào có thể làm được nếu không có công việc của người quản lý văn phòng. Vị trí này liên quan đến việc điều hành và quản lý quy trình làm việc văn phòng của một tổ chức.

Về cơ bản, một người quản lý văn phòng là liên kết thông tin và dẫn đầu đó, nơi tất cả các khoảnh khắc làm việc của công ty hội tụ và được giải quyết. Anh ta tương tác giữa người đứng đầu và cấp dưới, thông báo cho nhân viên bình thường về các tài liệu do người đứng đầu ký, tương tác với khách hàng của công ty, theo dõi thư từ, giám sát hoạt động của công ty và cung cấp cho văn phòng một văn phòng, thực hiện các chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc và cấp phó của anh ta. .

Người quản lý văn phòng là một nhân viên cung cấp cho toàn bộ văn phòng một quy trình làm việc chính thức. Mô tả về nghề sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về bản chất của công việc.

Theo bộ phân loại các nghề và vị trí của nhân viên, nghề quản lý văn phòng và các nhiệm vụ của anh ta có sự khác biệt đáng kể so với nghề thư ký. Người quản lý văn phòng, trước hết, là người tổ chức không gian văn phòng của công ty, người quản lý và người quản lý trong một người. Nghề thư ký bao hàm sự phục tùng của anh ta đối với một người cụ thể (giám đốc, các phó giám đốc, quản lý cấp cao nhất) và chỉ tiến hành các công việc của anh ta.

Người quản lý văn phòng kiểm soát tất cả các công việc hiện tại của văn phòng, chủ yếu là thủ tục giấy tờ. Màn hình không bị gián đoạn công việc của thiết bị văn phòng, cung cấp cho nhân viên của công ty văn phòng phẩm, kịp thời thu hút sự chú ý của nhân viên các mệnh lệnh, mệnh lệnh và thông báo trong văn phòng do người đứng đầu ban hành, chấp nhận cuộc gọi đến, nếu cần, giữ lịch các cuộc họp và chuyến đi của giám đốc. Trong trường hợp này, vị trí tuyển dụng được gọi là “quản lý văn phòng với chức năng thư ký”.

Vì công việc của một người quản lý văn phòng bao gồm các hành động tổ chức, cung cấp thông tin và hành chính, nên trách nhiệm công việc của anh ta bao gồm một số nhiệm vụ chức năng nhất định. Đây chính xác là bản chất của công việc và bản chất của người quản lý văn phòng, người phải:

• chuẩn bị công việc văn phòng cho một ngày làm việc mới: kiểm tra hoạt động của điện thoại, máy tính và thiết bị văn phòng, sự sẵn có của các vật tư tiêu hao (giấy, hộp mực máy in đã nạp);
• kiểm soát, duy trì sự sạch sẽ trong khuôn viên văn phòng, tuân thủ các tiêu chuẩn vệ sinh (đầy đủ ánh sáng, thông gió, điều kiện nhiệt độ trong khuôn viên), kiểm tra hoạt động của các hệ thống phân chia;
• mua sắm văn phòng phẩm kịp thời và cung cấp cho họ nhân viên văn phòng đúng giờ;
• đặt nước uống, chất tẩy rửa, giấy vệ sinh, khăn ăn;
• kiểm soát luồng tài liệu hiện tại: chuẩn bị các tài liệu cần thiết, báo cáo, tài liệu làm việc cần thiết cho công việc chính thức của văn phòng, giải quyết các thời điểm và nhiệm vụ công tác khác;
• giám sát công việc của lái xe và chuyển phát nhanh hàng ngày;
• theo hướng dẫn của người đứng đầu, người quản lý văn phòng chịu trách nhiệm về việc phân phối nhiệm vụ giữa các nhân viên, đặt ra nhiệm vụ cho họ, thu hút sự chú ý của họ về thông tin làm việc cần thiết, xác định mức độ trách nhiệm của họ, phân tích hiệu quả của kết quả;
• tính toán và ước tính chi phí tài chính hàng tháng để bảo trì văn phòng, giám sát việc thực hiện của nó;
• giữ một tờ thời gian, số ngày giờ làm việc của từng nhân viên trong tháng dương lịch, kịp thời chuyển bảng chấm công cho phòng kế toán để tính lương;
• giám sát việc tuân thủ kỷ luật lao động: về việc người lao động đi muộn, đi làm sớm, nghỉ việc phải thông báo với ban lãnh đạo công ty, lập biên bản vi phạm và không chấp hành quy định về trang phục;
• tổ chức các cuộc họp, đăng ký và giúp đỡ khách truy cập trong việc giải quyết các câu hỏi của họ.

Các năng lực chính của người quản lý văn phòng bao gồm chuẩn bị và tiến hành các cuộc đàm phán, họp, họp:

• anh ta phải chuẩn bị tất cả các vật liệu cần thiết, đảm bảo sự tham dự của tất cả những người quan tâm tại các sự kiện, lưu giữ các biên bản cuộc họp;
• tiếp tục trao đổi thư từ với khách hàng và đối tác của công ty, gửi tài liệu đi;
• làm việc với thư từ văn phòng đến và đi, đăng ký nó, tham gia vào việc vận chuyển;
• cung cấp hỗ trợ và giúp đỡ cho nhân viên trong việc giải quyết các tình huống xung đột và tranh chấp;
• điều phối công việc văn phòng Vào cuối ngày làm việc, kiểm tra các thiết bị văn phòng, hệ thống chiếu sáng, hệ thống chia tách, điều hòa không khí xem có ngắt nguồn điện hay không;
• trong một số trường hợp, người quản lý văn phòng chịu trách nhiệm tìm và thuê nhân viên mới (đặt thông tin về các vị trí tuyển dụng cần thiết trên các trang web đặc biệt, xem qua sơ yếu lý lịch, lựa chọn trước các ứng viên, thực hiện một cuộc phỏng vấn);
• thông báo cho khách hàng tiềm năng bằng văn bản hoặc qua điện thoại về giá vốn hàng hóa, dịch vụ theo bảng giá;
• tư vấn về vị trí của các phòng ban công ty, chức năng của chúng;
• duy trì cơ sở khách hàng xí nghiệp;
• thực hiện các nhiệm vụ duy trì trang web, đặt quảng cáo về hàng hóa và dịch vụ, đặt hàng lưu niệm, in ấn, phân phối tài liệu thông tin.

Để trở thành một nhà quản lý văn phòng, một ứng viên phải có các kỹ năng chính cần thiết để thực hiện công việc, cũng như có những phẩm chất cá nhân và chuyên môn nhất định.

Phẩm chất cá nhân của một người là thành phần sinh học và xã hội tạo nên nhân cách của người đó. Thành phần sinh học một người nhận được từ thiên nhiên, cha mẹ và tổ tiên của mình dưới dạng một tập hợp các gen nhất định. Thành phần xã hội - đây là môi trường xã hội mà một người lớn lên và được nuôi dưỡng.

Cả hai thành phần này đều hình thành nên tính cách và nhân cách, tạo cho cá nhân những phẩm chất nhất định, cả tốt và tiêu cực. Bằng cách tập hợp tất cả các đặc điểm tính cách của một người, bạn có thể có được một bức chân dung tâm lý khách quan, đáng tin cậy.

Các đặc điểm tính cách tích cực bao gồm các đặc điểm tính cách như:

• sự trung thực;
• kiên trì đạt được mục tiêu đã đề ra;
• sự chăm chú;
• kỷ luật tự giác;
• trách nhiệm và tổ chức;
• chăm chỉ, kiên trì;
• sự cao quý bên trong;
• tính khách quan;
• hòa đồng, lịch sự, thái độ thân thiện với mọi người;
• điềm tĩnh, tận tâm, chu đáo, đúng giờ;
• không xung đột, khả năng giải quyết tranh chấp giữa các nhân viên, lạc quan và tích cực trong mọi việc;
• sự nhanh trí, nhanh trí, hữu ích;
• hoạt động, tham vọng.

Đằng sau mỗi nét tính cách đó là sự lớn lên về mặt tâm lý và tình cảm của một người, sự di truyền của người đó, môi trường xã hội mà người đó lớn lên.

Các đặc điểm tính cách tiêu cực bao gồm:

• thiếu lắp ráp, thiếu chú ý;
• cái nhìn chán nản về cuộc sống, thiếu lạc quan;
• không có khả năng thu thập ý kiến ​​về thời gian và giải quyết nhất quán các công việc được giao;
• tính cách hung hãn;
• có xu hướng buôn chuyện và mưu mô.

Các phẩm chất kinh doanh của một người là khả năng của anh ta để thực hiện các nhiệm vụ và chức năng lao động nhất định.

Bằng những phẩm chất kinh doanh, người ta có thể đánh giá ứng viên sẽ có thể tổ chức quá trình làm việc của mình hiệu quả như thế nào, anh ta sẽ thực hiện nhiệm vụ công việc của mình tốt như thế nào. Để quản lý thành công một văn phòng, ứng viên phải có, ngoài kiến ​​thức và kỹ năng, các phẩm chất kinh doanh nhất định, bao gồm:

• trình độ học vấn, tay nghề;
• kinh nghiệm làm việc;
• học hỏi nhanh, thích nghi trong điều kiện mới;
• tính chính xác đối với bản thân và những người khác;
• khả năng làm việc trong môi trường đa nhiệm, giải quyết đồng thời nhiều vấn đề cùng một lúc;
• tư duy phân tích, khả năng tư duy linh hoạt và nhạy bén, đưa ra kết luận đúng đắn, khái quát hóa;
• sự nhạy bén trong kinh doanh;
• kỹ năng lãnh đạo;
• sẵn sàng làm việc ngoài giờ;
• kỹ năng oratorical, kỹ năng ngoại giao và thuyết phục;
• kỹ năng giao tiếp kinh doanh.

Các phẩm chất nghề nghiệp của một người là sự kết hợp của các phẩm chất cá nhân và kinh doanh, cộng với tất cả những kỹ năng mà anh ta có được trong sự nghiệp của mình. Trong hoạt động nghề nghiệp của mình, người quản lý văn phòng phải:

• có kiến ​​thức nhất định, kỹ năng và khả năng trong lĩnh vực này quản lý văn phòng;
• chuyên nghiệp áp dụng kiến ​​thức và kỹ năng của bạn vào thực tế;
• có thể làm việc với các tài liệu, biết các nguyên tắc tổ chức luân chuyển tài liệu, các quy tắc tạo kho lưu trữ;
• hãy là một người sử dụng máy tính tự tin và các thiết bị văn phòng khác;
• biết kỹ lưỡng về quy trình làm việc, làm việc với thư đến và thư đi, nắm rõ quy tắc đăng ký, kịp thời đưa các nghị quyết của Thủ trưởng đến các bộ phận cơ cấu, theo dõi thời hạn thi hành các văn bản do nhân viên công ty ký, gửi thư đi qua đường bưu điện hoặc chuyển phát nhanh;
• có kỹ năng quản lý hành chính;
• có thể gõ nhanh chóng, biết các nguyên tắc và quy tắc lập một số văn bản (mệnh lệnh, lệnh, chỉ thị, nghị định);
• bổ sung kịp thời những kiến ​​thức hữu ích (địa chỉ liên hệ của các dịch vụ khẩn cấp, thợ điện, hệ thống ống nước, dịch vụ giao bữa trưa);
• biết ngoại ngữ (không phải lúc nào cũng vậy), mặc dù ở một số công ty kiến ​​thức về một ngoại ngữ nhất định là điều kiện chính đối với ứng viên, và trong trường hợp này, người quản lý văn phòng phải nói, đọc và viết thông thạo một ngoại ngữ;
• có thể nói và viết thành thạo, diễn đạt suy nghĩ của mình bằng ngôn ngữ văn học hay;
• riêng kỹ năng nghi thức kinh doanh.

Không một cơ sở giáo dục đại học nào dạy nghề quản lý văn phòng. Bạn có thể tham gia đào tạo và nhận bằng tốt nghiệp hoặc chứng chỉ đào tạo nghề tại các trung tâm đào tạo, trường cao đẳng ngân sách hoặc tư nhân.

Ở các công ty lớn, theo quy định, họ chỉ muốn gặp một chuyên gia ở vị trí này với trình độ học vấn cao hơn, các doanh nghiệp nhỏ có thể thuê một nhân viên có trình độ trung học cơ sở hoặc trung học chuyên ngành cho vị trí này.

Điều chính mà bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng chú ý là kinh nghiệm làm việc ở vị trí này, trình độ kỹ năng máy tính, kiến ​​thức về thiết bị văn phòng và khả năng làm việc trên đó, kiến thức cơ bản về công việc văn phòng và lưu trữ, Kiến thức ngoại ngữ.

Để viết sơ yếu lý lịch một cách chính xác và có được vị trí đáng mơ ước, bạn cần một cách chi tiết, nhưng hãy trình bày trung thực tất cả thông tin về bản thân bạn: phẩm chất cá nhân, chuyên môn, nghiệp vụ, kinh nghiệm làm việc ở vị trí, trình độ học vấn tương đương.

Mức lương mong đợi sẽ làm cho nhà tuyển dụng thấy rõ những gì anh ta có thể cung cấp và những gì ứng viên đang ứng tuyển.

Không cung cấp thông tin sai lệch về kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn - Tất cả điều này có thể được kiểm tra dễ dàng, trong trường hợp này, vị trí tuyển dụng cho ứng viên sẽ không còn, anh ta sẽ đơn giản bị từ chối.

Có một bức ảnh là một khoảnh khắc tích cực đối với một ứng viên, nhà tuyển dụng phải biết sơ yếu lý lịch của ai đang được xem xét. Người quản lý văn phòng là bộ mặt của công ty, và người sử dụng lao động không được thờ ơ với việc ai sẽ là người đại diện cho nó.

Hãy chắc chắn cho biết trình độ học vấn của bạn, thường là nhà tuyển dụng cho vị trí này nhận một chuyên gia có trình độ học vấn cao hơn về kinh tế, pháp lý, tâm lý hoặc ngữ văn.

Những thông tin như vậy sẽ hữu ích cho nhà tuyển dụng.

Khi viết sơ yếu lý lịch, hãy tuân theo cấu trúc của nó:

• thông tin cá nhân - tên, tuổi, địa chỉ liên hệ;
• cá nhân - phần được coi là tùy chọn, nhưng tốt hơn là nên điền vào;
• kỹ năng và khả năng cơ bản - cho biết bạn sở hữu chương trình văn phòng nào, liệt kê tất cả các khóa học bồi dưỡng, hội thảo, đào tạo, đào tạo bổ sung khác mà bạn đã hoàn thành;
• kinh nghiệm làm việc - liệt kê tất cả các hoạt động thực tập, thực tập, các dự án đã hoàn thành, các chương trình tình nguyện, theo thứ tự thời gian, chỉ ra các doanh nghiệp nơi bạn đã làm việc trước đây, giáo dục và đào tạo (phản ánh tất cả các chương trình và hướng đi giáo dục mà bạn đã tốt nghiệp);
• khuyến nghị - trong phần này, chỉ ra tên và địa chỉ liên hệ của những người có thể giới thiệu bạn với nhà tuyển dụng mới và đưa ra phản hồi tích cực về bạn.

Nếu một người tìm việc không có kinh nghiệm làm việc đang ứng tuyển vào vị trí quản lý văn phòng, thì tốt hơn hết là không nên đưa phần này vào sơ yếu lý lịch. Không cần thiết phải cho nhà tuyển dụng thấy sự thiếu kiến ​​thức và kỹ năng. Trong trường hợp này, tốt hơn là mô tả các phẩm chất cá nhân và doanh nghiệp của bạn, loại hình giáo dục cơ bản và bổ sung của bạn (hội thảo, đào tạo).

Theo kinh nghiệm làm việc, bạn có thể chỉ ra thực hành công nghiệp, thực tập trước khi tốt nghiệp, kỹ năng tổ chức các sự kiện cụ thể, tham gia olympic, hội nghị, cuộc thi và tất cả các loại bài kiểm tra. Nếu bạn có bất kỳ thành tích và thành công nào liên quan trực tiếp đến công việc trong tương lai, hãy nhớ ghi rõ thông tin này trong sơ yếu lý lịch của bạn.