Mẹo viết sơ yếu lý lịch thư ký

Thư ký công ty có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động của tập thể lao động và cụ thể là người đứng đầu công ty. Đây là trợ lý cho người đứng đầu công ty, do đó, các ứng viên đặt ra yêu cầu khá khắt khe cho vị trí tuyển dụng này. Hãy để chúng tôi trình bày chi tiết hơn về các vấn đề để tạo ra một bản sơ yếu lý lịch thành công cho việc ứng tuyển vào vị trí thư ký.

Công việc của bất kỳ thư ký nào cũng đòi hỏi kỹ năng chuyển đổi nhanh chóng từ loại hoạt động công việc này sang loại hoạt động công việc khác. Người này thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, nhưng tất cả đều nhằm mục đích giúp đỡ người đầu tiên của công ty trong công việc, cũng như tiết kiệm công việc và thời gian cá nhân của anh ta. Theo truyền thống, các chức năng công việc của chuyên viên này bao gồm công việc văn phòng, làm việc với điện thoại, tổng đài điện thoại tự động mini và thiết bị văn phòng, phân phối lại cuộc gọi, cũng như tổ chức các cuộc họp, các chuyến công tác và một số công việc khác.

• Nhân viên lễ tân chịu trách nhiệm về việc tiếp đón khách hàng và du khách ban đầu, liên lạc qua điện thoại, nhận fax, cũng như hỗ trợ dịch vụ cho các cuộc đàm phán của người đứng đầu.
• Trách nhiệm công việc của nhà quản trị bao gồm việc tổ chức tương tác hiệu quả nhất của các nhân viên trong doanh nghiệp, duy trì trật tự trong không gian văn phòng, bảo dưỡng thiết bị văn phòng, cung cấp cho văn phòng công ty tất cả các văn phòng phẩm và đồ gia dụng cần thiết.
• Nhiệm vụ của một trợ lý giám đốc cá nhân hơi khác một chút. Chuyên gia này luôn biết về các sự kiện sắp tới.Ông ấy phải gánh vác việc lên lịch các cuộc họp làm việc của người đứng đầu, hoàn thành các nhiệm vụ cá nhân và nhiều nhiệm vụ khác, vốn thường được thương lượng riêng trong từng trường hợp, đổ lên vai ông ấy.
• Thư ký Toà án thường được gắn với một thẩm phán - nhân viên này tham gia vào các phiên tòa và thực hiện tất cả các công việc tài liệu cần thiết. Thư ký tư pháp tham gia vào việc lưu trữ tài liệu, chuyển tài liệu đến văn phòng, lưu giữ biên bản phiên toà, cũng như gửi giấy triệu tập. Yêu cầu đối với vị trí này là rất cao: nhân viên phải có trình độ học vấn pháp luật cao hơn và kinh nghiệm chuyên môn ít nhất 2 năm.
• Thư ký báo chí giám sát các vấn đề về trình bày thương hiệu, tương tác với các phương tiện truyền thông, tổng hợp các tin tức phù hợp. Trợ lý cá nhân tiếp nhận mọi thư từ, chuẩn bị mọi giấy tờ kinh doanh cho người đầu tiên của công ty, thu thập thông tin theo cách này hay cách khác liên quan đến việc đưa ra các quyết định quan trọng, và cũng thực hiện các mệnh lệnh một lần từ trưởng phòng.

Bất kỳ sơ yếu lý lịch nào cũng bao gồm một số khối. Dưới đây là các khuyến nghị về những điều cần chỉ ra trong mỗi nội dung đó cho thư ký tương lai.

Trong phiên bản mở rộng, danh sách các nhiệm vụ công việc của bất kỳ thư ký nào như sau:

• tiếp nhận đơn thư đến, phân bổ lại, chuyển đến người có trách nhiệm;
• chấp nhận các tài liệu để ký bởi trưởng phòng;
• trả lời các cuộc điện thoại đến và chuyển tiếp chúng;
• tổ chức đàm phán kinh doanh cho trưởng phòng;
• chuẩn bị kháng nghị, đơn thư và các tài liệu khác theo yêu cầu của Trưởng ban;
• chuẩn bị các cuộc họp và cuộc họp làm việc, thu thập các tài liệu cần thiết, thông báo cho tất cả những người tham gia sự kiện về địa điểm và thời gian tổ chức, hoàn thiện biên bản cuộc họp;
• cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị tiếp khách của Thủ trưởng;
• kiểm soát việc thực hiện các mệnh lệnh điều hành của nhân viên trong công ty;
• cung cấp cho ban giám đốc công ty những vật dụng văn phòng, thiết bị văn phòng và các phương tiện khác cần thiết cho công việc, góp phần giúp công việc của nhân sự diễn ra suôn sẻ;
• tiếp khách;
• duy trì kho lưu trữ của công ty;
• tổ chức các chuyến công tác cho người đầu tiên của công ty: mua vé, cũng như đặt phòng khách sạn;
• thực hiện các đơn đặt hàng khác.

Một ứng cử viên thành công cho vị trí thư ký phải có các kỹ năng sau, có thể được chỉ ra trong sơ yếu lý lịch:

• công việc văn phòng;
• thực hiện các cuộc điện đàm;
• gặp gỡ và tư vấn ban đầu của khách hàng;
• duy trì sinh hoạt của văn phòng;
• xử lý thư từ;
• tổ chức các sự kiện và cuộc họp kinh doanh;
• quản lý thời gian của người đứng đầu;
• kiến thức về thiết bị văn phòng và chương trình PC văn phòng.

Ưu tiên kỹ năng nào phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động của công ty... Ví dụ, nếu bạn cần thư ký cho một trung tâm y tế, thì bạn hầu như không cần kiến ​​thức sâu về công việc văn phòng và quy trình làm việc, bạn không cần thiết phải có khả năng soạn thảo các tài liệu để xin thị thực. Vị trí này đòi hỏi khả năng giao tiếp với khách hàng, kiến ​​thức cơ bản về khoa học y tế, khả năng giao tiếp qua điện thoại với khối lượng lớn.

Thành tích nghề nghiệp rất quan trọng đối với bất kỳ nhà tuyển dụng nào, trong số những thành tích quan trọng nhất thường là những điểm sau:

• tối ưu hóa quy trình làm việc của công ty;
• tạo ra một không khí làm việc tối ưu trong văn phòng;
• tổ chức hệ thống tương tác giữa các bộ phận;
• Hỗ trợ đi lại;
• điều phối các hoạt động của dịch vụ chuyển phát nhanh và vệ sinh.

Một thư ký có năng lực phải có những phẩm chất quan trọng như:

• cởi mở với giao tiếp;
• trách nhiệm và tập trung vào kết quả;
• vị trí sống năng động;
• khả năng thực hiện nhiệm vụ trong môi trường đa nhiệm;
• khả năng chuyển đổi nhanh chóng từ hoạt động này sang hoạt động khác;
• thiếu bất kỳ thói quen xấu nào;
• khả năng chịu đựng căng thẳng;
• tính chính xác và cẩn thận;
• mong muốn mang những gì đã được bắt đầu đến cuối cùng;
• Đứng đắn;
• khả năng làm việc với thông tin cá nhân;
• Ngôn ngữ nói và viết chính xác;
• kiến thức tốt về các nghi thức kinh doanh;
• khả năng hoạt động theo nhóm.

Nếu bạn đã từng làm thư ký, thì sẽ không khó để bạn mô tả kinh nghiệm làm việc của mình. Sẽ khó khăn hơn rất nhiều đối với những ứng viên lần đầu tiên tìm việc trong chuyên ngành này. Tuy nhiên, thiếu kinh nghiệm không phải là lý do để bạn khó chịu, bạn luôn có thể làm nổi bật những kỹ năng quan trọng mà mình sở hữu.

Ví dụ: bạn có thể chỉ định:

• thông thạo tiếng Anh và tiếng Tây Ban Nha;
• sở hữu tất cả các chương trình văn phòng cơ bản;
• kiến thức về thiết bị văn phòng;
• Nhập bằng 10 ngón tay (300 ký tự mỗi phút).

Để đủ điều kiện cho vị trí trợ lý thư ký trong một công ty danh tiếng, bạn cần phải có trình độ học vấn cao hơn. Tuy nhiên, để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ thường đòi hỏi các khóa học và đào tạo bổ sung về công tác văn phòng, lưu trữ, cũng như đào tạo về cách làm việc với các thiết bị văn phòng... Trong các văn phòng nhỏ hơn, thư ký thường thực hiện các nhiệm vụ của một luật sư liên kết hoặc lưu giữ hồ sơ kế toán. Trong trường hợp này, bạn sẽ cần được giáo dục về luật pháp hoặc kinh tế.

Hãy tập trung hơn một chút về những gì không cần thiết phải được chỉ ra trong sơ yếu lý lịch.

• Sở thích và sở thích... Không cần thiết phải mô tả chi tiết bạn thích trồng hoa / đan / thêu như thế nào trong trường hợp hoạt động tương lai của bạn không liên quan gì đến việc này.
• Tất cả kinh nghiệm làm việc có sẵn. Nhiều người bắt đầu sự nghiệp của mình với các vị trí như nhân viên bán hàng, dọn vệ sinh hoặc dọn dẹp. Nếu bạn đã làm việc trên 10 năm, bạn chỉ cần ở 2-3 nơi trong một chuyên ngành tương tự là đủ.
• Thư ký phải có ngoại hình dễ chịu, nên đính kèm ảnh vào sơ yếu lý lịch. Tuy nhiên, ở đây không được phép có những lời nói quá khích về tình dục - hãy giới hạn bản thân với một bức ảnh ID nghiêm ngặt. Hình ảnh trong trang phục áo tắm hoặc trong nhà hàng có thể được sao chép không chính xác.

Thư xin việc là tùy chọn, nhưng nó sẽ tạo ấn tượng tốt đối với nhà tuyển dụng tiềm năng. Nó không có giá trị lặp lại trong đó tất cả mọi thứ được viết trong bản thân sơ yếu lý lịch. Ở đây, bạn cần thể hiện sự quan tâm của mình đến vị trí tuyển dụng và nhấn mạnh ngắn gọn sự hiện diện của các kỹ năng và năng lực cơ bảnđể giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn của mình.

Cuối thư xin cảm ơn các bạn đã quan tâm và chân thành mong được hồi âm.

Tóm lại, chúng tôi trình bày một mẫu sơ yếu lý lịch làm sẵn cho vị trí thư ký.

Ivanova Olga Ivanovna

Vân vân .: 10.01.1985

nơi cư trú: Rostov

đám đông. Điện thoại: +7 (***) **-**-***

e-mail: ***@***. **

ghi bàn: chức vụ thư ký riêng của người đứng đầu

Giáo dục

Viện kinh tế Rostov

Khoa kinh tế xã hội

BC "Giáo dục nghề nghiệp", hội thảo "Các nguyên tắc cơ bản của công việc thư ký"

kinh nghiệm làm việc

01.2013 - thời điểm hiện tại Công ty Cổ phần "Kinh doanh Nhà"

chức vụ: thư ký

trách nhiệm:

• hoạch định lịch trình làm việc của giám đốc;
• công việc văn phòng;
• duy trì cuộc sống không bị gián đoạn của văn phòng.

09.2008 - 12.2012 OJSC "Medcenter Plus"

chức vụ: lễ tân

trách nhiệm:

• tiếp nhận và phân phối lại các cuộc điện thoại;
• làm việc với thư từ;
• gặp gỡ du khách;
• tư vấn ban đầu của khách hàng.

Kỹ năng:

• kinh nghiệm làm việc văn phòng;
• kiến thức về chương trình tin học văn phòng;
• lời nói đúng ngữ pháp;
• làm quen với các thiết bị văn phòng.