Quản lý mua hàng: mô tả công việc và yêu cầu

Trong xã hội hiện đại, nghề quản lý khá phổ biến và có nhu cầu nhưng không phải ai cũng hiểu hết bản chất của loại hình hoạt động này. Ngoài ra, nhiều người có ý tưởng hơi khái quát về công việc này, và ít ai biết rằng nghề quản lý được chia thành nhiều nhánh riêng biệt. Ví dụ, các nhà quản lý nhân sự chuyên về việc lựa chọn nhân sự có năng lực, trong khi các nhà quản lý sự kiện căn cứ vào hoạt động của họ để tổ chức các loại sự kiện khác nhau. Ngoài ra còn có một nhánh của các chuyên gia thu mua có hoạt động về cơ bản khác với các hoạt động của các thành viên khác trong nghề.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn bản chất của các hoạt động của giám đốc mua sắm, trách nhiệm công việc chính, các yêu cầu và các sắc thái quan trọng khác liên quan đến nghề nghiệp này.

Giám đốc mua hàng là một bộ phận khá quan trọng trong đội ngũ nhân viên của bất kỳ công ty nào, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp thương mại. Chính xác các nhiệm vụ của chuyên gia này bao gồm tìm kiếm các ưu đãi thương mại có lợi nhất, giao tiếp với các nhà cung cấp, mua mọi thứ cần thiết và thực hiện các tài liệu thích hợp.

Trong một số công ty đặc biệt lớn, thậm chí một bộ phận đặc biệt được tạo ra cho những mục đích này, mà nhân viên của họ có những nhiệm vụ nhất định, được phân định rõ ràng, nhờ đó công việc của họ hài hòa và được đo lường hơn, vì có hơn một người tham gia vào toàn bộ quá trình. không vội vàng, rủi ro nhầm lẫn được giảm thiểu. Ví dụ, thông lệ phân công nhân viên cho các phòng ban là điển hình đối với các tổ chức tham gia mua sắm công. Nó có thể là các sản phẩm nông nghiệp thuộc nhiều loại khác nhau, cũng như các giống và loại cây ngũ cốc khác nhau. Trong một số trường hợp, người quản lý thậm chí có thể cần một trợ lý mà anh ta có thể giao một số trách nhiệm về việc mua ngũ cốc và các sản phẩm khác.

Thông thường, các bộ phận mua hàng có thể được cấu trúc như sau:

• tổng giám đốc nắm giữ vị trí lãnh đạo trong bộ phận và phần chính của hầu hết các trách nhiệm, tương ứng, nằm ở anh ta, điều này khiến anh ta chịu trách nhiệm về công việc của toàn bộ bộ phận;
• người quản lý có một số trợ lý để đơn giản hóa công việc của mình, những người có thể giúp tìm kiếm các đề nghị có lợi và tổ chức các cuộc họp với các nhà cung cấp.

Giống như bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào khác, nghiệp vụ quản lý mua hàng có những ưu điểm của nó, nhưng không phải là không có mặt hạn chế của nó.

Những lợi thế không thể chối cãi bao gồm những điều sau:

• liên tục nghiên cứu thị trường của các đề xuất, bằng cách này hay cách khác góp phần vào việc phát triển chuyên sâu hơn các kỹ năng chuyên môn;
• nhờ vào số lượng lớn các mối liên hệ với các nhà sản xuất hàng hóa khác nhau và đại diện của các công ty bán hàng, bạn có thể có được một vòng kết nối tốt với những người quen có thể hữu ích trong cuộc sống sau này;
• một số trường hợp có thể mua phải hàng sản xuất ở nước ngoài, ở xa không thể lựa chọn được vì cần phải đích thân kiểm chứng chất lượng sản phẩm; đó là lý do tại sao các chuyên gia trong lĩnh vực này được cung cấp các chuyến công tác thường xuyên ở nước ngoài, trong đó bạn cũng có thể tìm thấy thời gian để giải trí cá nhân;
• mức lương sẽ luôn phụ thuộc cá nhân vào kỹ năng và tính chuyên nghiệp của bạn, vì vậy bạn có thể chắc chắn rằng công việc thực sự chất lượng cao sẽ luôn được đánh giá đúng mức.

Trong số những nhược điểm, những điều sau đây thường được chú ý nhất:

• mức độ trách nhiệm rất cao được giao cho một chuyên gia - toàn bộ hoạt động của công ty phụ thuộc vào người quản lý thu mua, vì chất lượng hàng hóa và lợi nhuận của giao dịch sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính của doanh nghiệp;
• trong trường hợp không có các nguyên liệu và nguyên liệu cần thiết từ các nhà cung cấp thông thường, chuyên gia sẽ phải khẩn trương tìm kiếm những nguyên liệu mới, đàm phán và đưa ra các điều khoản mới của hợp đồng;
• cần phải tính toán chính xác số lượng hàng hoá và nguyên vật liệu cần mua, vì thiếu có thể dẫn đến các vấn đề trong sản xuất, và thừa có thể dẫn đến các vấn đề tài chính.

Nhiệm vụ của người quản lý mua hàng, cũng như các chức năng do chuyên gia này thực hiện, rất đa dạng, mặc dù cuối cùng chúng chỉ tập trung vào một việc - thực hiện mua hàng.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn những gì chính xác loại chuyên nghiệp này làm:

• như đã nêu trước đây, trách nhiệm chính là cung cấp cho doanh nghiệp mọi thứ cần thiết cho hoạt động của nó;
• mọi nhân viên thu mua, phải biết cách duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt với các nhà cung cấp hiện tạilàm thế nào để tìm các đề nghị mới có lợi nhuận;
• chuẩn bị các ứng dụng trong thời điểm hiện tại, sẽ chỉ ra các đơn đặt hàng trong tương lai - một trong những nhiệm vụ chính;
• quy trình cung ứng phải được giám sát chặt chẽ, đặc biệt là khi hợp tác với các nhà cung cấp mới, do đó, trách nhiệm chức năng của người quản lý cũng bao gồm theo dõi việc giao hàng;
• Ngoài ra, một chuyên gia phải liên tục theo dõi thị trường cung ứngtìm kiếm các nhà cung cấp mới, cũng như theo dõi các thay đổi trong phạm vi các nhà cung cấp cũ;
• theo mức doanh số, có thể tăng hoặc giảm, nó cũng cần thiết để điều chỉnh số lượng vật liệu đã muađể tình trạng thiếu hoặc thừa không nảy sinh;
• điều rất quan trọng là phải theo dõi các đề nghị mới từ các nhà cung cấp thông thường, vì trong những trường hợp như vậy, có thể thỏa thuận các điều khoản giao dịch có lợi hơn;
• trong trường hợp mua bất kỳ loại nguyên liệu thô nào, ví dụ, để sản xuất thực phẩm hoặc cho một nhà hàng, bạn cần chắc chắn về chất lượng của hàng hóa, cũng như ngày hết hạn;
• và tất nhiên, nó là cần thiết giải quyết các vấn đề tài chính kịp thờiđể tránh nợ cho nhà cung cấp.

Người tìm việc muốn gắn kết hoạt động của họ với nghề này nên biết rằng có những yêu cầu nhất định không chỉ liên quan đến tiêu chuẩn nghề nghiệp mà còn liên quan đến phẩm chất cá nhân. Nếu không có tất cả các yêu cầu và một mức năng lực nhất định, bạn không thể trở thành một chuyên gia thực sự trong lĩnh vực của mình.

Tất nhiên, một người giữ một vị trí như vậy phải rất phi thường và có một quan điểm sống năng động, tự tin. Điều này là cần thiết để tìm kiếm các đề nghị thương mại có lợi nhuận đáp ứng nhu cầu của công ty. Ngoài ra, “nòng cốt” nội tại vững chắc sẽ giúp bạn tương tác thành thạo với các đối thủ và tiến hành cạnh tranh lành mạnh. Những người tự tin và sở hữu những phẩm chất như hòa đồng, tích cực và hòa đồng sẽ dễ dàng hơn trong việc đàm phán và tìm được ngôn ngữ chung với các đối tác trực tiếp.... Một nhà quản lý mua hàng có óc phân tích sẽ có thể dễ dàng giải quyết ngay cả những vấn đề khó khăn nhất, nếu không có lợi cho công ty của anh ta, thì ít nhất cũng không làm tổn hại đến nó.

Tinh thần trách nhiệm và đúng giờ sẽ giúp ích cho việc giao tiếp với sếp và đối tác, vì chính những phẩm chất này sẽ giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn trong mắt người khác. Học hỏi nhanh, tận tâm, cũng như mức độ hiệu quả cao là những phẩm chất sẽ giúp bạn phát triển trong lĩnh vực chuyên môn và đạt được sự phát triển nhanh hơn trong sự nghiệp.

Ngoài ra còn có nhiều đặc điểm tính cách khác mà một nhân viên thu mua chuyên nghiệp phải có. Nhưng trong trường hợp này, những phẩm chất cơ bản đã được trình bày, nếu không có những phẩm chất đó thì không thể trở thành một chuyên gia đáng tin cậy trong lĩnh vực của bạn.

Còn về kiến ​​thức và kỹ năng chuyên môn, mọi thứ ở đây phức tạp hơn một chút. Thực tế là bạn có thể làm mà không có một số phẩm chất cá nhân nếu chuyên viên đó thông thạo các kỹ năng chuyên môn, nhưng nhà tuyển dụng đơn giản là không thể nhắm mắt làm ngơ khi vắng mặt ngay cả một số người trong số họ, ngay cả khi bạn có những đặc điểm cá nhân rất hấp dẫn.

Chuyên gia phải có những kiến ​​thức và kỹ năng sau:

• trước hết, tiêu chuẩn nghề nghiệp xác định nhu cầu giáo dục đại học trong quản lý, nhờ đó bạn sẽ biết tất cả những điều tinh tế của công việc, ít nhất là trên lý thuyết, nếu không có kinh nghiệm thực tế;
• không thể làm được nếu không có một trình độ đào tạo nhất định về các vấn đề đàm phán kinh doanh; những nhân viên đã hoàn thành các khóa đào tạo trong lĩnh vực này được đặc biệt đánh giá cao, nơi mà tất cả các tinh tế và sắc thái quan trọng của quy trình đều được nghiên cứu chi tiết;
• trong vài trường hợp có thể cần phải làm việc với một lượng rất lớn thông tin khác nhau, do đó, một chuyên gia thực sự cần phải thông thạo tài liệu và có thể nhanh chóng chuyển sự chú ý từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác;
• Ngoài ra, bạn cần phải có kiến ​​thức trong lĩnh vực hậu cầncũng như có trình độ hiểu biết nhất định về lĩnh vực hệ thống pháp luật dân sự và thương mại;
• hoan nghênh kiến thức về giá cả, tự tin sử dụng máy tính cá nhân và kinh nghiệm bán hàng.

Không nghi ngờ gì nữa, mỗi chuyên gia nên có một nền giáo dục chuyên biệt trong lĩnh vực của mình, điều này cho phép anh ta, ít nhất là trên lý thuyết, để có được ý tưởng về vị trí mà anh ta sẽ đảm nhận trong tương lai. Nhưng nhiều người thường nghĩ rằng để làm việc trong lĩnh vực mua sắm thì chỉ cần có bằng cấp xác nhận trình độ trong lĩnh vực quản lý là đủ. Ý kiến ​​này là sai lầm, vì cần phải có kiến ​​thức chuyên ngành hẹp hơn về lĩnh vực này. Ngay cả khi bạn có bằng cấp về quản lý, bạn chắc chắn cần phải tham gia một khóa đào tạo lại hoặc tham gia một khóa học bổ sung về lĩnh vực quản lý mua sắm và làm quen riêng với mua sắm công, khác cơ bản với hoạt động thương mại của các doanh nghiệp tư nhân.

Ngoài ra, nhiều người sử dụng lao động ủng hộ việc đào tạo thường xuyên cho người lao động nhằm nâng cao trình độ, cập nhật kiến ​​thức phù hợp với tình hình thay đổi của thị trường và nền kinh tế đất nước. Bạn nên chuẩn bị cho thực tế rằng khi bạn nhận vị trí này ở bất kỳ công ty nào, hoàn toàn ở bất kỳ hình thức và quy mô nào, ban đầu, bạn sẽ bắt đầu sự nghiệp của mình với một kỳ thực tập được trả lương, sau khi hoàn thành công việc này, bạn đã có thể được coi là một giám đốc mua hàng chính thức... Trong tương lai, để nhân viên không mất động lực làm việc, sếp nên quan tâm đến các chuyên gia, tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp cho họ. Ví dụ, trong các công ty lớn, nơi có toàn bộ bộ phận mua hàng, bạn có thể bắt đầu sự nghiệp của mình với tư cách là chuyên viên cấp dưới, sau đó được thăng cấp lên chuyên viên cấp trung hoặc cấp cao và dần dần lên đến vị trí trưởng bộ phận.

Để tất cả các ứng viên chú ý đến bạn, điều cần thiết là phải vẽ ra một bản sơ yếu lý lịch có năng lực, trong đó bạn sẽ được trình bày theo cách có lợi nhất cho nhà tuyển dụng.

Hãy xem xét các quy tắc cơ bản sau để viết sơ yếu lý lịch:

• không kéo dài câu chuyện về bản thân và thành tích của bạn qua vài trang; thông tin phải ngắn gọn và dễ hiểu;
• nghiêm cấm việc bóp méo sự thật, liên quan đến đào tạo và kinh nghiệm làm việc của bạn, vì bạn sẽ phải ghi lại thông tin này với sự trợ giúp của bằng tốt nghiệp giáo dục hoặc sổ làm việc;
• thiết kế phải toàn diệndo đó, nên sử dụng các kỹ thuật tương tự để làm nổi bật bất kỳ chi tiết quan trọng nào, cũng như một phông chữ duy nhất;
• để có được sự ưu ái của nhà tuyển dụng trước, bạn nên đính kèm ảnh của mình vào sơ yếu lý lịch của mình; tốt nhất nếu đó là một cảnh quay chuyên nghiệp, nơi bạn được trình bày một cách khá phong cách, nhưng kín đáo;
• sơ yếu lý lịch phải sạch sẽ về dấu câu và chính tả, cũng như có trọng tâm nhất định - nên nêu ban đầu vị trí và mức đãi ngộ mà bạn đang phấn đấu;
• dấu hiệu về thành tích cá nhânnhận tại nơi làm việc trước đây cũng được hoan nghênh.