Văn hóa kinh doanh

Kỹ năng giao tiếp kinh doanh là điều cần thiết cho sự nghiệp thành công trong bất kỳ lĩnh vực nào: thành công trong giao tiếp doanh nghiệp sẽ phụ thuộc phần lớn vào các kỹ năng giao tiếp hàng ngày, nhưng lĩnh vực chuyên môn có những đặc thù riêng của nó. Văn hóa kinh doanh là cách bạn tương tác với đồng nghiệp, sếp, cấp dưới và đối tác, cũng như những quy tắc nhất định. Việc xây dựng giao tiếp tùy thuộc vào tình huống, mục tiêu và mục tiêu cũng như có thể nhanh chóng thích ứng với các tình huống thay đổi là rất quan trọng.

Văn hóa giao tiếp là một khái niệm rộng hơn là một tập hợp các hành vi lời nói. Nó bao gồm nhiều thành phần. Trong văn hóa giao tiếp kinh doanh, ngoại hình có tầm quan trọng lớn: nó phải tương ứng với lĩnh vực hoạt động và tình huống cụ thể của bạn.

Thường có một bộ đồng phục để làm việc với khách hàng, một bộ vest công sở để làm việc trong văn phòng, những người làm nghề sáng tạo ăn mặc theo một cách nhất định và những người giữ vị trí quản lý cần phải nhấn mạnh địa vị của họ bằng quần áo và phụ kiện. Có vẻ như ngoại hình không liên quan trực tiếp đến giao tiếp kinh doanh. Tuy nhiên, ấn tượng đầu tiên mà bạn tạo ra sẽ quyết định thái độ của người đối thoại đối với bạn. Nếu ấn tượng này là tiêu cực, trong quá trình đối thoại, bạn sẽ phải dành rất nhiều năng lượng để phục hồi bản thân.

Ngôn ngữ không lời cũng không kém phần quan trọng trong giao tiếp. Tư thế, cử chỉ và phong thái của bạn là rất quan trọng theo quan điểm tâm lý. Cố gắng giữ nét mặt của bạn đủ kín đáo. Cử chỉ là rất quan trọng, nhưng nó phải vừa phải và không quá mãnh liệt.

Nếu bạn đang muốn đối thoại với đối tác, tốt nhất nên chọn tư thế cởi mở.Bạn có thể cố gắng điều chỉnh một cách kín đáo để phù hợp với tư thế của người đối thoại. Để tránh bị coi là hung hăng, chỉ nên giao tiếp bằng mắt trong vài giây. Ngồi vào bàn đàm phán không nên đối diện trực tiếp với người đối thoại mà nên cách một bên một chút.

Những gì bạn nói cũng quan trọng như cách bạn nói. Điều rất quan trọng là phải có thông tin đáng tin cậy, có khả năng hoạt động với các dữ kiện và xây dựng thành thạo nội dung của cuộc thảo luận.

Lựa chọn từ ngữ, ngữ điệu, tư thế và cử chỉ là quan trọng đối với một tình huống cụ thể, bởi vì trong các trường hợp khác nhau, hành vi khác nhau sẽ phù hợp. Văn hóa giao tiếp kinh doanh, tùy thuộc vào tình huống và mục tiêu theo đuổi, có thể được chia thành nhiều loại:

• Kiểu người cố vấn ngụ ý gây dựng... Tùy chọn này là điển hình cho quá trình đào tạo học viên, cho các sự kiện giáo dục và khoa học, để giải thích cho cấp dưới về những khoảnh khắc làm việc cá nhân, cũng như khi làm việc theo nhóm với đồng nghiệp, nếu bạn là chuyên gia trong lĩnh vực mà họ ít thành thạo. Thông thường, giao tiếp như vậy được xây dựng dưới dạng độc thoại, tuy nhiên, trong giao tiếp kinh doanh hiện đại, đối thoại được coi là ưu tiên hơn: ngay cả trong quá trình học, hãy cố gắng lôi kéo người đối thoại tham gia thảo luận và lắng nghe quan điểm của họ.
• Loại động lực nhằm mục đích thu hút sự quan tâm của một người trong một dự án, thuyết phục anh ta về tính hiệu quả của công việc này hoặc công việc kia, giúp nhân viên tin tưởng vào bản thân và cảm thấy tự tin hơn trong bất kỳ nhiệm vụ mới hoặc đơn giản là khó khăn. Để thành công, hãy cố gắng tránh những cụm từ phổ biến và những câu nói sáo rỗng. Điều tốt nhất là làm gương cá nhân, kể câu chuyện của riêng bạn và giải thích bằng lời của chính bạn điều gì chính xác thu hút bạn đến với một dự án cụ thể.
• Kiểu đối đầu văn hóa giao tiếp kích động người đối thoại phản đối bạn, không đồng ý với quan điểm của bạn. Loại này bao gồm một số kỹ thuật được sử dụng trong trường hợp có xung đột lợi ích. Thông thường, một tình huống đối đầu là điển hình cho các cuộc đàm phán, cũng như để tăng cường sự chú ý khi làm việc với một đối tượng thụ động, trì trệ.
• Loại thông tin trung lập nhất - trong khuôn khổ của nó, bạn có thể chỉ cần truyền đạt thông tin này hoặc thông tin kia cho người nghe. Cố gắng tránh loại thông tin gây nhầm lẫn với người khác. Nếu mục đích là để thông báo cho người đối thoại, bạn không cần phải cố gắng giảng cho họ, lây nhiễm cho họ sự nhiệt tình của bạn hoặc gây xung đột. Trong trường hợp này, điều cần thiết là bài thuyết trình phải dễ hiểu - vì điều này, hãy cố gắng thích ứng với người đối thoại và giải thích mọi thứ bằng cách sử dụng các ví dụ mà anh ta hiểu được.

Hầu hết các vấn đề quan trọng liên quan đến hoạt động nghề nghiệp đều được quyết định trong quá trình giao tiếp của cá nhân. Đối với những người hòa đồng và cởi mở, biết cách trình bày chính xác bất kỳ thông tin nào (thông qua cử chỉ, nét mặt và ngữ điệu), đây là điểm cộng nhiều hơn là điểm trừ. Trong giao tiếp công việc cá nhân, nội dung thảo luận không đóng vai trò chủ đạo, cái chính là thiết lập liên hệ và nêu đúng lập trường của mình.

Giao tiếp cá nhân có thể bao gồm những đoạn độc thoại khá dài hoặc ngược lại, có nhiều hơn hoặc ít hơn những cụm từ ngắn. Trong cả hai trường hợp, điều rất quan trọng là không chỉ trình bày thông tin, như thể bạn đang viết một bản tóm tắt, mà là chuyển tải nó đến một người đối thoại cụ thể, điều chỉnh cho phù hợp với họ. Trước khi đàm phán, hãy viết ra những điểm chính bạn muốn thảo luận, nhưng không bao giờ học thuộc lời nói - cần thay đổi bản chất của lời tường thuật, trình tự, ví dụ (tùy thuộc vào phản ứng của người nghe).

Theo cách tương tự, bạn cần làm việc với ngữ điệu và cử chỉ. Nếu bạn làm mất sự chú ý của người đối diện, hãy làm cho bài phát biểu trở nên xúc động hơn. Nếu bạn cảm thấy đối đầu không mong muốn với đối tác của mình, hãy thử sao chép tư thế và cử chỉ của người đó.Điều rất quan trọng là không nên quá gò bó, nếu không việc trình bày thông tin sẽ nhàm chán và bạn sẽ tạo ấn tượng về một người không an toàn.

Trong quá trình trò chuyện cá nhân, bạn thường phải đưa ra những quyết định khó khăn một cách ngẫu hứng. Nếu quá trình đàm phán không mang lại chủ đề như bạn mong đợi, điều rất quan trọng là phải giữ bình tĩnh. Cố gắng không phản ứng thái quá trước các vấn đề, luôn bình tĩnh trả lời. Nếu bạn không thể xác định ngay lập tức nên đưa ra quyết định nào, bạn luôn có thể dành một chút thời gian để suy nghĩ và cân nhắc những lợi thế và bất lợi trong một môi trường thoải mái.

Nhiều vấn đề hiện đang được giải quyết qua điện thoại. Thông thường, đây là những giải thích nhỏ về bất kỳ thông tin hoặc vấn đề tổ chức nào: ví dụ, khi một cuộc điện thoại, đồng nghiệp thường chỉ định tên và số điện thoại chính xác, đặt lịch hẹn, giao hoặc nhận nhiệm vụ. Các cuộc trò chuyện qua điện thoại dài thường chỉ diễn ra trong những trường hợp không thể gặp mặt trực tiếp... Đồng thời, ngày càng có nhiều cuộc gọi điện video được sử dụng để liên lạc đầy đủ hơn, có các chi tiết cụ thể của riêng chúng.

Để có một cuộc trò chuyện điện thoại thành công ảnh hưởng đến khoảnh khắc làm việc, phải tính đến các sắc thái sau:

• Nếu bạn đang gọi cho ai đó, điều quan trọng là phải hỏi xem bây giờ người đó có cảm thấy thoải mái khi nói chuyện không. Gọi điện ngoài giờ làm việc không phải là vấn đề nghi thức ở hầu hết các tập đoàn (trừ khi có thỏa thuận riêng).
• Lưu ý rằng có thể có nhiễu trong quá trình liên lạc - hoặc tiếng ồn xung quanh có thể cản trở cuộc trò chuyện. Khi nói qua điện thoại, điều quan trọng là phải nói rõ ràng nhất có thể và không quá nhanh.
• Xây dựng bài phát biểu của bạn sao cho nó càng cụ thể càng tốt và được hiểu chính xác như bạn dự định. Trong quá trình giao tiếp cá nhân, nét mặt và cử chỉ đóng một vai trò rất quan trọng - điều này cho phép bạn hiểu rõ hơn những gợi ý, ngụ ý và động cơ thầm kín của người đối thoại. Khi nói chuyện điện thoại, bạn đang bị tước đi cơ hội này.
• Cố gắng thảo luận những vấn đề cần thiết qua điện thoại càng ngắn càng tốt. Đối với các cuộc đàm phán khó khăn hoặc các cuộc thảo luận không rõ ràng, một cuộc trò chuyện qua điện thoại hiếm khi phù hợp, vì vậy điều quan trọng là chỉ nêu điều quan trọng nhất. Thông tin chi tiết tốt nhất được thảo luận trực tiếp hoặc sử dụng video.

Cuộc gọi video trong văn hóa doanh nghiệp hiện đại ngày nay đang bắt đầu được sử dụng ngày càng thường xuyên hơn. Đầu tiên, chúng giúp duy trì liên lạc với các đối tác từ các quốc gia khác nhau và đàm phán hiệu quả nhất có thể. Thứ hai, nhiều người hiện làm việc từ xa tại nhà và các cuộc gọi điện video giúp bạn dễ dàng giải quyết mọi vấn đề.

Nếu bạn đang đối mặt với những cuộc trò chuyện kinh doanh như vậy, điều quan trọng là phải chú ý đến những điều sau:

• Sự xuất hiện của bạn sẽ tạo ra sự khác biệt lớn. Ngay cả khi bạn đang ở nhà, hãy cố gắng ăn mặc theo phong cách công sở.
• Tìm một nơi trong nhà có nền ít hoặc nhiều trung tính. Ở phía sau có một nhà bếp, một TV đang làm việc hoặc trẻ em đang chơi, điều này có thể cản trở việc giải quyết các vấn đề kinh doanh.
• Hiện nay nhiều người sử dụng tai nghe, nhưng điều đáng nhớ: chúng cho phép bạn nghe người đối thoại tốt hơn, nhưng chúng không đảm bảo rằng người đối thoại nghe rõ bạn nếu bạn đang nói qua tiếng ồn. Nếu bạn đang giải quyết các vấn đề của công ty ở nhà, hãy yêu cầu gia đình bạn im lặng hoặc chỉ ngồi trong một phòng riêng biệt.
• Trước ống kính, điều đặc biệt quan trọng là bạn phải kiểm soát được cử chỉ và nét mặt của mình. Các vấn đề về giao tiếp là phổ biến, hình ảnh có thể tải chậm và bất kỳ nét mặt không may nào cũng có thể được đánh dấu.
• Nếu bạn đang thảo luận về các vấn đề nghiêm trọng cần có hồ sơ hoặc tài liệu trước mắt, hãy chuẩn bị trước tất cả những điều này (trước khi gọi) và chuyển những tài liệu cần thiết cho người đối thoại của bạn.

Nhiều vấn đề trong các tổ chức hiện đang được giải quyết bằng thư từ.Một trong những lợi thế của giao tiếp kinh doanh đó là thông tin có cấu trúc. Nếu trong quá trình giao tiếp trực tiếp, bạn không thể chú ý đến một số điểm quan trọng đối với người đối thoại (hoặc đơn giản là quên thông tin cần thiết), thì ở dạng văn bản sẽ có thể tính đến tất cả các sắc thái.

Nếu bạn giao tiếp nhiều với đồng nghiệp và người viết, điều rất quan trọng là bạn có thể viết đúng. Các trình soạn thảo văn bản không phải lúc nào cũng sửa lỗi ngữ pháp một cách chính xác, vì vậy bạn không nên dựa hoàn toàn vào chúng - nếu bạn không chắc chắn về cách đánh vần một từ, hãy tự kiểm tra bằng từ điển. Cần cẩn thận khi gửi tin nhắn văn bản từ điện thoại và máy tính bảng - với tính năng tự động nhập, các từ của bạn có thể được thay thế bằng những từ khác và tin nhắn của bạn sẽ đơn giản là vô nghĩa.

Nhiều người coi thư từ kinh doanh là một nghề đơn giản hơn đàm phán trực tiếp - thực sự, luôn có thời gian để suy nghĩ về một thông điệp và trong quá trình đối thoại thực sự, bạn phải trả lời một cách tự nhiên. Tuy nhiên, nhược điểm là bạn không nhận được phản ứng tự phát từ người đối thoại, và đây là một khía cạnh tâm lý quan trọng.

Để biết thêm thông tin về văn hóa giao tiếp trong kinh doanh, hãy xem bên dưới.