Các giai đoạn của giao tiếp kinh doanh

Kỹ năng giao tiếp là một trong những điều kiện quan trọng nhất để giao tiếp thành công giữa mọi người, trao đổi thông tin và đạt được kết quả mong muốn. Các nghi thức kinh doanh bắt đầu được sử dụng kể từ khi quan hệ thị trường ra đời. Nhiều nền văn hóa tạo cho nó một vị trí thích hợp riêng trong quan hệ giữa con người với nhau, nâng họ lên hàng ngũ lễ. Và điều này mang lại kết quả, bởi vì nghi thức kinh doanh giúp thiết lập mối liên hệ với đối tác, và sự thành công của một doanh nghiệp phần lớn phụ thuộc vào hành vi của mọi người trong cuộc họp kinh doanh.

Không giống như giao tiếp thông thường hàng ngày, giao tiếp kinh doanh có những nguyên tắc rõ ràng riêng và nhằm đạt được một mục tiêu cụ thể thông qua thỏa thuận và thực hiện nghĩa vụ. Môi trường kinh doanh cho phép bạn tạo ra những mối quan hệ hữu ích mới, dựa vào đó sự thành công của công việc kinh doanh đã thực hiện phụ thuộc vào. Nhưng không phải lúc nào bạn đời tương lai cũng có thể thông cảm cho nhau và tìm được điểm chung.

Liên hệ kinh doanh là để có được lợi nhuận. Tất cả những điều khác đều bình đẳng, người chiến thắng là người có kiến ​​thức và các quy tắc về nghi thức kinh doanh. Thật dễ dàng để làm theo ví dụ về sự tương tác của hai doanh nhân, một trong số họ dễ dàng và tự nhiên dẫn người đối thoại đến kết luận mà anh ta cần, và người thứ hai không có kỹ năng giao tiếp kinh doanh cũng như hùng biện và buộc phải bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh có lợi nhuận. lần nữa.

Như vậy, giao tiếp trong kinh doanh là một hệ thống các kỹ năng bao gồm toàn bộ các hành vi giao tiếp:

• văn hóa giao tiếp (được thông qua ở một quốc gia cụ thể);
• phòng thi;
• đạo đức kinh doanh (các quy tắc và quy định);
• tâm lý của các mối quan hệ;
• lôgic của việc xây dựng lời nói (miệng và viết);
• hình ảnh;
• âm sắc của giọng nói và ngữ điệu.

Trong thế giới hiện đại, giao tiếp kinh doanh được thể hiện dưới nhiều hình thức cùng một lúc:

• Cuộc trò chuyện kinh doanh Là giao tiếp bằng miệng hoặc ảo giữa các đồng nghiệp hoặc đối tác, nhằm thảo luận các vấn đề kinh doanh. Thông thường, một cuộc trò chuyện diễn ra giữa những người tham gia trong cùng một lĩnh vực kinh doanh, những người hiểu chi tiết cụ thể của cuộc đối thoại này, có thể duy trì cuộc trò chuyện về một chủ đề chuyên môn hẹp.
• Hội nghị kinh doanh - một cuộc thảo luận có định hướng rõ ràng, các nhiệm vụ trong đó bao gồm giải quyết các vấn đề hiện tại của tổ chức, phân tích thông tin có sẵn cho những người tham gia, xây dựng hành vi sâu hơn, đưa ra và đưa ra các quyết định đúng đắn.

• Thư từ kinh doanh - đây là giao tiếp chính thức thông qua một lá thư kinh doanh, không bao gồm bất kỳ biểu hiện nào của sự quen thuộc hoặc tiếng lóng. Thư kinh doanh là một tài liệu có chứa một thông điệp chính thức và được soạn thảo theo tất cả các tiêu chuẩn của thư từ kinh doanh. Theo quy định, cả ở dạng giấy và dạng điện tử, mẫu thư thương mại được trang bị logo, dữ liệu địa chỉ của công ty hoặc tổ chức. Ngoài ra, các chữ cái kinh doanh theo một đánh dấu nhất định trên trang.
• Nói trước công chúng - tương tác giữa người nói và khán giả. Đây là loại hình giao tiếp kinh doanh đầy thách thức và đòi hỏi kỹ năng nói trước đám đông. Người nói phải giỏi nhất có thể đối với câu hỏi đang được lồng tiếng và có kỹ năng diễn đạt bằng giọng nói, để thu hút và thuyết phục người nghe. Theo kiểu trình bày tài liệu, một bài phát biểu trước đám đông có thể mang tính thông tin (báo cáo), khích lệ (kích động), thuyết phục (bài phát biểu trang trọng).

Hiểu được các chi tiết cụ thể và tầm quan trọng của giao tiếp kinh doanh dẫn đến kết luận rằng nó có thể và nên học.

Việc tuân thủ các quy tắc về nghi thức kinh doanh là cần thiết để xây dựng thành công các mối quan hệ kinh doanh giữa các đối tác kinh doanh, đồng nghiệp, các nhà ngoại giao từ các quốc gia khác nhau. Văn hóa và hành vi kinh doanh có thể rất khác biệt với nhau, nhưng có những chuẩn mực hành vi được chấp nhận chung mà bất kỳ người tự trọng nào cũng phải tuân thủ, bất kể thuộc về một xã hội cụ thể nào.

• Đúng giờ. Trong môi trường kinh doanh, câu nói "Thời gian là tiền bạc" là phù hợp, do đó, việc đến muộn trong các cuộc họp và khiến người đối thoại phải chờ đợi là đỉnh cao của sự vô đạo đức.
• Nghĩa vụ. Việc hoàn thành các nghĩa vụ giả định là cơ sở của một danh tiếng tốt, nếu không có sự tương tác thành công trong môi trường kinh doanh là không thể.
• Bảo mật. Khả năng bảo mật dữ liệu, giữ bí mật công ty là một trong những điều kiện để có sự tin cậy lẫn nhau và hợp tác đầy đủ.
• Thái độ tôn trọng... Sự tôn trọng đối với người đối thoại, khả năng lắng nghe, thấm nhuần những gì đã nói về bản thân sẽ mở ra cơ hội rộng mở để thiết lập mối liên hệ. Kỹ năng này cũng hữu ích khi tương tác với nhân viên và cấp dưới.

• Lòng tự trọng. Xét về cách nhìn nhận của bản thân trong quá trình giao tiếp, người ta phải có khả năng tìm ra một “ý nghĩa vàng”. Bình tĩnh đáp lại những lời chỉ trích hoặc lời khuyên, nhưng cũng không để bị lôi kéo, có thể kìm chế những nỗ lực gây áp lực một cách nghiêm túc, đưa cuộc trò chuyện trở lại đúng hướng.
• Phòng thí nghiệm. Có khả năng diễn đạt rõ ràng suy nghĩ của bạn, truyền đạt ý nghĩa của bài nói cho người đối thoại, không bị tắc nghẽn các cụm từ với các từ không phù hợp và không đưa ý nghĩ ra khỏi chủ đề của cuộc trò chuyện. Khả năng này không phải tự nhiên ban tặng cho tất cả mọi người, do đó, bạn cần dành thời gian cho nghệ thuật nói trước đám đông trong quá trình rèn luyện của mình.
• Trình độ học vấn. Sự rõ ràng trong lời nói phụ thuộc rất nhiều vào khả năng đọc viết của một người, và khả năng viết không mắc lỗi là điều bắt buộc trong môi trường kinh doanh.
• Ngoại hình. Trong thế giới hiện đại, đã có một quy định về trang phục (quy định về quần áo) được thiết lập, quy định về một loại trang phục nhất định khi đến nơi làm việc, sự kiện, tổ chức hoặc cơ quan. Thông thường đây là những bộ vest công sở dành cho nam và nữ, một bộ trang sức và phụ kiện tiêu chuẩn. Trong trường hợp lần đầu tiên đến thăm một tổ chức hoặc sự kiện không xác định, bạn nên tìm hiểu trước về quy định trang phục được chấp nhận.

Trong cấu trúc của giao tiếp kinh doanh, có thể phân biệt bốn giai đoạn, trình tự của các giai đoạn đó sẽ cho phép bạn đạt được hiệu quả tối đa trong các cuộc đàm phán.

Đây là ấn tượng đầu tiên có tầm quan trọng hàng đầu. Khi chuẩn bị cho một cuộc gặp với người đối thoại, sẽ hữu ích khi làm việc với thông tin trước: mối quan tâm của người đối thoại, môi trường và đặc thù của nền văn hóa, quy tắc và truyền thống của họ quan trọng đối với người đối thoại. Điều này sẽ khiến bạn cảm thấy tự tin và tôn trọng những nét tính cách của đối phương hơn.

Các cụm từ đầu tiên được xây dựng chính xác là chìa khóa cho sự thành công của giao tiếp xa hơn. Bạn cần bắt đầu bằng cách thu hút sự chú ý và hướng đi của đối phương về mình. Điều này sẽ giúp con người trở nên thân thiện, lịch sự thông thường, biểu hiện của sự quan tâm lịch sự đến người đối thoại, cách phát âm tên của họ.

Trong quá trình thảo luận nhiệm vụ, cần đồng điệu với người đối thoại trên cùng một “làn sóng”. Kết quả này có thể đạt được bằng cách quan sát cẩn thận trạng thái cảm xúc của đối tác hoặc bầu không khí cảm xúc chung trong nhóm khi đàm phán với khán giả.

Biết ba kênh nhận thức chính sẽ giúp bạn hòa hợp với người đối thoại: thị giác, thính giác và động học (bao gồm xúc giác, khứu giác, vị trí cơ thể, cử chỉ và nét mặt).

Tập trung trực tiếp vào chủ đề của cuộc họp, thảo luận các vấn đề và nhiệm vụ. Mục tiêu của giai đoạn này là đi đến một thỏa thuận có lợi nhất cho cả hai bên.

Ở giai đoạn thứ ba, một số giai đoạn được sử dụng, trong đó bản chất của tiếp xúc bao gồm:

• xác định động cơ và mục tiêu của người đối thoại;
• duy trì sự chú ý: điều quan trọng là phải nhìn thấy chủ đề chính của cuộc trò chuyện, không đi chệch hướng hoặc nhảy từ chủ đề này sang chủ đề khác;
• biện luận và thuyết phục: được sử dụng trong trường hợp có sự khác biệt về quan điểm;
• sửa chữa kết quả là một thời điểm quan trọng trong một cuộc trò chuyện khi cần phải hoàn thành giao tiếp về một chủ đề nhất định, bất kể kết quả như thế nào, cảm giác bên trong này đi kèm với kinh nghiệm và phụ thuộc vào sự quan sát, khả năng nắm bắt rõ ràng những thay đổi nhỏ nhất trong nền tảng cảm xúc của người đối thoại.

Ấn tượng chung về cuộc gặp gỡ được hình thành ở giai đoạn cuối của giao tiếp kinh doanh và được ghi lại một cách sống động nhất trong trí nhớ. Do đó, khả năng kết thúc cuộc trò chuyện đúng cách có thể là một yếu tố quyết định đến sự hợp tác sau này.

Để biết cách giao tiếp đẹp, hãy xem video tiếp theo.