Sự tinh tế của tâm lý giao tiếp kinh doanh

Giao tiếp trong kinh doanh về cơ bản khác với các cuộc trò chuyện về các chủ đề hàng ngày. Sự tinh tế trong tâm lý của kiểu trò chuyện này đòi hỏi sự hình thành của phép xã giao để kết thúc sự hợp tác đôi bên cùng có lợi.

Giao tiếp trong kinh doanh là sự hình thành của một quá trình phức tạp gồm nhiều giai đoạn nhằm tạo ra các mối quan hệ giữa những người đối thoại với nhau, những mối quan hệ này được liên kết với nhau bởi những lợi ích nghề nghiệp chung. Một tính năng đặc trưng là hành vi nghiêm ngặt trong các ranh giới đã được thiết lập, bị giới hạn bởi các nghi thức của các hoạt động chính thức với một khuynh hướng khoan dung quốc gia.

Nghi thức cấp dưới chính nó vào hai loại - một danh sách các quy định và hướng dẫn. Định mức sau đại diện cho thái độ của nhân viên đối với vị trí cao hơn, trong khi định mức là khía cạnh tâm lý của sự tương tác giữa các nhân viên có vị trí ngang nhau trong hệ thống bậc thang nghề nghiệp.

Tuy nhiên, cả hai nhóm đều tuân theo các yêu cầu chung về hợp tác lịch sự. Sở thích cá nhân, không thích và tâm trạng tiêu cực không nên ảnh hưởng đến quá trình làm việc.

Văn hóa giao tiếp là trong một số giai đoạn chính, cung cấp thêm các mối quan hệ giữa các đối tác kinh doanh:

• Chào hỏi lịch sự để thể hiện sự thân thiện của người đối diện. Mọi người nên tin tưởng lẫn nhau trong khuôn khổ các hoạt động chung;
• Sự quen biết có nghĩa là thiết lập liên hệ để đại diện trực quan cho nhau;
• Nhắm mục tiêu một chủ đề cụ thể;
• Thảo luận về mục tiêu hoặc cách giải quyết một vấn đề nhạy cảm;
• Kết quả của cuộc trò chuyện.

Kiến thức về các quy tắc giao tiếp kinh doanh cho phép một người nhanh chóng leo lên nấc thang sự nghiệp, nâng cao vị thế và tầm quan trọng của họ trong xã hội. Trong quá trình cải tiến, cá nhân hình thành một phong cách hành vi, trong hầu hết các trường hợp phụ thuộc vào loại hoạt động:

1. Nhân văn... Cách tiếp cận này ngày càng trở nên phổ biến hơn, vì nó liên quan đến việc cung cấp hỗ trợ và cùng tìm kiếm giải pháp cho vấn đề. Nhân viên được coi là một người có phẩm chất cá nhân, có tính đến cảm xúc và tính cách của anh ta;
2. Thao túng. Người quản lý hoặc đồng nghiệp sử dụng người đối thoại như một công cụ để đạt được các mục tiêu cụ thể. Ví dụ, kiểm soát chặt chẽ cá nhân đối với việc thực hiện nhiệm vụ là sự thao túng của đối tác này đối với đối tác khác;
3. Phong cách nghi lễ, không giống như nhân văn, ngụ ý tạo ra địa vị mong muốn trong xã hội. Các phẩm chất kinh doanh và cá nhân bị xóa bỏ trên nền của một "mặt nạ" nhất định, các đặc điểm của chúng đã được thiết lập từ trước. Đây là vai trò hàng ngày của mỗi nhân viên, được hình thành theo từng cá nhân.

Kiến thức về chính sách giao tiếp cho phép bạn thiết lập các mối liên hệ kinh doanh, bởi vì giao tiếp kinh doanh là một phần không thể thiếu trong việc quản lý các quy trình của tổ chức. Chủ sở hữu, người quản lý và nhân viên phải truyền đạt hiệu quả những suy nghĩ và ý tưởng của họ cho những người khác trong và ngoài công ty.

Loại giao tiếp tại nơi làm việc là sự chuyển giao thông tin bằng lời nói. Giao tiếp bằng lời nói có thể dưới hình thức gặp gỡ, trò chuyện trực tiếp, trò chuyện qua điện thoại và hội nghị truyền hình. Đây là kiểu giao tiếp kinh doanh tốt nhất, vì nó cho phép những người đối thoại đánh giá nhau một cách trực quan.

Giao tiếp phi ngôn ngữ được thể hiện bằng các ghi chú kinh doanh, công văn, tài liệu và các thông báo khác nhau. Để gửi cùng một loại thông điệp đến nhiều người, giao tiếp không lời có tầm quan trọng thực tế. Nó có thể hỗ trợ trong việc truyền tải các chỉ dẫn kỹ thuật và trình bày các sơ đồ, đồ thị cần được xem để hoạt động.

Ngoài ra, giao tiếp không lời trong cuộc họp cá nhân được thể hiện qua các cử chỉ, tư thế và nét mặt khác nhau. Hành vi mang thông tin bổ sung cho người đối thoại và giúp họ đưa ra kết luận phù hợp.

Công nghệ đã mở ra những hình thức giao tiếp kinh doanh mới. Thư điện tử, hội nghị web, mạng xã hội cho phép bạn thực hiện giao tiếp kinh doanh với nhiều người cùng một lúc. Các trang web chính thức của các công ty làm giảm mức độ giao tiếp với người tiêu dùng, đồng thời thể hiện những phẩm chất và đặc điểm mạnh mẽ của công ty.

Tuy nhiên, trong việc thiết lập mối quan hệ kinh doanh, giao tiếp trực tiếp là rất quan trọng, giúp thiết lập giao tiếp bằng mắt và hình thành hình ảnh trực quan của người đối thoại. Điều quan trọng là cả hai bên đều ở trong cùng thời gian và không gian, vì nó là cần thiết cho những người tham gia để tạo ấn tượng tốt. Sự hiện diện của cá nhân có thể có tác động mạnh mẽ đến toàn bộ quá trình giao tiếp của doanh nghiệp.

Liên hệ trực tiếp không phải lúc nào cũng có thể tùy thuộc vào tình huống. Chính xác, cũng như việc thảo luận vấn đề với một số người tạo ra rào cản cho việc trao đổi thông tin. Do đó, giao tiếp kinh doanh có một hình thức tương tác khác:

• Thư từ kinh doanh... Mệnh lệnh, thư và sắc lệnh là một hình thức giao tiếp gián tiếp. Giao tiếp bằng văn bản là cần thiết để giải quyết các tình huống xung đột hoặc gay gắt cả trong tổ chức và giữa các pháp nhân;
• họp báo liên quan đến việc thông báo cho công chúng để thảo luận về các vấn đề thời sự thông qua một cuộc họp của các quan chức với đại diện của các phương tiện truyền thông;
• Cuộc họp. Nó được thực hiện trực tiếp trong tổ chức nhằm hình thành và giải quyết vấn đề giữa các nhân viên. Người quản lý cần thảo luận các hoạt động công việc với nhiều nhân viên cùng một lúc.

Trong quá trình hoạt động nghề nghiệp, nhiều tình huống nảy sinh khác nhau bao hàm các hình thức giao tiếp trong kinh doanh. Một số không thể được giải quyết mà không có xung đột, những người khác yêu cầu một cách tiếp cận khoan dung. Quá trình này bị cản trở bởi cảm xúc bộc phát của các cá nhân bảo vệ quan điểm của họ.

Có các đặc điểm cá nhân bổ sung cho định nghĩa về giao tiếp kinh doanh. Các bên tương tác tuân thủ các nghi thức đã được thiết lập, các nghi thức này phát triển tùy thuộc vào đặc điểm quốc gia và nghề nghiệp. Tâm lý, hành vi ngôn ngữ và nhận thức của người tham gia về bộ máy nhà nước cũng có tác động đáng kể đến diễn biến cuộc trò chuyện.

Chiến lược hình thành nền tảng của cuộc trò chuyện phải được lựa chọn một cách chính xác. Vì mục đích này, trước tiên nên tính đến các đặc điểm của người đối thoại:

• loại tính khí và biểu hiện của cảm xúc;
• tính năng ngôn ngữ;
• phong tục tập quán quốc gia;
• quả cầu chuyên nghiệp;
• vị trí trong công ty;
• khoan dung và thái độ đối với những người khác quốc tịch.

Đạo đức trong triết lý giao tiếp kinh doanh đóng một vai trò quan trọng, đang là vấn đề cấp thiết hiện nay. Hầu như tất cả mọi người đều thực hiện một giao dịch thương mại hàng ngày. Hơn nữa, một phần đáng kể của cuộc sống thuộc về việc tham gia và chuẩn bị cho các hoạt động nghề nghiệp.

Là một phần của các chương trình đạo đức toàn diện, nhiều công ty đã phát triển các chính sách nội bộ nhằm giải quyết các hành vi văn hóa của nhân viên. Chính sách được thực hiện cả trong những lời kêu gọi đơn giản về việc tuân thủ các quy tắc chung của văn hóa và trong một quy tắc chi tiết hơn.

Loại thứ hai bao gồm các yêu cầu hành vi cụ thể thể hiện kỳ ​​vọng của công ty đối với người lao động. Ngoài ra, chính sách nội bộ là danh sách các khuyến nghị để giải quyết một số vấn đề chung nảy sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Đạo đức kinh doanh dựa trên hai lĩnh vực: thực dụng và đơn thuốc. Nguyên tắc đầu tiên là khai thác lợi ích tối đa từ nhiều người hơn. Chi phí phải được bù đắp bằng những lợi ích tích lũy của các cuộc tiếp xúc và thỏa thuận kinh doanh.

Lệnh cấm đạo đức là các quyết định do một cá nhân đưa ra không nên phụ thuộc vào các hậu quả và các quy tắc do xã hội ra lệnh. Ví dụ, tổ chức không nên nói dối người tiêu dùng về các dịch vụ mà tổ chức cung cấp.

Biết các nghi thức kinh doanh có liên quan vì nó giúp người được phỏng vấn có vị trí thuận lợi hơn. Tuy nhiên, những người đối thoại nên tính đến lợi ích của nhau và dựa trên lợi ích chung khi thảo luận về mục tiêu. Đồng thời, cần bảo vệ các lập trường bằng một bài phát biểu được xác định rõ ràng, hình thành chính xác suy nghĩ của bạn. Để đạt được một kết quả tích cực phụ thuộc vào sự hiểu biết lẫn nhau và hợp tác của cả hai bên.

Lĩnh vực giao tiếp kinh doanh ảnh hưởng đến hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống hàng ngày. Sự tương tác rộng rãi như vậy không phải là ngoại lệ đối với danh sách các giao tiếp giữa các cá nhân, đòi hỏi sự điều chỉnh của các quy trình.

Quá trình đàm phán kinh doanh dựa trên các nguyên tắc cơ bản:

• Giao tiếp kinh doanh không chỉ ảnh hưởng đến việc thảo luận các vấn đề cụ thể mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ cá nhân của những người đối thoại. Do đó, bất kỳ sự tiếp xúc nào không hoàn toàn nếu không có sự va chạm giữa các cá nhân;
• Mỗi người bắt đầu sự liên tục của cuộc trò chuyện thông qua các cử chỉ bằng lời nói và không lời. Nhờ những thông điệp như vậy, người đối thoại rút ra kết luận và mô phỏng tình hình hiện tại;
• Có mục đích. Bất kỳ hành động giao tiếp nào đều mang một mục tiêu cụ thể: thiết lập mối liên hệ kinh doanh hoặc giải quyết một vấn đề chung. Cùng với nó, cũng có những nhiệm vụ tiềm ẩn. Ví dụ, khi mô tả một vấn đề để truyền tải bản chất của cuộc họp, người thuyết trình có thể vô tình chứng minh cho khán giả thấy sự uyên bác và tài hùng biện;
• Tính đa chiều không chỉ dựa trên sự luân chuyển thông tin giữa những người đối thoại mà còn dựa trên sự điều tiết thích hợp các mối quan hệ. Cuộc trò chuyện là một cuộc truyền phát dữ liệu cá nhân và thỏa thuận giữa các đối tác kinh doanh. Đồng thời, có biểu hiện của một nền tảng tình cảm giữa các cá nhân. Ví dụ, một trong những người đối thoại có thể thể hiện vị trí thống trị trong mối quan hệ với đối tác của mình.

Các quy tắc ứng xử quyết định giọng điệu của cuộc trò chuyện. Bất kỳ cử chỉ sai trái và lời nói bất cẩn nào cũng có thể làm gián đoạn một thỏa thuận trị giá hàng triệu đô la, trong khi một sự nhân từ sẽ giúp ký kết một hợp đồng béo bở. Điều quan trọng là phải biết danh sách các chuẩn mực cơ bản cho một kết quả tích cực của giao tiếp kinh doanh.

Cần phải giữ nhịp độ tối ưu của cuộc trò chuyện và sử dụng các kỹ thuật tâm lý. Cuộc trò chuyện chậm khiến người đối thoại mất tập trung vào việc trao đổi thông tin chính. Mặt khác, nhờ nói nhanh nên hầu như không thể truyền tải thông tin cần thiết đến người nghe. Bằng cách xen kẽ giữa các tin nhắn dài và ngắn, có thể đạt được một kết quả tích cực.

Các gợi ý quá tải thông tin nên được chia thành những phần nhỏ hơn, dễ tiêu hóa. Tuy nhiên, đừng chỉ sử dụng những đoạn văn ngắn mà không gây được ấn tượng như mong muốn.

Khi tạo hình ảnh, bạn nên tuân thủ một số tiêu chuẩn giúp tăng tỷ lệ thành công:

1. Bạn không nên bắt đầu cuộc trò chuyện bằng các đề xuất kinh doanh. Người đối thoại có thể coi đó là những đòn tấn công gây hấn, và ngay lập tức anh ta sẽ đáp lại với thái độ cực kỳ không thích cuộc trò chuyện;
2. Những câu hỏi được đặt ra một cách chính xác sẽ giúp đưa người đối thoại đến đúng suy nghĩ và làm loãng một cuộc trò chuyện căng thẳng;
3. Bạn không nên công khai bày tỏ quan điểm của riêng mình. Nếu không tránh được điều này, thì cần phải ngụy biện tư tưởng dưới một ý kiến ​​chủ quan, diễn đạt nhẹ nhàng, không phô trương;
4. Giao tiếp kinh doanh đòi hỏi sự tôn trọng các phép xã giao. Vượt ra ngoài ranh giới của các chuẩn mực văn hóa ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình giao tiếp;
5. Nó không được khuyến khích để thể hiện các giải pháp làm sẵn.Khuyến khích tự suy luận góp phần vào việc định vị của người đối thoại và một kết quả thuận lợi của việc tiếp xúc giữa các cá nhân với nhau.

Khả năng trình bày rõ ràng các suy nghĩ và chiến lược phù hợp có thể làm tăng cơ hội đạt được mục tiêu. Đồng thời, các bên tham gia phải hoàn thành vai trò của chính mình trong khuôn khổ hợp tác cùng có lợi. Những người đối thoại cần tính đến lợi ích của nhau và tôn trọng các chuẩn mực văn hóa đã được thiết lập.

Khi thực hiện giao tiếp kinh doanh, không nên rời khỏi không gian chuyên nghiệp. Trong cuộc sống hàng ngày, người đối thoại có thể vừa là quản lý vừa là nhân viên cấp trung. Cả hai người tham gia đều tuân thủ vai trò của hoạt động nghề nghiệp. Trong công việc, sự hợp tác và tương tác tích cực rất quan trọng.

Để biết thêm thông tin về các kỹ năng giao tiếp kinh doanh quan trọng nhất, hãy xem video tiếp theo.