Tổng quan về các nghiệp vụ văn phòng

Mọi người đều biết rằng những nghề quan trọng nhất là lính cứu hỏa, cảnh sát, bác sĩ. Mỗi ngày họ đều chiến đấu vì sự an toàn của con người. Nhưng không phải ai cũng muốn đối phó với chúng hàng ngày. Nhưng đôi khi bạn phải nhìn thấy nhân viên văn phòng nhiều hơn một lần. Ai đó có thể nói rằng điều khiển một con chuột máy tính dễ hơn nhiều so với việc cầm vòi chữa cháy hay bắt tội phạm. Nhưng ý kiến ​​này là sai - bất kỳ công việc nào cũng khó thực hiện. Và nếu bạn nghĩ về nó, toàn bộ công ty có thể sụp đổ nếu không có nhân viên văn phòng.

Khái niệm "các nghề văn phòng" được khái quát. Một cụm từ chứa đựng nhiều đặc điểm, trong đó có một yêu cầu chung - vị trí của nơi làm việc trong văn phòng của công ty.

Bắt đầu một cuộc trò chuyện về các nghiệp vụ văn phòng, trong đầu tôi nảy ra ý nghĩ về những chuyên ngành như giám đốc và thư ký. Khoảng 20 năm trước, danh sách này được bổ sung thêm một cán bộ nhân sự và một kế toán. Và bây giờ - văn phòng đã sẵn sàng. Hôm nay bức tranh có vẻ khác. Các công ty lớn đã tạo ra nhiều phòng ban. Và mỗi người sử dụng đại diện của các nghiệp vụ văn phòng. Đây là những trợ lý, người quản lý các hướng khác nhau, người điều hành, người lưu trữ, người quản lý tài liệu và nhiều người khác.

Chắc hẳn nhiều người biết đến cụm từ “sinh vật phù du văn phòng”. Nghe có vẻ hơi khó chịu, đặc biệt là đối với những người, ngồi trên những chiếc ghế thoải mái, hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình và xem công ty của họ phát triển đi lên như thế nào thông qua nỗ lực của họ. Tuy nhiên, những “sinh vật phù du văn phòng” không chỉ là những người quản lý, kế toán thông thường. Họ cũng bao gồm các chuyên gia phụ trách truyền thông, thu thập và phân tích thông tin cạnh tranh, và những người cung cấp các điều kiện thoải mái cho nhân viên văn phòng.

Do tiến bộ công nghệ, hầu hết các công việc văn phòng đều diễn ra trên không gian trực tuyến. Thông qua Internet, các nguồn lực sản xuất được theo dõi, các ứng viên cho vị trí tuyển dụng được tìm kiếm, các giao dịch tài chính được thực hiện và hơn thế nữa. Nhân viên văn phòng phải bắt kịp thời đại, cải thiện và thu nhận các kỹ năng mới.

Mỗi ngày trong tuần, nhân viên văn phòng thay thế vị trí của họ và dường như đối với các đại diện của các ngành nghề khác, họ tạo ra diện mạo của công việc. Nhưng ý kiến ​​này là sai. "Sinh vật phù du văn phòng" không quen nói về những thành tựu của họ trong lĩnh vực công việc. Giành được một cuộc đấu thầu lớn hay ký kết hợp đồng dài hạn với một khách hàng lớn là chuyện thường tình của họ.

Tất nhiên, không phải công ty nào cũng có đủ khả năng để có một lực lượng lao động lớn. Do đó, họ chọn các chuyên gia, nếu không có người, công việc trong văn phòng sẽ chỉ dừng lại. Danh sách này chỉ bao gồm 5 vị trí nên được điền bởi những người có kinh nghiệm làm việc.

Gần đây hơn, những chuyên gia này được gọi là thư ký. Nhiều người tin rằng nhiệm vụ chính của họ là mang cà phê. Và khi từ “thư ký” được đổi thành “quản lý văn phòng”, công chúng đã được biết nhân viên này nên làm gì. Trước hết, anh ta phải biết tiêu chuẩn của nhà nước về thủ tục giấy tờ. Trách nhiệm của anh ta bao gồm việc lưu giữ hồ sơ các công việc của công ty, sắp xếp các chuyến công tác cho nhân viên của công ty. Một công việc khác đối với người quản lý văn phòng là giữ cho ông chủ bình tĩnh trong khi ông đàm phán hoặc giao dịch chứng khoán.

Ai đó sẽ nói rằng không khó để ngồi đồng phục ở cửa ra vào văn phòng, ai cũng có thể ứng phó với công việc này. Nhưng không. Nhiệm vụ chính của nhân viên bảo vệ là kiểm soát an ninh của không gian văn phòng và nhân viên của công ty. Anh ta phải quan sát những người đến. Trong trường hợp nguy hiểm, ngay lập tức phản ứng - bất ngờ bọn tội phạm sẽ nảy sinh ý định cướp phòng kế toán văn phòng. Chỉ một người có phản ứng tốt và thể lực tốt mới có thể hóa giải được đối phương.

Và một lần nữa, dư luận lại méo mó về nghề này. Hầu hết mọi người đều nghĩ rằng bộ phận kế toán chỉ đếm tiền. Có thể 20 năm trước là như vậy, nhưng ngày nay họ có trách nhiệm rất lớn. Đó là báo cáo thuế, chuẩn bị các tài liệu tài chính, làm việc với một số ngân hàng mà công ty có tài khoản và hơn thế nữa.

Không, đây không phải là một người phụ nữ dọn dẹp. Người ở vị trí này là người trông coi lò sưởi của văn phòng. Nhiệm vụ chính của người chăm sóc là hướng dẫn những người tạo ra sự sạch sẽ và thoải mái trong văn phòng. Chính người quản lý này được trao quyền thiết lập một số quy tắc ứng xử cho nhân viên của công ty trong không gian văn phòng. Người chăm sóc có kế hoạch thực hiện công việc sửa chữa không làm phương hại đến sản xuất.

Chức năng chính của một đại diện của nghề này là giám sát hoạt động chính xác của mạng máy tính văn phòng. Người này kết nối thiết bị hệ thống mới, cài đặt các chương trình cần thiết cho hoạt động và giải quyết các vấn đề về sự cố của máy tính và máy in. Nếu cần, quản trị viên hệ thống viết chương trình cho công ty.

Ngoài các loại ngành nghề được trình bày, nếu không có công việc của văn phòng sẽ rơi vào một nơi, có những chuyên ngành khác đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy công ty.

Một trong danh sách các chuyên gia chính tham gia làm việc với các nhà cung cấp.Nhờ các hoạt động của anh, công ty đã kịp thời nhận được những nguyên vật liệu cần thiết cho việc sản xuất các sản phẩm bán ra. Họ biết mọi thứ về chất lượng của vật liệu đã mua, giá cả của chúng, họ có thể mặc cả để giảm chi phí trong hóa đơn.

Một vị trí quan trọng trong bất kỳ công ty nào yêu cầu ứng viên phải có trình độ học vấn cao hơn và kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tương tự. Đây là một trong những nghề được trả lương cao, vì một chuyên gia có rất nhiều nhiệm vụ. Nhưng trước tiên, anh ta phải tìm ra các giải pháp khác nhau để tăng lợi nhuận của công ty, bắt đầu từ lợi nhuận của hoạt động sản xuất.

Một nghề văn phòng tương đối mới đòi hỏi một người phải có trình độ học vấn cao hơn và sự hiện diện của những phẩm chất như kỹ năng giao tiếp và trách nhiệm. Công việc của một GR-manager là kết nối giao tiếp với các cơ quan chức năng, thiết lập quan hệ kinh doanh với các cơ quan chính phủ. Anh ta nên là người đầu tiên biết về những thay đổi chính trị sắp tới và thông báo cho lãnh đạo của mình về điều đó. Hiếm có người phụ nữ nào ở vị trí này.

Một công việc tuyệt vời cho những cô gái có bằng đại học luật học. Bản thân nghề này đã được biết đến trên thị trường từ những năm 2000, nhưng không phải ai cũng hiểu được tầm quan trọng của nó. Nhiệm vụ chính của một chuyên gia IR là thiết lập các mối quan hệ kinh doanh với các nhà đầu tư và sau đó tương tác với họ.

Ngoài các chuyên ngành đã trình bày, một số nhà quản lý xung đột, một chuyên gia lập kế hoạch và một nhà quản lý chống khủng hoảng nên có mặt trong văn phòng. Chúng cũng được phân chia theo loại hình và đặc điểm kỹ thuật của tổ chức. Trong các công ty lớn, toàn bộ các phòng ban được tạo ra cho các chuyên gia này, nơi mỗi nhân viên làm việc theo các nhiệm vụ tương ứng với chuyên môn của mình.

Nhân tiện, gần đây có thông báo từ các công ty lớn đang tìm kiếm trợ lý cho các bác sĩ chuyên khoa đầu ngành. Nhưng yêu cầu đối với họ rất khắt khe, và trước hết đó là kinh nghiệm làm việc.