Các khía cạnh chính của nghi thức kinh doanh

Hành vi lịch sự trong giao tiếp là một chỉ số trực tiếp cho thấy mức độ văn hóa của chúng ta. Và trong xã hội hiện đại, các quy tắc ứng xử càng đóng một vai trò quan trọng. Ấn tượng chung về một người có ảnh hưởng trực tiếp đến danh tiếng và địa vị của người đó. Kiến thức và tuân thủ các quy tắc và chuẩn mực của phép xã giao, khả năng tạo ấn tượng dễ chịu, xây dựng giao tiếp hiệu quả là những yếu tố quan trọng trong cuộc sống của một người. Đó là lý do tại sao nhiều đối tác kinh doanh đặc biệt quan tâm đến hành vi của những người xung quanh họ.

Phép xã giao bao gồm các khái niệm đạo đức và luân lý, chuẩn mực và nguyên tắc ứng xử và giao tiếp của con người, mà chúng ta không chỉ phải sử dụng trong xã hội, mà còn trong gia đình, khi giao tiếp với đồng nghiệp tại nơi làm việc. Nghi thức kinh doanh có tầm quan trọng đặc biệt.

Tận tâm làm việc, ý thức cao về nghĩa vụ xã hội và tương trợ - tất cả những phẩm chất đạo đức kinh doanh này phải có khả năng giáo dục và hoàn thiện ở bản thân. Lời nói, hình ảnh đúng đắn và có năng lực, khả năng hòa nhập xã hội và hiểu biết về những nội dung phức tạp của giao tiếp không lời sẽ giúp thu phục mọi người.

Các tính năng chính của nghi thức kinh doanh.

• Trong nghi thức kinh doanh, theo khái niệm tự do người ta hiểu rằng đạo đức không nên cản trở ý chí tự do của tất cả các đối tác.Trong môi trường kinh doanh, bạn không chỉ nên coi trọng quyền tự do của mình mà còn phải coi trọng bí mật kinh doanh và quyền tự do hành động của các đối tác, nghĩa là không can thiệp vào công việc của các công ty khác và không can thiệp vào việc lựa chọn các phương pháp của thực hiện các thỏa thuận. Và tự do cũng giả định một thái độ khoan dung đối với các đặc điểm tôn giáo và quốc gia của những người đối thoại.
• Đặc biệt phải chú ý đến bài phát biểu của bạn, điều này sẽ giúp lịch sự... Khi giao tiếp với đồng nghiệp, đối tác và khách hàng, giọng điệu và âm sắc của giọng nói phải luôn niềm nở và thân thiện. Thái độ tôn trọng không chỉ giúp duy trì các mối quan hệ tốt đẹp mà còn giúp gia tăng lợi nhuận của công ty.
• Khoan dung và khoan dung là về sự hiểu biết và chấp nhận những điểm yếu hoặc điểm yếu của đối tác, khách hàng hoặc đồng nghiệp. Thái độ này góp phần thiết lập sự tin cậy và hiểu biết lẫn nhau.

• Chính xác và tế nhị thể hiện ở khả năng nghe và nghe đối phương. Khi giao tiếp với người đối thoại, bạn phải luôn tính đến tuổi tác, giới tính, tín ngưỡng tôn giáo, hơn nữa khi giao tiếp, bạn cần bỏ qua những chủ đề không được chấp nhận. Thực tế này phải được tính đến khi đàm phán với người đối thoại nước ngoài. Phong tục và truyền thống của các quốc gia khác có vẻ kỳ lạ và khó hiểu, và hành vi và hành động - kiêu ngạo hay quen thuộc. Thông thường, khen ngợi, nhưng đồng thời điều quan trọng là không vượt qua ranh giới của sự tế nhị, và không đi vào thói đạo đức giả. Điều quan trọng là có thể nghe và đưa ra đề nghị truy cập chính xác.
• Đúng giờ và trách nhiệm Là một trong những nguyên tắc quan trọng của văn hóa. Những người không biết cách quản lý thời gian, hay đi họp muộn để lại ấn tượng tiêu cực khó phai mờ. Ngày của con người hiện đại được lên lịch theo đúng nghĩa đen: thời gian không chỉ có giá trị đối với bạn mà còn đối với các đối tác kinh doanh, đồng nghiệp và cấp dưới. Chậm trễ hơn 5 phút được coi là vi phạm nghiêm trọng các nghi thức kinh doanh. Và ngay cả những lời xin lỗi chân thành nhất cũng không thể bù đắp được.
• Sự công bằng bao gồm đánh giá khách quan về phẩm chất cá nhân của con người và công việc của họ. Bạn cần tôn trọng cá nhân của họ, khả năng chấp nhận lời chỉ trích và lắng nghe các khuyến nghị.
• Siêng năng và trách nhiệm có nghĩa là khả năng chịu trách nhiệm và hoàn thành công việc đúng thời hạn.

Hợp tác hơn nữa với mọi người phụ thuộc vào việc tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của phép xã giao. Khi vi phạm các quy tắc nhất định trong xã hội, bạn có nguy cơ ảnh hưởng đến hình ảnh của mình và trong môi trường kinh doanh - danh tiếng của công ty, và những sai lầm như vậy có thể khiến bạn phải trả giá rất nhiều hoặc một nấc thang sự nghiệp.

Các chức năng chính của nghi thức kinh doanh.

• Văn hóa xã hội: sự chấp nhận của cá nhân và nhóm làm tăng hiệu quả của tương tác kinh doanh và tối ưu hóa hoạt động công việc: việc hình thành các quy tắc và chuẩn mực hành vi là cần thiết không chỉ trong môi trường kinh doanh, mà còn trong tất cả các khía cạnh của cuộc sống con người.
• Quy định cho phép bạn điều hướng trong một tình huống khó khăn hoặc không theo tiêu chuẩn, đảm bảo sự ổn định và trật tự. Chuẩn hóa hành vi tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thiết lập giao tiếp trong bất kỳ tình huống kinh doanh điển hình nào. Nhờ đó, nó tránh được những sai lầm, rắc rối và căng thẳng. Giúp hiểu biết lẫn nhau và tiết kiệm thời gian khi đàm phán. Hình thành hình ảnh tích cực về công ty và người lãnh đạo trong mắt nhân viên, khách hàng và đối tác.

• Hợp nhất chức năng đảm bảo sự gắn kết của nhóm. Xã hội hóa cho phép ngay cả một người mới bắt đầu cũng có thể đương đầu với các nhiệm vụ được giao bằng cách sử dụng một mẫu công việc. Thúc đẩy sự phát triển và hình thành nhân cách, cho phép bạn giải quyết một vấn đề kỷ luật và nắm vững các quy tắc của nghi thức kinh doanh trong một thời gian ngắn.
• Giao tiếp chức năng tương quan với việc duy trì các mối quan hệ tốt và thiếu xung đột.

Các quy tắc của nghi thức kinh doanh phải được tuân thủ trong mọi tình huống cuộc sống, bất kể hoàn cảnh nào. Các nghi thức kinh doanh được áp dụng:

• tại nơi làm việc;
• trong các cuộc trò chuyện điện thoại và thư từ kinh doanh;
• tại các buổi chiêu đãi chính thức hoặc bữa tối kinh doanh;
• trong chuyến du lịch.

Ngôn ngữ ký hiệu cho phép bạn học nhiều hơn về tính cách ngoài lời nói và ngoại hình. Các dấu hiệu phi ngôn ngữ phản ánh bản chất và thế giới nội tâm của một người, ví dụ, khoanh tay hoặc chân báo hiệu sự ngờ vực, gò bó hoặc bất an.

Không thể không ghi nhận chủ nghĩa tập trung thường bị gán cho hàm ý tiêu cực, ngược lại, hành vi đó nói lên rằng chúng ta có một chuyên gia trong lĩnh vực của anh ta, anh ta có thể thương lượng và không quên quan điểm của mình. Một người như vậy quan tâm đến một kết quả tích cực của cuộc tranh chấp, nhưng anh ta chắc chắn sẽ bảo vệ quan điểm của mình.

Không biết những nguyên tắc cơ bản của phép xã giao sẽ tạo ra nhiều vấn đề và đôi khi dẫn đến sự hủy hoại sự nghiệp. Ngày nay, kinh doanh ở Nga có những nét đặc trưng riêng về đạo đức - do đó một nền văn hóa giao tiếp kinh doanh mới đang được hình thành.

Có rất nhiều quy tắc và yêu cầu trong đó phải được tuân theo. Một số thành phần đã mất liên quan. Ví dụ, trước đây người ta tin rằng phụ nữ nên ra khỏi thang máy trước, nhưng bây giờ các quy tắc của nghi thức nói rằng người đầu tiên ra khỏi thang máy là người đứng gần cửa nhất.

Có tám lĩnh vực chính của nghi thức kinh doanh.

• Thái độ tích cực và một thái độ thân thiện đối với nhân viên và đối tác cho phép bạn quý mến mọi người một cách tích cực.
• Sự phụ thuộc: những người khác nhau có những cách thức và cách thức giao tiếp riêng của họ, bạn phải luôn nhớ rằng bạn đang thực hiện một cuộc đối thoại với ai. Ví dụ: bạn có thể có quan hệ thân thiện với người quản lý dự án và giao tiếp với nhau bằng "bạn", nhưng tại cuộc họp với đối tác, chỉ được phép xưng hô "bạn", bằng tên và từ viết tắt.
• Khi chào hỏi không nên chỉ giới hạn trong các cụm từ "Xin chào" hoặc "Chào buổi chiều", cũng cần sử dụng các cử chỉ không lời: cúi chào, bắt tay, gật đầu hoặc vẫy tay. Ngoài ra, đừng quên những từ lịch sự đơn giản như "Cảm ơn", "Xin lỗi", "Tất cả những điều tốt đẹp nhất", v.v.
• Bắt tay - một yếu tố bắt buộc của lời chào, lời tạm biệt và kết thúc một thỏa thuận, mang lại tâm trạng cho các cuộc giao tiếp tiếp theo. Người đầu tiên dang tay với người ít tuổi hơn về địa vị hoặc tuổi tác. Nhưng nếu có một cuộc đối thoại với một người phụ nữ, thì người đàn ông sẽ đưa tay ra trước. Nhưng một người phụ nữ luôn là người đầu tiên chào hỏi sếp hoặc lãnh đạo của mình.

• Trong một xã hội kinh doanh, không có sự phân chia giới tính của mọi người, chỉ xếp hạng dịch vụ được tính đến... Trong bất kỳ vòng kết nối nào, người nào nhỏ tuổi hơn là người đầu tiên tự giới thiệu và chào hỏi. Có thứ tự như sau: đầu tiên là người trẻ tuổi được giới thiệu với người lớn tuổi, người đàn ông là phụ nữ, người có địa vị thấp nhất được giới thiệu với lãnh đạo, những người đến sau được giới thiệu với những người đang chờ đợi.Trong khi chào hỏi và làm quen, cần phải đứng, nhưng đồng thời người phụ nữ có thể ngồi. Nhưng nếu bạn đồng thời là người lãnh đạo và người dẫn chương trình, thì bạn phải nói lời đầu tiên.
• Bất kỳ người nào mà bạn kinh doanh phải được tôn trọng, bạn cũng cần bình tĩnh tiếp thu những lời chỉ trích và lời khuyên từ bên ngoài một cách bình tĩnh và thỏa đáng.
• Không cần phải nói quá nhiều - bí mật của một tổ chức, công ty, đối tác hoặc đồng nghiệp phải được giữ cẩn thận như cá nhân.
• Được phép nhận hoặc trình bày hoa, quà tặng và đồ lưu niệm trong khuôn khổ đạo đức kinh doanh. Nhân dịp này có thể là các sự kiện cá nhân hoặc các thành tựu của công ty. Tốt hơn là người lãnh đạo nên làm một món quà từ nhóm. Một món quà cá nhân tốt nhất nên được thực hiện sau cánh cửa đóng kín và vào một dịp đặc biệt. Một món quà cho đồng nghiệp hoặc đồng nghiệp có thể được thực hiện vì bất kỳ lý do gì - nhưng trong trường hợp này, như một quy luật, nguyên tắc “bạn là vì tôi; Tôi vì em. " Lời chúc mừng từ người quản lý đến cấp dưới thường được thực hiện riêng lẻ hoặc công khai, nhưng sau đó tất cả nhân viên đều được tặng quà như nhau.

Một người có học thức và có văn hóa luôn có thể thể hiện thành thạo suy nghĩ của mình không chỉ bằng miệng mà còn bằng văn bản. Các yêu cầu chính đối với thư từ kinh doanh là ngắn gọn, súc tích và đúng đắn. Có các nguyên tắc cơ bản cho thư thương mại và tài liệu.

• Bức thư phải được soạn thảo thành thạo, không mắc lỗi chính tả, dấu câu và văn phong. Phong cách giao tiếp mang tính chất kinh doanh, sử dụng văn phòng phẩm.
• Cần phải quyết định về hình thức và mức độ khẩn cấp của việc chuyển thư.
• Mọi kháng nghị chính thức đều phải tuân thủ các mẫu hợp lệ và được chấp nhận. Bạn nên viết một lá thư trên tiêu đề thư chính thức của công ty hoặc bộ phận. Mỗi kháng nghị hoặc phản hồi phải mang tính cá nhân và cá nhân.
• Bạn cần chỉ ra tên viết tắt của người nhận, chức vụ, phòng ban hoặc bộ phận mà bức thư được gửi đến. Dữ liệu của người gửi phải được chỉ ra với thông tin liên lạc chi tiết, cho biết tên công ty và chức vụ của nhân viên.

• Bạn không nên sử dụng nhiều thuật ngữ chuyên môn, và bạn cũng nên tránh các cách diễn đạt và biệt ngữ không rõ ràng.
• Phần chính của bức thư bao gồm phần giới thiệu và mô tả về mục đích và chủ đề của cuộc trò chuyện. Văn bản phải thuyết phục, đủ lập luận và không dài quá 1,5 trang. Ở cuối bức thư có chữ ký của người gửi.
• Nếu bức thư có hướng quốc tế, thì nó phải bằng ngôn ngữ của người nhận.
• Khi nó được gửi bằng e-mail, cần chú ý đến trường "dòng tiêu đề". Dòng cho biết: loại tài liệu, chủ đề và tóm tắt.

Phép xã giao chỉ đạo giao tiếp đúng hướng, đảm bảo các hoạt động nghề nghiệp của người quản lý và cấp dưới với các tiêu chuẩn, quy tắc, chuẩn mực phù hợp. Như Dale Carnegie lập luận, chỉ 15% thành công phụ thuộc vào thành tích và kiến ​​thức chuyên môn, và 85% - vào khả năng giao tiếp với mọi người.

Giao thức kinh doanh được điều chỉnh bởi các quy tắc và quy định. Có một công nghệ cho phép bạn thiết lập liên lạc một cách nhanh chóng và dễ dàng, đây là những hướng dẫn cơ bản.

• Thể hiện sự quan tâm chân thành đến mọi người - khi nói chuyện với người đối thoại, bạn cần tính đến ý kiến ​​và sự quan tâm của họ. Và hãy nhớ rằng nghe cũng quan trọng như nói.
• Thể hiện sự thân ái và nói với một nụ cười - lòng nhân từ khuyến khích giao tiếp. Người Mỹ tin rằng nụ cười có thể vượt qua mọi rào cản không phải là vô cớ.
• Từ vựng đóng một vai trò quan trọng trong giao tiếp - hãy chú ý đến lời nói của bạn, đến cách phát âm chính xác của các từ và vị trí chính xác của trọng âm.
• Hãy xưng hô với người đối thoại bằng tên, hoặc tốt hơn là bằng tên và từ viết tắt - duy trì cuộc đối thoại, kiên nhẫn và chú ý đến những gì họ nói với bạn. Xây dựng cuộc trò chuyện của bạn để cuộc trò chuyện hướng đến những mối quan tâm chung.
• Không sử dụng các từ ngữ mang tính hàm súc và ngôn ngữ tục tĩu - lời ăn tiếng nói phải phù hợp với hoàn cảnh và xã hội. Giao tiếp có thể bị loãng bằng những câu đùa hóm hỉnh, những câu cách ngôn, những lời có cánh và những so sánh tượng hình.

• Tránh các tình huống xung đột - không sử dụng các tuyên bố mang tính phân loại, chỉ trích và tính đến lợi ích của tất cả các bên trong việc giải quyết vụ việc.
• Chăm sóc tủ quần áo của bạn - một cái nhìn luộm thuộm, một bộ quần áo rách rưới và một kiểu tóc bù xù được coi là bỏ bê và bị người khác nhìn nhận một cách tiêu cực.
• Nên có một vài danh thiếp trong túi áo khoác của bạn. Sự vắng mặt của họ được coi là một dấu hiệu của khẩu vị không tốt và sẽ được nhìn nhận từ khía cạnh tiêu cực.
• Nếu bạn mới xin việc, hãy cố gắng bình tĩnh và tự tin trong buổi phỏng vấn. Hãy quan sát tư thế của bạn và ngẩng cao đầu bước vào văn phòng. Đừng vội vàng ngồi vào chiếc ghế đầu tiên, hãy đợi cho đến khi bạn được yêu cầu làm điều này. Giao tiếp lịch sự và tự tin, giữ hai chân song song với nhau và không bắt chéo tay.

Vẻ ngoài cần tương ứng với tính chất của sự kiện, nó quyết định địa vị và vị thế của một người trong xã hội. Một số công ty có quy định về trang phục của công ty. Loại trang phục công sở phổ biến nhất là suit.

• Màu quần áo - sự kết hợp giữa các sắc độ đậm và nhạt trong quần áo được coi là tối ưu, chẳng hạn như áo khoác tối màu và áo sơ mi trắng. Nên ưu tiên những bộ vest tối màu - xanh lam hoặc xám. Màu sáng trong quần áo chỉ được phép mặc vào mùa hè. Một yêu cầu bắt buộc là tất cả các nút trên áo khoác phải được cài trong quá trình đàm phán. Áo khoác không cài cúc chỉ được phép mặc trong thời gian giao tiếp thân mật.
• Lựa chọn áo sơ mi dài tay là nghi thức đối với nam giới. Áo sơ mi không có túi được coi là lựa chọn tốt nhất. Áo sơ mi có tay ngắn chỉ được phép mặc vào mùa hè.
• Cà vạt không được có màu sáng hoặc hoa văn phức tạp. Nó phải kết hợp hài hòa giữa cách phối màu với toàn bộ tủ quần áo và che đi hoàn toàn khóa thắt lưng trên quần tây. Và phần cuối kéo dài không được nhô ra phía trước.

• Một bộ quần áo công sở chỉ có thể được kết hợp với giày dép cổ điển. Giày phải được đánh bóng hoàn hảo.
• Tất phải dài và phù hợp với giày.
• Trong túi áo khoác, một chiếc khăn tay chỉ được dùng để làm đẹp; lý tưởng nhất là nó nên có màu sắc phù hợp với áo sơ mi và cà vạt.
• Từ các phụ kiện, bạn cần phải chọn một chiếc túi nghiêm ngặt, một chiếc cặp hoặc một cặp hồ sơ cổ điển.
• Đối với đồ trang sức, đàn ông tốt hơn nên chọn nhẫn hoặc nhẫn nam, đồng hồ, khuy măng sét và kẹp cà vạt.

• Bộ đồ công sở cho phụ nữCó ít yêu cầu hơn đối với trang phục của phụ nữ về màu sắc. Điều chính là tủ quần áo nên có màu tối hoặc các sắc thái nhẹ nhàng trung tính. Quý khách được phép mặc một chiếc váy thanh lịch hoặc bộ quần áo bà ba bằng vải dày dặn.
• Chân trần là điều không thể chấp nhận được vào bất kỳ thời điểm nào trong năm, vì vậy tất chân phải phù hợp với từng bộ đồ.
• Trang điểm sáng sủa và nhiều đồ trang sức là không phù hợp trong xã hội kinh doanh. Bạn không nên kết hợp trang sức bạc hoặc vàng với trang sức trang phục.
• Chọn một loại nước hoa nhẹ và kín đáo.

Bạn sẽ tìm hiểu thêm về các quy tắc cơ bản của nghi thức kinh doanh trong video sau đây.