Thư ký nghiệp vụ

Trong văn phòng của hầu hết bất kỳ công ty hiện đại nào, thư ký chiếm một vị trí đặc biệt. Đây là một chuyên gia giúp duy trì tổ chức có tổ chức và hoạt động. Trên thực tế, nó là trung gian giữa người quản lý, nhân viên, đối tác và khách hàng. Theo quy định, để có được vị trí này không khó - không phải lúc nào cũng yêu cầu trình độ học vấn cao hơn và kinh nghiệm làm việc dày dặn. Và bạn có thể xây dựng một sự nghiệp tốt và thú vị trong tương lai nếu bạn thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả và có trách nhiệm.

Nghề thư ký đã được nhắc đến từ thời La Mã cổ đại. Theo các nhà sử học, những công nhân như vậy được thuê bởi những người yêu nước và những công dân quý tộc hoặc chỉ đơn giản là giàu có của đất nước. Nam giới từ các tầng lớp thấp hơn có trình độ học vấn tốt được nhận làm thư ký. Vào thời điểm đó, nhiệm vụ của những người lao động như vậy bao gồm công việc văn phòng, thư từ và thường là tài chính và thậm chí là bí mật của người sử dụng lao động.

Ở Nga, chức vụ thư ký xuất hiện vào năm 1720 nhờ Peter I. Yêu cầu nghiêm ngặt được đặt ra đối với nghề nghiệp - trình độ học vấn, kiến ​​thức tốt về luật pháp, hiểu biết về tất cả các sự tinh tế và cụ thể. Vị trí thư ký cá nhân đã được yêu cầu từ năm 1840 - nhiều nhà quản lý của các doanh nghiệp khác nhau thường cần một trợ lý riêng.

Công việc hiện đại của một thư ký thường là tiếp tân và tổ chức công việc trong văn phòng - không chỉ giúp người quản lý mà còn giúp đỡ đồng nghiệp và khách.Ngày nay, thư ký được coi là bộ mặt của công ty, và bằng vẻ bề ngoài của họ, khách đánh giá sự vững chắc của toàn bộ doanh nghiệp. Ngày nay, nghề này chủ yếu được coi là phụ nữ vì đặc thù của nó. Trong quá trình phát triển của nghề, một số hướng đi của thư ký đã được hình thành, tùy thuộc vào chuyên môn.

• Thư ký văn phòng (trưởng phòng). Các trách nhiệm là phân phối các cuộc điện thoại, gặp gỡ khách, thực hiện các chỉ đạo từ quản lý và đảm bảo hoạt động ổn định của văn phòng (đặt hàng văn phòng phẩm, nước, v.v.). Để có được một vị trí, một nhân viên không cần phải có trình độ học vấn đặc biệt. Trong nấc thang sự nghiệp, vị trí này thường là vị trí bắt đầu.

• Trợ lý thư ký. Vị trí tương tự như quản lý văn phòng, nhưng trách nhiệm và phức tạp hơn. Tại đây, các trách nhiệm sẽ là chuẩn bị các giải pháp thiết kế, chỉnh sửa tài liệu, soạn thảo văn bản cho các bài phát biểu của người đứng đầu tại các sự kiện khác nhau, cũng như kiểm soát một phần công việc của nhân viên trong tổ chức. Để có được một vị trí như vậy đòi hỏi phải có giáo dục đặc biệt (các khóa học, trung tâm đào tạo).

• Trợ lý cá nhân cho người quản lý. Vị trí này được coi là danh dự. Một trợ lý như vậy cần xây dựng mối quan hệ với cấp quản lý và tạo ra bầu không khí tin cậy. Để thực hiện nhiệm vụ, bạn sẽ cần kiến ​​thức về các chi tiết cụ thể của nghề nghiệp, những điều cơ bản của công việc văn phòng, khả năng chống căng thẳng và sự tự tin. Công việc thường bao gồm giải quyết các vấn đề về tổ chức và hành chính.

Ngoài những ngành nghề này, có một số chuyên ngành có tính đặc thù hẹp.

• Nhân viên văn phòng. Một nhân viên sắp xếp tài liệu, lập hóa đơn, đăng ký thư từ đến và đi, tạo thành một kho lưu trữ.
• Thư ký-phiên dịch. Ngoài các trách nhiệm cơ bản, trình độ ngoại ngữ cao sẽ được yêu cầu. Người lao động tham gia đàm phán với các đối tác nước ngoài.
• Thư ký tư pháp. Nhân viên phục vụ tại tòa, kiểm tra sự tham dự của mọi người tại các cuộc họp, lưu giữ biên bản phiên điều trần, đưa ra các hành vi xét xử và thực hiện các mệnh lệnh khác nhau của thẩm phán.
• Thư ký kỹ thuật. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ, bạn cần biết cách đánh máy "mù", trả lời điện thoại và có thể làm việc với các thiết bị văn phòng.

Các tính năng đặc trưng bổ sung của nghề hiện đại là:

• thư từ kinh doanh;
• tốc độ cao của phương pháp gõ "mù" - không cần nhìn bàn phím và sử dụng cả 10 ngón tay;
• khả năng sử dụng nhiều loại thiết bị văn phòng;
• khả năng tổ chức tài liệu (thư từ, lưu trữ).

Những lợi thế của nghề này bao gồm những điều sau đây:

• không có hoạt động thể chất;
• có cơ hội đạt được các kỹ năng giao tiếp quan trọng và kết nối hữu ích;
• không cần phải có chuyên môn mới có được việc làm;
• làm việc trong điều kiện thoải mái;
• trong một số trường hợp, bạn có thể sử dụng thiết bị văn phòng cho mục đích cá nhân (máy photocopy, scan);
• đôi khi có thể kết hợp học và làm.

Như trong bất kỳ ngành nghề nào khác, vị trí thư ký có những hạn chế của nó:

• liên tục có mặt của ban quản lý;
• ngoại hình hoàn mỹ hàng ngày (đặc biệt quan trọng trong các công ty lớn);
• các nhiệm vụ tương tự và công việc thường ngày (thường là điển hình cho các tổ chức nhỏ);
• công việc thường xuyên căng thẳng;
• hoàn thành các nhiệm vụ cá nhân của cấp trên mà không liên quan đến công việc;
• hiếm khi có cơ hội để nhận ra bản thân;
• chế độ hoạt động có thể không đều.

Quan điểm phát triển cho thư ký thường bị nghi ngờ. Một số nhà quản lý không vội để mất một nhân viên giỏi và điều chuyển anh ta sang một vị trí khác.Những người khác hiểu biết và thường được thăng chức thành những người lao động có trách nhiệm, chăm chỉ và chuyên nghiệp.

Một văn bản được lập ra để quy định quyền và nghĩa vụ của người lao động là bản mô tả công việc, nó cũng quan trọng không kém đối với thư ký và cấp quản lý. Nó bao gồm các quyền và nghĩa vụ của cả hai bên trong thỏa thuận lao động, giúp chúng ta có thể sử dụng nó như một công cụ để điều phối hiệu quả các quá trình sản xuất.

Không có một hình thức hướng dẫn duy nhất nào, vì vậy bạn có thể soạn nó bằng cách sử dụng mẫu tạo sẵn hoặc phát triển tài liệu của riêng bạn. Khi soạn thảo văn bản, cần lưu ý rằng ở mỗi công ty, thư ký công ty thực hiện các chức năng khác nhau, mặc dù công việc cơ bản giống nhau.

Bản mô tả công việc nên được lập có tính đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và bao gồm các phần chính sau đây.

• Các quy định chung.
• Chức năng.
• Trách nhiệm công việc.
• Quyền hạn.
• Một trách nhiệm.

Ngoài các trách nhiệm chính, nó được phép giới thiệu các chức năng bổ sung trong bản mô tả công việc, có tính đến chuyên môn hóa. Vì vậy, các chỉ thị của một thư ký, thư ký kỹ thuật, thư ký quân sự hoặc khoa học sẽ chứa các chức năng thư ký cơ bản tương tự, nhưng khác nhau về các nhiệm vụ chuyên ngành sẽ cần được chỉ ra trong tài liệu.

Theo nghĩa cổ điển, các chức năng sau đây có thể được quy cho các nhiệm vụ thống nhất chính của thư ký:

• đảm bảo các hoạt động hành chính của người đứng đầu;
• thực hiện các thư từ kinh doanh, bao gồm các cuộc gọi và email;
• chấp nhận và phân phối lại thư từ, chuẩn bị và gửi thư trả lời cho những bức thư đã nhận;
• thu thập và xử lý thông tin cần thiết cho người quản lý, cung cấp cho công việc văn phòng;
• chấp nhận tài liệu từ nhân viên để chuyển tiếp cho quản lý để ký và xem xét;
• chuẩn bị các cuộc họp, cuộc họp và hội nghị, lưu giữ các biên bản của họ;
• mua văn phòng phẩm và các sản phẩm cần thiết khác để đảm bảo văn phòng hoạt động trơn tru;
• giải quyết các công việc tổ chức cho việc tiếp đón nhân viên và du khách;
• thực hiện các công việc khác liên quan đến chức vụ đang đảm nhiệm.

Ngoài ra, các nghĩa vụ có thể trở thành:

• kiểm soát việc thực hiện các lệnh, lệnh;
• quét và sao chép tài liệu;
• hủy hoặc hoãn thời hạn;
• đặt vé và phòng khách sạn;
• lập báo cáo chi phí đi lại;
• pha chế đồ uống và đãi khách.

Thư ký làm việc thường xuyên và phải tiếp xúc nhiều với nhiều người khác nhau, do đó, một chuyên viên giỏi phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• sự ngăn nắp;
• sự chính xác;
• lòng nhân từ;
• một nền văn hóa của lời nói;
• sự hòa đồng;
• thiếu những thói quen xấu.

Vì thư ký là “bộ mặt” của công ty, nên ngoại hình dễ chịu của nhân viên là tiêu chí cần thiết. Điều quan trọng cần lưu ý ở đây là chúng ta đang nói về cảm nhận về phong cách và sự hiện diện của hương vị, chứ không phải về ngoại hình kiểu mẫu. Phụ nữ thường trở thành thư ký vì họ được coi là những người linh hoạt hơn, chịu được căng thẳng và có thể tạo ra một bầu không khí ấm cúng trong văn phòng.

Đặc thù của công việc thư ký là thường xuyên giúp đỡ người quản lý trong hoạt động kinh doanh. Vì lý do này, những phẩm chất nghề nghiệp như vậy là cực kỳ quan trọng:

• một trách nhiệm;
• đúng giờ;
• sự chăm chú;
• siêng năng;
• khả năng học hỏi;
• tổ chức.

Để có được một công việc thư ký, bạn thường không cần phải học cao hơn, các khóa học chuyên ngành đã hoàn thành là khá phù hợp. Những kiến ​​thức thu được trong lĩnh vực tâm lý học, tốc độ đọc và ghi chép sẽ rất hữu ích. Các kiến ​​thức cơ bản của nghề thư ký có thể được học trong các trường cao đẳng chuyên ngành. Chương trình đào tạo này dành cho những học sinh đã tốt nghiệp lớp 9 hoặc lớp 11 và sẽ mất 1-3 năm, tùy thuộc vào trình độ trung học hiện có.

Nếu sự lựa chọn rơi vào một công ty có uy tín, thì điều quan trọng là phải có được một nền giáo dục chuyên biệt. Ví dụ, trực thuộc Bộ Ngoại giao Liên bang Nga có một trung tâm đào tạo chuyên đào tạo các thư ký. Trung tâm dạy học viên tin học, những điều cơ bản của công việc văn phòng, đạo đức kinh doanh và phép xã giao, và tiếng Anh. Vì các trường đại học trong nước không đào tạo về công việc thư ký nên các ứng viên có bằng tốt nghiệp ngữ văn, truyền thông, tâm lý học và các lĩnh vực tương tự khác có lợi thế hơn. Một số công ty cung cấp chương trình đào tạo cho các ứng viên mà họ sẵn sàng tuyển dụng.

Bạn có thể làm thư ký trong một tổ chức có uy tín, trong một doanh nghiệp nhỏ và trong cơ quan chính phủ, ví dụ, tại một trường học hoặc trường đại học. Ngày nay hầu hết mọi nhà lãnh đạo đều cần thư ký hoặc trợ lý. Vị trí thư ký được che giấu trong nhiều huyền thoại khác nhau - một số nói về việc bắt đầu một sự nghiệp thú vị trong nghề này, trong khi những người khác cho rằng thực tế không có sự thăng tiến nào.

Trên thực tế, sự thăng tiến trong sự nghiệp phần lớn phụ thuộc vào phẩm chất cá nhân. Sáng kiến ​​và làm việc chăm chỉ sẽ giúp bạn tiến lên vị trí cao hơn trong công ty, ví dụ, đầu tiên là trợ lý giám đốc, sau đó trở thành quản lý. Sự phát triển hơn nữa trong công ty sẽ nằm trong tay của chính chuyên gia.

Thuở mới vào nghề, khó có thể trông chờ vào mức lương cao. Các nhà tuyển dụng thường đưa ra mức lương từ 15.000-20.000 rúp cho người lao động không có kinh nghiệm. tùy thuộc vào khu vực cư trú. Ở các thành phố lớn, lương thường cao hơn. Mức lương trung bình của một nhân viên có kinh nghiệm là 30.000-45.000 rúp. trên khắp nước Nga. Các chuyên gia có trình độ cao hơn, ví dụ, trợ lý cá nhân cho người quản lý và trợ lý, kiếm được 60.000-80000 rúp.