Giám đốc dự án: anh ta là ai và anh ta làm gì?

Khi họ nói "bác sĩ", "thợ hàn", "giáo viên" hay thậm chí là "nhà khí tượng học" thì ít nhiều ai cũng hiểu đó là ai và làm nghề gì. Nhưng "người quản lý dự án" nghe bằng cách nào đó khó hiểu hơn. Đúng vậy, không quá khó để hiểu điều này, bạn chỉ cần nhìn vào trách nhiệm và chức năng chính, nghiên cứu các yêu cầu cho vị trí.

Nghề "quản lý dự án" (trong một số nguồn được gọi bằng tiếng Anh là Project manager) được gọi chính thức hơn là "người quản lý danh mục dự án". Do đó, từ cái tên có thể thấy rằng chuyên gia này thường không làm việc với bất kỳ dự án nào: có nhiều người trong số họ cùng một lúc, và bạn cần phải cân đối cẩn thận sự chú ý của mình. Người quản lý dự án có thể làm việc với các tổ chức có cấu hình rất khác:

• phòng thu web;
• nhà xuất bản;
• cơ cấu thương mại;
• xí nghiệp công nghiệp;
• nhóm nhạc;
• các công ty vận chuyển hàng hóa;
• bất động sản và cơ quan bảo hiểm và như vậy.

Có vẻ như không có điểm chung nào giữa những lĩnh vực này và không có chỗ cho một chuyên gia trong tất cả chúng. Tuy nhiên, không phải vậy. Trong bất kỳ lĩnh vực nào, thành công phụ thuộc vào việc lựa chọn đội ngũ, cấu trúc của nó và sự phân bổ trách nhiệm. Ba điểm này là trọng tâm chính của các nhà quản lý dự án. Họ không đưa ra mệnh lệnh "gửi như vậy và tải trọng như vậy ở đó và trong xe như vậy và như vậy", "năm nay chúng tôi sẽ đi tham quan ở đó" hoặc "chúng tôi đang bắt đầu sản xuất các ống nhôm có tiết diện 20 mm . "

Một trong những lợi thế đã được đặt tên. Về nguyên tắc, đây là điều mà một nhà quản lý dự án có thể tìm được chỗ đứng cho mình trong bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào. Tuy nhiên, điều này cũng dẫn đến một nhược điểm nghiêm trọng: không phải ai cũng hiểu rõ ràng tại sao lại cần đến một bác sĩ chuyên khoa như vậy. Vì vậy, nó chỉ ra rằng trong các tổ chức khác nhau, trách nhiệm của anh ta không giống nhau. Trong một số trường hợp, các nhà quản lý dự án được giao nhiệm vụ lựa chọn những người thực hiện, vạch ra các kế hoạch hiện tại và dài hạn, và đưa ra các quyết định hoạt động. Ở những người khác, họ chỉ được giao các chức năng của một thư ký và một điều phối viên đơn giản, và họ không được nhận vào bất kỳ vấn đề quan trọng nào hoặc thậm chí là thông tin quan trọng. Nếu chúng ta nói về quản lý dự án thực sự, thì đây là một công việc khá căng thẳng. Bạn sẽ phải liên tục:

• nhận thức được trạng thái của một lĩnh vực hoạt động nhất định, có thể là nhiều hơn một;
• nghiên cứu, ít nhất là trong các thuật ngữ chung, "ai làm gì và tại sao";
• theo dõi tin tức trong các ngành nghề liên quan;
• có khả năng ra quyết định nhanh chóng khi thiếu thông tin;
• tiếp xúc với nhiều người và thậm chí giúp họ thiết lập mối quan hệ công việc với nhau;
• chuyển đổi ngay lập tức giữa các dự án khác nhau.

Nhưng đây là một lĩnh vực lý tưởng để vận dụng sức mạnh cho những người hòa đồng, những người sẵn sàng đối mặt với những rủi ro như vậy, đối với những căng thẳng liên tục về cảm xúc và trí tuệ. Làm việc như một người quản lý dự án dạy cho bạn trách nhiệm và khả năng thích ứng nhanh với tình huống khó khăn nhất. Ngay cả khi trong công việc hoặc trong cuộc sống hàng ngày, một số vấn đề xảy ra với một người như vậy cùng một lúc, thì giải pháp của họ sẽ được tìm ra một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể. Trong nhiều lĩnh vực, các nhà quản lý dự án thường xuyên đi du lịch, thậm chí có khi ra nước ngoài - đây có thể được coi là cả một điểm cộng và một điểm trừ.

Các chuyên gia này phải chịu đựng tình trạng quá tải thông tin. Và không chỉ với thông tin: đối với những người điều hành trực tiếp và lãnh đạo của họ, bất kỳ doanh nghiệp nào, bất kỳ sự phức tạp nào trong hoạt động kinh doanh này đều mang màu sắc cảm tính. Cho dù người quản lý có trừu tượng hóa những cảm xúc này đến đâu, chúng vẫn sẽ vượt qua anh ta. Và nếu một kế hoạch nào đó không thành công, kể cả vì những lý do khách quan không thể lường trước được, thì người chịu trách nhiệm về dự án thường là người đáng trách nhất.

Các nhiệm vụ công việc của một người quản lý dự án có thể phụ thuộc nhiều vào lĩnh vực mà anh ta làm việc. Người này tương tác với khách hàng (với ban quản lý của tổ chức hoặc với những người khác, những người đặt ra các mục tiêu chính). Anh ta phụ trách xác định các yêu cầu chính, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các yêu cầu đó. Nó được cho rằng một chuyên gia như vậy luôn sẵn sàng chứng minh những gì đã làm và đạt được cho mỗi nhiệm vụ, những gì vẫn cần phải làm trong tương lai gần... Thể hiện không chỉ “trên thực tế là một cái gì đó đang hoạt động và đã sẵn sàng”, mà còn ở định dạng của một báo cáo chính thức.

Vị trí của người quản lý dự án ngụ ý giám sát thường xuyên và thậm chí liên tục việc tuân thủ thời hạn. Chuyên viên này là trợ lý đầu tiên của ban lãnh đạo chung. Chính anh ta là người phải nhanh chóng thông báo cho anh ta nếu có sự cố, nguồn lực mới là cần thiết, các giải pháp cốt lõi mới, nhân viên bổ sung trong dự án. Đồng thời, anh ta cũng có nghĩa vụ xây dựng mối quan hệ tin cậy nhất với nhân viên các cấp. Sự bỏ sót của một người hoặc sự thiếu tham gia của anh ta trong vụ án là đủ để gây ra một thất bại khủng khiếp.

Nhưng Thủ tướng cần phải tương tác sâu hơn nữa với nhóm mà anh ta có được. Anh ta phải tham gia vào việc tuyển dụng và thành lập nhóm, trong việc phân chia trách nhiệm giữa những người tham gia. Trong việc phân phối lại, nếu cần, trong việc đào tạo và thực hiện các kỹ năng cần thiết.

Người quản lý hỗ trợ dự án cũng làm được rất nhiều điều về những điểm sau:

• tổ chức của quá trình làm việc;
• điều chỉnh tương tác trong thời gian thực;
• giải quyết xung đột;
• kiểm soát chất lượng các công việc đã thực hiện;
• xác định những người hoạt động kém hiệu quả nhất và kém hiệu quả nhất;
• so sánh các phiên bản khác nhau của sản phẩm, được phát triển độc lập bởi những người biểu diễn riêng lẻ;
• theo dõi khả năng sinh lời và tính thực tế của dự án.

Nhưng đây đều là những đặc điểm trong trường hợp chung. Và các nhà quản lý dự án cũng được chia thành các chuyên ngành cụ thể hơn. Hãy cùng một chuyên gia về các chương trình tiền lương. Những nhân viên như vậy hoạt động trong hầu hết các ngân hàng thương mại. Nói một cách ngắn gọn, họ đang làm việc trên một sản phẩm ngân hàng ban đầu - tính tiền vào thẻ lương của nhân viên.

Số lượng các dự án tiền lương trong bất kỳ doanh nghiệp nào có thể là bất kỳ - điều này được quyết định bởi sự thuận tiện của việc ghi sổ và kế toán tài chính. Vì vậy, người quản lý phải sẵn sàng làm việc với các dự án ở mọi quy mô. Tuy nhiên, thang điểm này không ảnh hưởng đến mức độ trách nhiệm. Dẫu sao thì một chuyên gia nên cố gắng làm mọi thứ để công ty hợp tác với anh ta có lợi hơn và không phải tìm kiếm một số ngân hàng khác... Vì vậy, anh ta sẽ phải đi sâu vào các sắc thái của dòng chảy chứng từ, tài liệu kế toán và tài chính, thuế, chuyển động của các dòng tài chính.

Tình hình khác với một người quản lý dự án xây dựng. Anh ta sẽ phải theo dõi xem các công nghệ mới nhất đang được sử dụng như thế nào tại công trường. Trong điều kiện phát triển nhanh chóng của ngành xây dựng, đặc thù của nước ta, chắc chắn người chuyên viên này sẽ tìm được cho mình một công dụng. Bất kỳ công trình xây dựng nào cũng yêu cầu:

• nhiều sự chấp thuận;
• kế hoạch và lịch trình rõ ràng;
• chứng minh các chỉ tiêu kinh tế và công nghệ;
• tiến hành đấu thầu và mua hàng;
• lựa chọn thiết bị và vật liệu;
• tuyển chọn nhân viên cho công việc trực tiếp;
• theo dõi sự an toàn của tài sản tại một công trường hoặc tại một cơ sở kho hàng đã qua sử dụng;
• tương tác đầy đủ với các tổ chức chịu trách nhiệm về nhà ở và cơ sở hạ tầng xã.

Trong mỗi quá trình này, bất cứ lúc nào cũng có thể xảy ra sự cố. Và người quản lý dự án có nghĩa vụ phải lường trước những phức tạp đó. Và nếu có vấn đề phát sinh, nghĩa vụ chính đáng của anh ta là giải quyết vấn đề càng sớm càng tốt.

Người quản lý các dự án giáo dục có phần khác trong vấn đề này.... Ví dụ, ông đang tìm kiếm giảng viên cho các chương trình giáo dục mới. Nó giám sát tác động của các chương trình hiện có để thu hút mọi người và để giáo dục đầy đủ cho họ. Trong các hoạt động đó, không thể thực hiện được nếu không có sự tiếp xúc chặt chẽ với các nhà tiếp thị và quản lý bán hàng, mặt khác là giáo viên (giảng viên) và sinh viên.

Một trạng thái có vẻ bí ẩn chẳng hạn như quản lý dự án kỹ thuật số. Có thể dễ hiểu với việc đọc kỹ thuật ngữ mà chuyên gia này tập trung vào tất cả các tác phẩm được đưa vào không gian kỹ thuật số. Và ngày càng có nhiều người trong số họ hơn mỗi năm. Nhưng các hoạt động của công ty trên các máy chủ từ xa và trong các ứng dụng đám mây phải được điều phối rất cẩn thận. Mặc dù có vẻ ảo nhưng trên thực tế, thiệt hại từ một quyết định không chính xác, từ sự không thống nhất trong công việc hoặc rò rỉ thông tin đều được tính bằng tiền hoàn toàn thực.

Quản lý dự án kỹ thuật số có nghĩa vụ tìm cách tăng cường tính minh bạch của mọi hoạt động trao đổi và quản lý thông tin trong tổ chức. Nghe có vẻ không hoàn toàn rõ ràng, nhưng nói điều này thì dễ dàng hơn: để rõ ràng quyết định hoặc hành động này đến từ đâu, ai đã khởi xướng nó.Theo đó, ban quản lý sẽ hiểu rõ ai sẽ khen thưởng và khuyến khích, và trừng phạt ai đối với một sáng kiến ​​không phù hợp hoặc thậm chí đuổi việc vì không hoạt động.

Bạn cũng sẽ cần:

• cung cấp quyền truy cập đơn giản nhất có thể vào các thông tin cần thiết;
• để phân định quyền truy cập này, phân bổ cho mỗi vòng tròn dữ liệu nhất định cần thiết cho công việc (nhưng không nhiều hơn);
• thay đổi đồ họa khi cần thiết;
• phân bổ lại trách nhiệm.

Nhà thiết kế-quản lý BIM là một nghề độc đáo về nhiều mặt. Nó sẽ chính thức xuất hiện ở nước ta vào năm 2020. Nhưng trên thực tế, đã có nhu cầu cấp thiết về các công nghệ lớp BIM. Điểm mấu chốt là một nhà quản lý như vậy sẽ đồng hành cùng dự án trong suốt quá trình thực hiện. Anh ta sẽ phải thu thập tất cả các thông số thực tế và kinh tế của chương trình cùng nhau để vận hành chúng cùng với nhau.

Dự án do người quản lý BIM tạo ra và giám sát được xây dựng theo cách ngay cả khi các chỉ số được thay đổi một phần, tất cả các thông số phụ thuộc sẽ tự động được thay đổi một cách thích hợp. Thông thường, thuật ngữ BIM đề cập đến ngành xây dựng. Nó liên quan đến việc tổng hợp các mô hình ba chiều đặc biệt của các đối tượng được nghiên cứu.

Đã có một bản tổng quan ngắn gọn về các hoạt động chính của một người quản lý dự án và các chi tiết cụ thể về các hoạt động của anh ta cho thấy: người này phải có khả năng chống lại căng thẳng nghiêm trọng. Và thậm chí nhiều áp lực cùng một lúc, bởi vì đôi khi bạn phải thực hiện nhiều công việc cùng một lúc. Đồng thời, chủ nhiệm đề tài phải là "đa nhiệm", tức là chuyển đổi ngay lập tức giữa các tác vụ riêng lẻ. Anh ta phải có tố chất lãnh đạo để có thể dẫn dắt mọi người vào đúng thời điểm. Hoặc đơn giản để những hướng dẫn của anh ấy được thực hiện một cách nghiêm túc. Ngoài ra, một vai trò quan trọng sẽ được thực hiện bởi:

• trình độ dân trí chung;
• kiến thức về thuật ngữ chuyên môn trong lĩnh vực cụ thể mà dự án đang được thực hiện;
• sự hòa đồng;
• Uyển chuyển;
• khả năng phân tích một lượng thông tin đáng kể;
• định hướng kết quả;
• bền bỉ và cống hiến;
• kỷ luật tự giác;
• khả năng quản lý chặt chẽ thời gian của bạn và không khuất phục trước sự cám dỗ của việc điều chỉnh lịch trình.

Các kỹ năng nghề nghiệp cơ bản là:

• kinh nghiệm làm việc ở vị trí cơ sở trong bất kỳ lĩnh vực nào;
• kinh nghiệm lãnh đạo thực tế (ít nhất 1 năm);
• kiến thức kỹ lưỡng về một lĩnh vực hoạt động nhất định;
• thành thạo tiếng Anh ở cấp độ nói và viết;
• khả năng “nói không” đúng lúc với cả nhóm và các đại diện cá nhân của nhóm, và thậm chí cả khách hàng (để không dính líu đến những gì rõ ràng là không thể đạt được);
• sự sẵn sàng và khả năng hòa nhập vào các quy trình kinh doanh hiện tại;
• tư duy chiến lược và chú ý đến chi tiết;
• khả năng đàm phán;
• kiến thức về thị trường và đặc điểm của người tiêu dùng.

Những điểm cơ bản để thành thạo nghề này được đưa ra bởi bất kỳ kinh nghiệm nào khác trong bất kỳ nghề nào khác. Nhưng không thể giới hạn chúng ta trong việc này và xem các video chuyên đề trên Internet. Bạn chắc chắn nên cố gắng thực tập chuyên đề trong một studio hoặc một cơ quan có chuyên môn phù hợp. Bạn cũng có thể thử đăng ký các khóa học chuẩn bị trực tiếp. Tìm việc tốt nhất nên làm trong một lĩnh vực quen thuộc. Những người đã đến quản lý dự án từ y học - trong các phòng khám thương mại, giám đốc bán hàng - trong lĩnh vực thương mại, v.v. Bạn cũng nên xem xét:

• sự cần thiết phải nghiên cứu kỹ lưỡng danh sách các trách nhiệm công việc trước khi nộp đơn vào vị trí tuyển dụng;
• nhầm lẫn trong mô tả công việc cho người quản lý dự án với người quản lý bán hàng, tiếp thị, v.v.;
• sự cần thiết phải vượt qua các bài kiểm tra;
• các tham số tối ưu của các bài kiểm tra này (các chuyên gia nhân sự giỏi trong một công ty tốt sẽ đánh giá giám đốc dự án trong vài giờ, và sẽ không tiến hành kiểm tra nhiều giờ);
• cơ hội ứng tuyển vào hầu hết các vị trí tuyển dụng mà không cần kinh nghiệm hoặc kinh nghiệm tối thiểu.