Văn hóa và nghi thức kinh doanh

Các chuẩn mực hành vi tồn tại ngày nay đã phát triển trong một thời gian rất dài, và trong thế giới hiện đại, chúng rất quan trọng trong cả giao tiếp chính trị và văn hóa. Sau khi thu thập tất cả các quy tắc này cùng nhau, có thể lưu ý rằng để thể hiện sự tôn trọng đối với người đối thoại, bạn sẽ phải đặt ra một số hạn chế cho bản thân.

Từ "etiquette" đến với chúng tôi từ tiếng Pháp, và trong bản dịch có nghĩa là "phong thái". Phép xã giao hiện đại bao gồm tất cả các quy tắc lịch sự và cách cư xử tốt được chấp nhận trong mọi cộng đồng văn hóa.

Phép xã giao được chia thành nhiều loại, ví dụ:

• tập hợp các quy tắc và văn hóa ứng xử được thiết lập dưới thời các quân vương được gọi là nghi thức cung đình;
• Bộ quy tắc dành cho quan chức, được sử dụng trong các cuộc họp hoặc đàm phán kinh doanh, được gọi là nghi thức ngoại giao;
• quy định rõ ràng các quy tắc và chuẩn mực hành vi đối với những người làm việc trong lĩnh vực quân sự được gọi là nghi thức quân sự;
• các hình thức cư xử, quy tắc và truyền thống mà công dân phải tuân theo trong cuộc trò chuyện được gọi là phép xã giao công dân.

Đối với những người liên quan đến lĩnh vực kinh doanh, bí quyết chính để đạt được thành công là khả năng giải quyết các vấn đề trong bữa ăn.

Các cuộc họp chính thức được chia thành nhiều loại. Theo thời gian tổ chức, chúng được chia thành ban ngày và buổi tối, chúng có thể được tiến hành có hoặc không có chỗ ngồi. Có một số loại kỹ thuật, mỗi loại có các tính năng và quy tắc ứng xử cụ thể.

• Lễ tân gọi là "Ly rượu sâm panh"là cách dễ nhất để lấy nó. Theo đạo đức nghề nghiệp, thời lượng trung bình của nó là 60 phút, bắt đầu cuộc họp thường là khoảng 12h.
• "Ly rượu" rất giống với kỹ thuật trên, nhưng trong trường hợp này cuộc họp có tính chất đặc biệt - những điều nghiêm trọng hơn sẽ được thảo luận trong một vòng kín kín đáo hơn.
• Bữa sáng là một hình thức phổ biến của cuộc họp chính thức. Điều này không có nghĩa là tiệc chiêu đãi nên được lên lịch vào buổi sáng - bữa sáng thường được mời lúc 12: 30-13: 00. Thực đơn được chọn dựa trên sở thích của từng quốc gia. Nửa giờ đầu tiên dành cho cà phê hoặc trà, sau đó khoảng 60 phút - trực tiếp vào bữa ăn.

• Thời gian uống "Cocktail" trung bình 2 giờ. Cuộc hẹn diễn ra từ 5 giờ chiều đến 6 giờ chiều. Trong suốt quầy lễ tân, những người phục vụ phục vụ đồ uống và bánh mì nhỏ, thường là canapés. Một bữa ăn với các món nóng cũng không được loại trừ.
• Bữa trưa đặc biệt danh giá. Lễ tân như vậy được tổ chức nghiêm ngặt vào lúc 20: 00–20: 30. Bữa trưa kéo dài hơn 2-3 giờ, vì vậy bạn không thể đặt lịch muộn hơn 21: 00.
• Lễ tân "A la fourchette" được tổ chức cùng lúc với "Cocktail". "Tiệc tự chọn" có nghĩa là đặt bàn với các món ăn nóng và nhiều món ăn nhẹ khác nhau. Những người được mời có thể chọn đồ ăn nhẹ yêu thích của họ từ bàn và rời đi, để những người tham gia tiệc chiêu đãi khác có cơ hội đến bàn. Bàn chính dành cho những vị khách quan trọng nên được bố trí sao cho khách mời không quay lưng vào bàn tiệc. Mọi người không ngồi dự tiệc như vậy, toàn bộ sự kiện được tổ chức độc quyền khi đứng. Nếu lý do chiêu đãi là một sự kiện quốc gia hoặc được tổ chức để vinh danh một vị khách danh dự, thì buổi chiếu phim hoặc một buổi hòa nhạc nhỏ là phù hợp ở phần cuối.

Dưới đây là bộ quy tắc cơ bản dành cho nam và nữ, cần được tuân thủ nghiêm ngặt ở bất kỳ nơi công cộng nào trong các sự kiện chính thức.

• Nơi danh giá nhất là bên phải, nên nam phải nhường cho nữ, tự mình đi bên trái. Quy tắc này không áp dụng cho nam giới mặc quân phục, vì anh ta có thể cản trở người bạn đồng hành của mình, khi chào công chức bằng tay phải. Nếu có hai phụ nữ bên cạnh một người đàn ông, anh ta phải đi giữa họ. Nếu một trong hai người lớn hơn nhiều tuổi, bạn nên đi bên trái cô ấy.
• Theo tiêu chuẩn đạo đức, nếu một người đàn ông tiễn phụ nữ, khi đã dừng taxi, trước tiên bạn phải mở cửa sau của xe cho họ và tự mình ngồi vào ghế trước. Nếu người phụ nữ ở một mình, thì người đàn ông nên ngồi ở ghế sau bên cạnh cô ấy.
• Người quan hệ tình dục công bằng hơn là người đầu tiên bước vào phòng, tiếp theo là người đàn ông. Tuy nhiên, nếu có một cánh cửa lớn nặng nề phía trước, thì đại diện của phái mạnh hơn phải vào trước. Leo cầu thang thì nam đi thấp hơn nữ 1-2 bậc rồi đi xuống, ngược lại quý nữ đi sau vài bậc.
• Tại lối vào nhà hát hoặc rạp chiếu phim, người đi cùng phải đi phía trước, nhưng trực tiếp trong sảnh, người đàn ông là người đầu tiên.
• Cuộc hẹn được thực hiện bởi một đại diện của phái mạnh hơn, nhưng việc chỉ định một cuộc hẹn với một người phụ nữ là được phép.

Để thành công trong bất kỳ ngành nghề nào và trong bất kỳ tổ chức nào, mỗi người phải có tính kiên nhẫn, sự tự điều chỉnh, tính đúng đắn và khả năng chịu đựng. Tất cả những yếu tố này giúp tạo ra bầu không khí kinh doanh trong xã hội, cũng như đảm bảo sự cân bằng vai trò trong nhóm làm việc. Dựa trên điều này, mọi sếp và mọi cấp dưới nên học một số quy tắc sẽ giúp xây dựng mối quan hệ tốt ở nơi làm việc.

• Thái độ của sếp đối với tất cả cấp dưới cũng nên giống nhau. Bạn không thể tỏ ra thông cảm với người này và ác cảm với người khác. Nhân viên phải được đối xử công bằng.
• Người quản lý phải phân bổ đồng đều trách nhiệm cho tất cả các nhân viên. Quyền hạn cũng cần được phân định rõ ràng, không dựa trên nguyên tắc và mối quan hệ cá nhân của người quản lý đối với cấp dưới.
• Người lãnh đạo phải luôn giám sát việc phân công của mình đang được thực hiện như thế nào, cho dù anh ta có tin tưởng cấp dưới đến đâu. Người ta phải có khả năng kết hợp một cách chính xác việc phân phối công việc công bằng với sự giám sát liên tục. Tuy nhiên, việc “khoanh tay đứng nhìn” nhân viên hay liên tục nhắc nhở về một nhiệm vụ cũng không đáng.

• Thái độ nghiêm túc của sếp đối với nhân viên thường bị pha loãng với sự hài hước và thái độ tích cực, nhưng bạn cần hết sức cẩn thận với những trò đùa. Những trò đùa liên tục trong văn phòng sẽ xóa bỏ hoàn toàn kỷ luật. Bạn không thể nói đùa về thế hệ cũ, họ có thể coi đó là sự thiếu tôn trọng.
• Trong cuộc họp với nhân viên, người quản lý phải biết trước những gì anh ta sẽ nói. Bạn phải luôn sẵn sàng sửa đổi kế hoạch trò chuyện của mình dựa trên thông tin mà cấp dưới sẽ cung cấp.
• Cuộc họp giữa lãnh đạo và cấp dưới nên được lên lịch ở nơi không có gì làm họ phân tâm trong cuộc trò chuyện.
• Trong cuộc đối thoại với nhân viên, bạn nên thảo luận về tất cả công việc mà anh ta đã thực hiện chứ không phải một phần nào đó của công việc đó.
• Người quản lý nên dành cho nhân viên những kế hoạch của họ trong ba tháng tới, cũng như phân tích ba tháng đã qua. Bắt buộc phải nhận xét về công việc hiện tại, nói ra nhiệm vụ nào mà nhân viên đã hoàn thành tốt và nhiệm vụ nào cần cải thiện.
• Cần phải đạt được thỏa thuận trong mọi việc - như vậy nhân viên sẽ cảm thấy có nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ được giao cho mình.

Luật như sau:

• Người đàm phán phải có mục tiêu rõ ràng. Chỉ nên thiết lập các cuộc đàm phán khi cả hai bên biết chính xác những gì họ muốn thấy là kết quả của cuộc trò chuyện. Nếu không có mục tiêu, thì trong cuộc đối thoại với khách hàng hoặc đối tác, sẽ rất khó để tìm ra những gì bạn cần phải đứng vững cho đến cuối cùng và những gì bạn có thể từ chối.
• Các điều khoản của thỏa thuận phải được nghiên cứu trước khi ký các văn bản và thống nhất các vị trí. Điểm này bị nhiều người bỏ qua. Nó là bắt buộc để đọc giấy và nghiên cứu những gì được viết ở đó. Nếu một số điểm chưa được hiểu rõ, trước tiên bạn nên làm rõ chúng, và chỉ sau đó ký tên. Bạn cần tự làm quen với các thuật ngữ khó hiểu trước.
• Sự mơ hồ trong đàm phán bị nghiêm cấm. Bất kỳ thời điểm nào của thỏa thuận phải được công bố chi tiết để tránh những cách hiểu khác nhau về cùng một điều khoản.
• Ghi lại và ghi lại mọi thứ. Nếu bạn đã đạt được một số loại thỏa thuận, các điều khoản của nó phải được viết ra. Cuối cùng, bạn nên hình thành đầy đủ quan điểm của phía đối diện bằng lời của mình, để nó xác nhận mọi thứ, hoặc bác bỏ những quan điểm riêng lẻ, chỉ ra sự hiểu lầm.

• Bạn bè là khó thương lượng nhất. Hãy nhớ rằng trong kinh doanh, tình bạn chỉ nên là thứ yếu. Khi thương lượng với những người thân yêu, bạn cần phải hết sức cẩn thận, bởi vì trong những tình huống như vậy sẽ có rất nhiều hiểu lầm, có thể gây ra xung đột trong tương lai. Ngoài ra, đừng xâm phạm lợi ích của bạn, ngay cả khi bạn có một người bạn trước mặt.
• Đôi khi điều đó cũng đáng để nhượng bộ.Bảo vệ lập trường của mình là đúng, nhưng đôi khi cũng cần phải nhượng bộ, vì trái đất tròn, mai sau có thể gặp lại người đồng đội. Vì vậy, để duy trì năng suất, tốt nhất là nên nhường chỗ thích hợp.
• Bạn cần phải trả lời cho các từ. Đây là khía cạnh chính khi đàm phán. Các quy tắc đạo đức nói: cả hai bên phải tuân thủ nghiêm ngặt thỏa thuận đã đạt được, bất kể thỏa thuận đó có được bảo đảm bằng chữ ký và con dấu hay chỉ giới hạn trong một cái bắt tay. Một người thất hứa sẽ dễ dàng chôn vùi danh tiếng của mình.

Xung đột lợi ích ngụ ý rằng việc thực hiện công việc của một nhân viên rất phức tạp bởi thực tế là nó sẽ gây hại cho cá nhân anh ta, những người thân hoặc bạn bè thân thiết của anh ta. Trong những trường hợp như vậy, nhân viên có nghĩa vụ báo cáo xung đột lợi ích cho người quản lý, người này có nghĩa vụ giao việc thực hiện nhiệm vụ đó cho người khác, để không buộc cấp dưới phải lựa chọn giữa danh tiếng nghề nghiệp và Yên tâm.

Người khởi xướng xung đột là một người tỏ ra bất bình hoặc yêu cầu chống lại người đối thoại của mình, bày tỏ sự không hài lòng của mình. Không ai thích điều đó nếu họ bị buộc tội vì điều gì đó, do đó, anh ta sẽ chống trả. Vì vậy, người khởi xướng xung đột cần được đối xử công bằng, không vi phạm luật về nghi thức ứng xử.

• Đừng đưa xung đột đến mức nghiêm trọng bằng cách mở rộng lý do khiến người kia không hài lòng. Người tạo ra xung đột phải luôn tuân theo quy tắc này. Không được phép tìm lỗi và xúc phạm. Điều này có thể khiến các bên quên đi bản chất của cuộc xung đột và sa lầy vào các cáo buộc.
• Trên bờ vực của một cuộc xung đột, bạn nên hình thành yêu cầu của mình một cách tích cực. Trước khi trình bày, chúng tôi khuyên bạn nên cân nhắc tất cả các phương án có thể có cho kết quả của cuộc đàm phán.
• Trong khi đàm phán, bạn cần phải kiềm chế về mặt cảm xúc. Bạn nên theo dõi giọng điệu của mình trong quá trình giao tiếp để không kích động hoặc làm trầm trọng thêm xung đột.
• Trong một cuộc xung đột, không được phép động đến các chủ đề cá nhân và lòng tự trọng của người đối thoại. Yêu cầu công việc không nên tràn vào xúc phạm cá nhân.

Những gì bạn cần biết:

• Trong khi giao tiếp, bạn cần có khả năng lắng nghe mà không bị ngắt lời và hiểu chính xác ý nghĩa của những gì người đối thoại nói.
• Bạn phải có khả năng diễn đạt thành thạo suy nghĩ của mình trong giao tiếp nhóm hoặc trước đám đông.
• Tất cả mọi người nên có quan hệ tốt, bất kể đó là lãnh đạo hay cấp dưới.
• Trong quá trình giao tiếp, bạn cần tìm ra điểm chung giữa bạn và người đối thoại.
• Một người có vốn từ vựng ở mức phù hợp sẽ không bao giờ làm người đối thoại cảm thấy mệt mỏi.
• Các từ phải được phát âm một cách bình tĩnh và dễ chịu. Một nhà đàm phán phải có cách lập luận tốt mà không cần trọng âm.
• Cách nói chuyện là chìa khóa. Loại bỏ những từ lóng, những từ chửi thề và những từ ẩn ý để tạo ấn tượng tốt với người đối thoại.

Xem video tiếp theo để biết thêm thông tin về văn hóa của một doanh nhân.