Sơ yếu lý lịch của thư ký: những điểm chính và mẹo để soạn thảo

Thư ký là người làm việc với tài liệu. Chuyên gia này đóng một vai trò quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào, vì thứ tự trong tài liệu và tủ tài liệu phụ thuộc vào anh ta. Ngày nay, trước sự phát triển của công nghệ thông tin, công việc văn thư không chỉ dừng lại ở những văn bản điện tử.

Bộ phận nhân sự của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng tiếp cận tuyển chọn những nhân viên có trách nhiệm cao. Để có được vị trí này, bạn cần viết sơ yếu lý lịch một cách chính xác và thành thạo. Chúng tôi sẽ nói về các tính năng của quá trình này trong bài viết hôm nay của chúng tôi.

Trước hết, cần hiểu chuyên viên này đang làm gì tại doanh nghiệp. Vì vậy, trách nhiệm chính của thư ký (hoặc thư ký) là duy trì dòng tài liệu của tổ chức mà anh ta làm việc. Theo đó, chuyên viên giữ vị trí này phải biết tất cả các quy tắc và tính năng của công việc văn phòng - yêu cầu này là cơ bản đối với mọi ứng viên.

Bản thân quy trình xử lý công việc của công ty phải được thực hiện trên cơ sở các văn bản và quy tắc nội bộ, cũng như sử dụng luật ràng buộc chung của Liên bang Nga, về mặt này, thư ký phải là người rất có thẩm quyền và hiểu biết về pháp luật.

Một số nhà tuyển dụng yêu cầu nhân viên bán hàng phải có giáo dục đại học chuyên ngành. Trong một số trường hợp, giáo dục trung học chuyên biệt hoặc các khóa học có thể phù hợp.Bằng cách này hay cách khác, nhưng những yêu cầu cơ bản cho một thư ký chắc chắn sẽ được nêu ra trong vị trí tuyển dụng, vì vậy điều quan trọng là phải đọc kỹ trước khi nộp hồ sơ.

Một nhân viên bán hàng là một nhân viên văn phòng, do đó anh ta phải biết và tuân theo các quy tắc về nghi thức kinh doanh và quy tắc ăn mặc... Thông thường, lịch làm việc của chuyên viên này trùng với ngày làm việc truyền thống ở văn phòng (ví dụ, từ 9 giờ đến 18 giờ với thời gian nghỉ trưa một giờ).

Các nhiệm vụ trước mắt của một chuyên gia bao gồm:

• chuẩn bị, thực hiện, xử lý và lưu trữ tài liệu;
• làm việc với thư từ (cả đến và đi);
• thực hiện mệnh lệnh của người đứng đầu, v.v.

Vì lý lịch là một tài liệu chính thức nên việc tuân thủ rõ ràng cấu trúc của nó là rất quan trọng. Tài liệu phải bao gồm một số phần bắt buộc. Hãy xem xét những cái chính.

Như đã đề cập ở trên, các kỹ năng công việc chính của một thư ký là khả năng làm việc với tài liệu, kiến ​​thức về các văn bản quy định nội bộ của công ty cũng như kỹ năng làm việc với các thiết bị văn phòng. Những kỹ năng này là cơ bản, nếu không có chúng bạn sẽ không được tuyển dụng, vì vậy bắt buộc phải đưa chúng vào hồ sơ xin việc của bạn.

Ngoài ra, điều quan trọng là nhân viên bán hàng là một người sử dụng máy tính có kinh nghiệm và có thể làm việc trong các chương trình văn phòng, bởi vì ngày nay một số lượng lớn các tài liệu chỉ tồn tại ở dạng điện tử. Ngoài ra, thư từ khá thường xuyên được thực hiện bằng cách sử dụng không phải thường xuyên, mà là e-mail.

Những phẩm chất cá nhân mà bạn quy định trong sơ yếu lý lịch phải hoàn toàn tương ứng với tính chất công việc, giúp bạn làm việc đó một cách chuyên nghiệp. Vì vậy, đối với nhân viên thư ký, những đặc điểm cá nhân hữu ích trong công việc sẽ là những phẩm chất như Khả năng làm việc với một lượng lớn thông tin, siêng năng, chú ý, chính xác, kỷ luật, tập trung vào chi tiết, chống căng thẳng, trí nhớ tốt. Nếu bạn có những phẩm chất này, thì hãy đưa chúng vào sơ yếu lý lịch của bạn.

Như đã đề cập ở trên, giáo dục cho một nhân viên bán hàng không phải là khía cạnh quan trọng nhất. Nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu thư ký của họ phải tốt nghiệp đại học trong chuyên ngành liên quan, nhưng quy tắc này không áp dụng trong mọi tổ chức. Trong một số trường hợp, bạn sẽ được tuyển dụng nếu bạn có bằng tốt nghiệp giáo dục đại học ở bất kỳ chuyên ngành nào, trong những trường hợp khác, bạn sẽ chỉ cần bằng tốt nghiệp của một trường kỹ thuật hoặc cao đẳng. Dẫu sao thì điều quan trọng là phải đọc kỹ các yêu cầu của nhà tuyển dụng và mô tả công việc.

Bạn chỉ nên viết thông tin trung thực trong sơ yếu lý lịch của mình. Cho biết các cơ sở giáo dục cao hơn và trung học mà bạn đã tốt nghiệp... Bạn cũng có thể nói về các khóa học, đào tạo và các lớp học thạc sĩ bạn đã tham gia. Một kinh nghiệm giáo dục như thế này sẽ trấn an nhà tuyển dụng rằng bạn là một người có mục tiêu và động lực.

Nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu kinh nghiệm làm việc từ những người tìm việc cho vị trí văn thư. Đó là lý do tại sao, trong sơ yếu lý lịch của bạn, theo thứ tự thời gian, bạn nên liệt kê các công ty cụ thể kèm theo vị trí và thời gian làm việc của bạn.

Nếu có thể, hãy yêu cầu các nhà tuyển dụng cũ viết thư cho bạn đề xuất hoặc phản hồi. Bạn có thể đính kèm những tài liệu này vào sơ yếu lý lịch của mình. Họ sẽ khẳng định sự chuyên nghiệp của bạn.

Một sơ yếu lý lịch có năng lực là cơ hội để bạn có được vị trí mong muốn. Đó là lý do tại sao bạn cần tiếp cận việc viết một tài liệu với tất cả trách nhiệm... Sau khi bạn đã tạo cấu trúc và điền vào tất cả các trường, hãy đảm bảo rằng tài liệu tuân thủ tất cả các quy tắc của tiếng Nga: không có lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu câu. Sự hiện diện của những thiếu sót như vậy sẽ làm giảm đáng kể cơ hội nhận được việc làm của bạn, bởi vì một thư ký là một chuyên gia có nhiệm vụ bao gồm việc soạn thảo các tài liệu của công ty.

Theo đó, nếu bạn viết sơ yếu lý lịch một cách mù chữ, nhà tuyển dụng sẽ có ấn tượng rằng bạn sẽ thay mặt công ty soạn thảo tất cả các tài liệu theo cách tương tự. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là không được lười biếng và đọc lại nhiều lần bản sơ yếu lý lịch đã viết.

Độ dài sơ yếu lý lịch tối ưu là 1 trang. Bạn không nên mô tả chi tiết tiểu sử và cuộc sống cá nhân của mình. Một tài liệu ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu sẽ làm cho nhà tuyển dụng thấy rõ rằng bạn coi trọng thời gian của họ. Tất cả các thông tin được viết trong sơ yếu lý lịch phải có liên quan.

Đảm bảo rằng sơ yếu lý lịch của bạn dễ đọc. Tạo các phần và tiểu mục. Các tiêu đề có thể được tô đậm nếu cần thiết. Chỉ sử dụng một phông chữ và cùng một định dạng. Hãy sử dụng các màu trung tính và không sử dụng các sắc thái sáng và bắt mắt.

Thư ký kiêm thư ký của thủ trưởng là người không chỉ làm việc với văn bản, mà còn với con người. Vì vậy, nhà tuyển dụng thường yêu cầu đính kèm ảnh của bạn vào sơ yếu lý lịch. Nếu một yêu cầu như vậy được chỉ ra trong vị trí tuyển dụng, thì bạn cần chọn bức ảnh phù hợp hoặc thực hiện một bức ảnh sẽ tương ứng với một mục đích cụ thể. Tuy nhiên, bạn không nên chọn một bức ảnh quá nghiêm túc, ví dụ như bức ảnh mà bạn đã sử dụng làm hộ chiếu của mình.

Một bản sơ yếu lý lịch được viết tốt sẽ giúp bạn viết nên tài liệu của riêng mình.