Làm thế nào để tiến hành các cuộc đàm phán kinh doanh?

Trong thế giới hiện đại, khả năng tiến hành các cuộc đàm phán kinh doanh một cách chính xác và chính xác ngày càng được coi trọng hơn. Kỹ năng này đặc biệt quan trọng đối với những người đang xây dựng doanh nghiệp của riêng mình, đối với các nhà lãnh đạo, quản lý và cấp cao nhất của công ty. Tuy nhiên, đàm phán kinh doanh không chỉ có nghĩa là các cuộc họp cấp cao, nơi đưa ra các quyết định chiến lược về tương tác và phát triển kinh doanh. Về mặt kỹ thuật, khu vực này bao gồm bất kỳ cuộc trao đổi nào của bất kỳ đại diện nào của công ty trong giờ làm việc và về một vấn đề công việc.

Đàm phán kinh doanh thường có nghĩa là một hình thức giao tiếp kinh doanh đặc biệt nhằm đạt được thỏa thuận trong quá trình giao tiếp chung, trao đổi quan điểm và đề xuất. Lý tưởng nhất, mục tiêu cuối cùng là lợi ích chung hoặc đơn phương. Có thể có nhiều lý do, nhưng tất cả đều quy về bốn loại chính.

Các cuộc đàm phán có thể được tổ chức về một vấn đề nào đó, trong bất kỳ hoàn cảnh nào, bắt đầu nhằm đạt được một mục tiêu nhất định hoặc chỉ giới hạn trong việc giải quyết một số vấn đề mang tính thời sự. Rõ ràng, rằng lý do càng mang tính toàn cầu thì càng cần nhiều chi phí để triển khai thành công.

Có một số cách phân loại chính của các loại đàm phán kinh doanh.

• Theo bản chất của chúng được chia thành chính thức - được tổ chức trong một bầu không khí nghiêm ngặt và phải được lập hồ sơ theo nghi thức, hoặc không chính thức, được tổ chức trong một bầu không khí thân thiện, thân thiện.
• Bởi vòng kết nối của những người có liên quan phân biệt giữa phân loài bên trong và bên ngoài. Các hoạt động nội bộ được tiến hành trong một nhóm, đồng thời có thể thảo luận các vấn đề về tổ chức và giữa các cá nhân, phân định chức năng và lập kế hoạch, chiến lược cho sự phát triển chung của công ty.Các cuộc đàm phán bên ngoài được tiến hành với khách hàng, khách hàng hoặc đối tác kinh doanh.
• Loại đàm phán được xác định bởi địa vị xã hội của các bên. Các cuộc đàm phán giữa các đối tác và đồng nghiệp có cùng vị trí được gọi là bình đẳng. Giao tiếp giữa sếp và cấp dưới hoặc những người ở các cấp khác nhau là không bình đẳng.

Đàm phán là một quá trình phức tạp và gồm nhiều giai đoạn, đòi hỏi nhiều kiến ​​thức và chi phí. Một trong những giai đoạn khó khăn nhất, thường quyết định kết quả của các cuộc đàm phán rất lâu trước khi chúng bắt đầu, là chuẩn bị. Chính ở giai đoạn này, bạn nên xác định mục tiêu và lựa chọn chiến lược, địa điểm và thời gian. Đây cũng là cơ hội tuyệt vời để thu thập và xử lý thông tin, đồng thời lên kế hoạch cho mọi thứ.

Bạn nên bắt đầu bằng một tuyên bố rõ ràng và rõ ràng về mục tiêu của cuộc đàm phán. Hơn nữa, tốt hơn là chia mục tiêu thành một loạt các nhiệm vụ tuần tự và xác định chiến lược, chiến thuật và phương pháp để đạt được chúng. Khi phân tích, người ta không chỉ nên tính đến tất cả các thông tin đã biết về đối thủ, các mục tiêu dự định và cách thức đạt được chúng, mà còn cả các nguồn lực của chính mình. Suy nghĩ về các tranh luận, tốt hơn là cố gắng dự đoán phản ứng có thể xảy ra của đối tác, nghĩ về cách bạn có thể thuyết phục anh ta, những sự kiện và đảm bảo nào để cung cấp.

Trừ khi áp dụng phong cách đàm phán đối đầu, tập trung vào việc đạt được mục tiêu bằng mọi giá, nếu không, sẽ là khôn ngoan nếu bạn xác định trước các điểm có thể xảy ra thỏa hiệp. Theo quy luật, trong các cuộc đàm phán đối tác, sự nhượng bộ lẫn nhau, ít nhất là các bước không đáng kể đối với nhau, đóng một vai trò quan trọng. Nó phải dựa trên sự hiểu biết rằng bên kia cũng quan tâm đến việc đạt được một thỏa thuận chung, nghĩa là bước đầu có thể đạt được một thỏa thuận.

Việc lựa chọn địa điểm cho các cuộc đàm phán cũng là một yếu tố quan trọng. Thiết kế nội thất, màu sắc được sử dụng, thể tích căn phòng và thậm chí khoảng cách đến địa điểm họp có ảnh hưởng tâm lý đến một người, được các nhà đàm phán có kinh nghiệm sử dụng thành công. Có ba lựa chọn khả thi: một cuộc họp trên lãnh thổ của riêng bạn, trên lãnh thổ của đối thủ và một cuộc họp trung lập. Mỗi thứ đều có ưu và nhược điểm riêng, tập trung vào đó bạn có thể thay đổi phong cách hành vi và phương pháp đạt được kết quả.

• Nếu cuộc họp diễn ra trên lãnh thổ của riêng bạn, nhà đàm phán hoặc nhóm nhận thấy một lợi thế tâm lý tiềm thức trong môi trường an toàn quen thuộc. Cũng có thể sắp xếp không gian cho bản thân, ban đầu áp đặt thứ tự hành động của bản thân lên đối phương. Tuy nhiên, thư giãn quá mức cũng có thể đóng một vai trò tiêu cực, làm suy yếu khả năng chú ý và tập trung.
• Lãnh thổ của người ngoài hành tinhdựa trên những điều đã nói ở trên, chơi đều vào tay của đối phương. Ngoài ra, con đường đến địa điểm và địa điểm ở đó sẽ đòi hỏi thời gian và công sức. Nhưng, mặt khác, tình huống này mang lại một số tiền thưởng. Ví dụ, bạn có thể soạn một bức chân dung tâm lý của đối phương dựa trên quyết định không lời, nội tâm của anh ta. Bạn cũng có thể rõ ràng hơn, không bị phân tâm, tập trung vào các cuộc đàm phán, hoặc thậm chí, nếu cần, giữ lại các tài liệu "bị bỏ quên" và giành thời gian.
• Họp trên lãnh thổ trung lập được nhiều chuyên gia đánh giá là phương án tối ưu nhất. Các bên ở vị trí bình đẳng, đáp ứng yêu cầu cơ bản của nguyên tắc công bằng.Quyết định này dẫn đến thực tế là các đối tác có thể chỉ dựa vào kỹ năng đàm phán của họ.

Khi tiến hành đàm phán kinh doanh, có hai cách tiếp cận chính: đối đầu và đối tác. Sự lựa chọn chiến lược ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình và phong cách giao tiếp, xác định mối quan hệ của các bên và đặt ra các quy tắc cho mọi giao tiếp. Đặc điểm phân biệt chính là thu được lợi ích một phía hoặc đôi bên.

Trong các nghi thức kinh doanh hiện đại, cách tiếp cận đối tác là phổ biến nhất, mặc dù phương án thay thế có nhiều người ủng hộ. Những người phản đối phong cách đối đầu coi các phương pháp của nó là quá hung hăng và vô đạo đức, mặt khác, những người ủng hộ tự coi mình là bậc thầy thực sự trong giao tiếp và phân loại bất kỳ sự thỏa hiệp và nhượng bộ nào là những điểm yếu về tình cảm không cần thiết đối với một doanh nhân.

• Phong cách đối đầu các cuộc đàm phán dựa trên luận điểm “Chiến thắng bằng mọi giá! ". Tiêu chí chính cho sự thành công của các cuộc đàm phán là sự không nghi ngờ và tuyệt đối chấp thuận mọi yêu cầu của chính mình; bất kỳ nhượng bộ và sai lệch nào đều được coi là thất bại của chiến lược. Phương pháp đối đầu dựa trên thực tế là với một kỹ năng nhất định và kiến ​​thức về tâm lý con người, bạn có thể thuyết phục đối phương bằng bất kỳ điều kiện thuận lợi nào cho mình.

• Phương pháp liên kết nổi lên như một đối trọng của đối đầu và tự lập vị thế là dân chủ và hiện đại. Chính khái niệm quan hệ đối tác, được gắn trong thuật ngữ này, ngụ ý quyền bình đẳng của các bên trong việc nhận lợi ích từ giao dịch. Theo quy định, các cuộc đàm phán như vậy dựa trên một loạt các nhượng bộ lẫn nhau để cuối cùng đạt được một thỏa hiệp cùng có lợi. Giả định rằng cả hai bên đều đang làm điều tương tự và có mục tiêu tương tự trong các cuộc đàm phán. Vì vậy, nhiệm vụ của người làm chủ là phải làm phẳng những góc cạnh và mâu thuẫn, đưa lợi ích của tất cả các bên về một mẫu số chung và tìm ra ý trung nhân làm hài lòng tất cả mọi người.

Như bạn đã biết, bất kỳ phép xã giao nào cũng là một tiểu mục của đạo đức, và do đó hiển nhiên là phép xã giao trong kinh doanh phải dựa trên những chuẩn mực cơ bản của đạo đức và đạo đức.

Một vấn đề đạo đức cấp tính trong giao tiếp kinh doanh cũng là vấn đề về tính lịch sự và trách nhiệm cá nhân của mọi người, và ở cấp độ chung - trung thực và công bằng qua tất cả các giai đoạn của cuộc đối thoại. Sự tồn tại của một giao thức kinh doanh quy định tất cả các quy tắc ứng xử và giao tiếp, từ giới thiệu và làm quen đến trò chuyện qua điện thoại và trao đổi quà tặng, giúp giải quyết các vấn đề gây tranh cãi.

Qua nhiều năm tồn tại của nghi thức kinh doanh, một cấu trúc rõ ràng và có trật tự của các cuộc đàm phán đã được hình thành. Bắt đầu bằng những lời chào trang trọng. Đại diện phía chủ nhà là người chào hỏi đầu tiên. Theo quy định, người chủ trì là người có lãnh thổ mà cuộc đàm phán đang diễn ra, nhưng nếu một địa điểm trung lập được chọn, người chủ trì là bên bắt đầu cuộc họp. Cô ấy cũng giải quyết chỗ ngồi của những người tham gia theo giao thức.

Việc bắt đầu một cuộc họp ngay tại trọng tâm của vấn đề được coi là bất lịch sự.... Nghệ thuật đàm phán thực sự là chuyển dần sang vấn đề, tránh xa các cụm từ và chủ đề không chính thức thông thường. Cách tiếp cận như vậy sẽ giúp người đối thoại quý mến chính bạn và bày tỏ sự tôn trọng và quan tâm của bạn đối với họ.

Mong muốn gây áp lực lên người đối thoại, buộc anh ta phải đưa ra quyết định cần thiết cũng không vẽ nên nhà đàm phán. Nên tránh những câu hỏi trực tiếp yêu cầu giải quyết ngay lập tức. Một chiến thuật hiệu quả và đạo đức hơn là cho đối thủ thời gian để suy nghĩ và phân tích.

Sự xuất hiện của đối tác cũng là một yếu tố quan trọng. Trừ khi có thỏa thuận khác, phong cách ăn mặc được coi là chính thức - một bộ com-lê và cà vạt có màu buồn tẻ. Việc cởi áo khoác hoặc nới lỏng cà vạt được coi là hình thức xấu - ít nhất là trước khi người đứng đầu bên tiếp nhận đề nghị làm điều đó.

Trong thời đại toàn cầu hóa, Internet và các phương thức di chuyển nhanh, mối quan hệ kinh doanh với các quốc gia và dân tộc khác ngày càng trở nên phổ biến hơn. Mặc dù mong muốn chung về sự khoan dung và việc hình thành một giao thức kinh doanh chung trên toàn thế giới, truyền thống quốc gia và văn hóa của các dân tộc khác cần được tôn trọng. Một số khuôn mẫu hành vi tương tự nhau, nhưng cũng có những khác biệt đáng kể đôi khi gây khó khăn trong giao tiếp. Ví dụ, một người châu Âu khó có thể hiểu được những điều phức tạp trong phép xã giao của người Nhật và đặc biệt là cách từ chối lịch sự của người Nhật, nghe có vẻ giống như né tránh một câu trả lời trực tiếp.

Tuy vậy, Về nguyên tắc, nghệ thuật đàm phán dựa trên khả năng hiểu và cảm nhận các sắc thái tâm lý và trạng thái của người đối thoại.... Mỗi cuộc trò chuyện là duy nhất và phát triển theo kịch bản ban đầu của riêng nó. Chỉ đơn giản đặt mục tiêu và đạt được nó là chưa đủ. Cuối cùng, bạn chắc chắn nên tiến hành phân tích chi tiết những gì đã xảy ra, hiểu những gì hiệu quả và những gì không, những sai lầm đã mắc phải và điều gì giúp đi đến một thỏa hiệp.

Một bậc thầy giàu kinh nghiệm được phân biệt bởi khả năng không chỉ tuân thủ giao thức và đạt được mục tiêu, mà còn phân biệt các loại đàm phán và hành động phù hợp với chúng.

Tuy nhiên, điểm cuối cùng không nằm ở việc thỏa thuận và ký kết thỏa thuận, mà là việc thực thi nó đúng thời hạn và chất lượng cao. Thường thì giai đoạn cuối cùng, cuối cùng của cuộc đàm phán bị bỏ qua một cách đáng kể. Đừng quên rằng đây là cách danh tiếng kinh doanh của một doanh nhân hoặc một công ty được hình thành, và đây cũng là giá trị vô cùng to lớn nhưng quan trọng sẽ luôn ảnh hưởng đến tất cả các cuộc đàm phán và giao dịch tiếp theo.

Danh tiếng cũng được hình thành trong chính quá trình giao tiếp, có tác dụng bổ sung cả tích cực và ngược lại, trong trường hợp ảnh hưởng của sự thiếu tôn trọng đối với người đối thoại hoặc vi phạm giao thức.

Để đàm phán hiệu quả, cần xác định chiến lược ưu tiên. Các chuyên gia xác định ba chiến lược chính phù hợp với những điều kiện nhất định. Sự lựa chọn phụ thuộc vào sự đánh giá đúng đắn và khách quan về vị trí, năng lực của chính họ và những người tham gia đối thoại khác. Tuy nhiên, với một kỹ năng đàm phán nhất định, bất kỳ chiến lược nào cũng có thể dẫn đến việc hoàn thành thương vụ thành công.

Trước hết, các thông số như chân dung tâm lý của những người đối thoại, trình độ văn hóa của họ và các tiêu chuẩn giao tiếp và tương tác giữa họ cần được phân tích kỹ lưỡng. Bạn cũng nên tính đến hình thức của các cuộc họp và phạm vi của các mục tiêu và mục tiêu.

• Chiến lược đầu tiên được biết đến là quyết liệt và thẳng thắn., nó không phải là không có gì mà nó còn được gọi là chiến thuật đàm phán "sơ khai" hoặc "chợ". Đòn bẩy chính trong trường hợp này là sức hút cá nhân của một doanh nhân chỉ quan tâm đến việc thu được lợi nhuận bằng mọi giá. Các triển vọng hợp tác sâu hơn, duy trì hình ảnh tích cực, sự tin cậy lẫn nhau và sự thoải mái của các bên trong giao dịch không được tính đến. Các phương pháp vận dụng khá vụng về thường được sử dụng, dựa trên sự quyết đoán, chủ động áp đặt và thường là lừa dối. Ví dụ về các giao dịch một lần như vậy được mô tả một cách sinh động trong lịch sử hình thành các doanh nhân Mỹ đầu tiên trong cơn sốt vàng.

• Chiến lược thứ hai là một liên kết trung gian giữa một thị trường hỗn loạn không được kiểm soát và một thị trường văn minh. Bản chất của nó nằm ở sự cân bằng liên tục giữa các phương pháp gây áp lực cứng và mềm đối với đối tác. Chiến lược này khá nguy hiểm và được sử dụng chủ yếu trong các tình huống cạnh tranh gay gắt về nguồn lực và thị trường bán hàng, khi không có thời gian và cơ hội cho các cuộc thảo luận kéo dài. Trên thực tế, toàn bộ thị trường bất hợp pháp dựa trên các phương pháp như vậy, từ các vụ án mafia lớn và tội phạm có tổ chức đến tống tiền và tống tiền.

• Chiến lược thị trường văn minh được coi là tiến bộ và sáng tạo nhất. Các phương pháp của nó là nhằm tạo ra các mối quan hệ lâu dài cùng có lợi với các đối tác. Một cuộc trò chuyện trong những điều kiện như vậy không phải lúc nào cũng bao hàm sự bình đẳng giữa các bên, nhưng nó nhất thiết bao hàm sự cân nhắc công bằng tối đa đến lợi ích của các bên.

Các chiến thuật đàm phán cũng nên khác nhau tùy thuộc vào chiến lược đã chọn. Các chiến thuật khác nhau về tập hợp các phương pháp và công nghệ được sử dụng, nhằm mục đích vượt qua tất cả các giai đoạn của quy trình một cách thành công. Các chiến thuật nổi tiếng nhất được coi là chờ đợi, một cuộc tấn công khó khăn, lặp lại thường xuyên các yêu cầu, làm rõ các vị trí, nhượng bộ một phần và né tránh phản ứng trực tiếp.

Bạn có thể tìm ra những cụm từ bị cấm sử dụng trong đàm phán kinh doanh từ video sau.