Làm cách nào để gửi lời mời phỏng vấn?

Vị trí tuyển dụng trong bất kỳ công ty hoặc công ty nào không thể luôn luôn được mở: đó là một khái niệm tạm thời. Sự hiện diện của cô ấy bị gián đoạn hoặc bởi việc tìm thấy một nhân viên mới thay thế cho người trước đó, hoặc bởi sự bãi bỏ, sắp xếp lại vị trí mà cô ấy định kỳ xuất hiện và biến mất.

Vị trí tuyển dụng còn trống là sự nhắc nhở thường xuyên rằng công ty cần một nhân viên, người thực hiện (cấp dưới hoặc cấp dưới của trưởng bộ phận, phòng ban). Mời ứng viên phỏng vấn là bước đầu tiên để chốt vị trí tuyển dụng do nhân viên trước tạo ra khi nhân viên trước đó rời đi. Nó đang được gửi cẩn thận - nó cho nhân viên mới trong tương lai biết về công ty đôi khi còn nhiều hơn cả dữ liệu thực tế có sẵn về nó trong miền công cộng.

Mặc dù thực tế là một lời mời phỏng vấn có một số nguyên tắc chung và quy tắc bất thành văn, nhưng cuối cùng nó phải được viết dưới dạng tự do. Theo đó, ứng viên có ấn tượng thực sự đầu tiên về công ty nơi anh ta được mời làm việc. Tác nhân có thể là một chuyên gia, một nhà quản lý tuyển dụng hoặc một trong những nhà lãnh đạo. Trong một số trường hợp hiếm hoi - ngay cả CEO, chủ sở hữu, người sáng lập - khi công ty có quy mô nhỏ và chỉ có một văn phòng duy nhất. Quy tắc chính là thông báo rõ ràng những mong đợi của bạn với người nộp đơn, mà không đi chệch khỏi các quy tắc về thư từ kinh doanh, thiết lập các mối liên hệ quan trọng cho công việc.

Lời mời có thể được phát hành dưới dạng một lời kêu gọi bằng văn bản hoặc bằng miệng đối với ứng viên do công ty lựa chọn.Họ được lựa chọn bằng cách chọn lọc từ hồ sơ của nhiều ứng viên đã nộp đơn cho các vị trí tuyển dụng cụ thể.

Gọi điện cho người tìm việc trên điện thoại di động là cách phổ biến nhất, "trực tiếp" để thiết lập mối liên hệ kinh doanh với anh ta. Khi thực hiện cuộc gọi, người tuyển dụng nhân sự phải:

• giới thiệu bản thân - tên và họ, công ty và chức vụ;
• hỏi xem bây giờ anh ấy có tiện nói chuyện không hay gọi lại thì tốt hơn;
• cung cấp địa chỉ của văn phòng nơi ứng cử viên này được mời;
• cho biết ngày và giờ dự kiến ​​của anh ta và hỏi liệu anh ta có thể đến địa điểm phỏng vấn vào thời gian đã định hay không.

Cần tránh nói lắp, lời nói-ký-sinh. Còn tuyệt hơn khi đại diện công ty không nói ngọng. Các công ty có trách nhiệm cố gắng ngăn những người như vậy tuyển dụng và giao tiếp với khách hàng. Tuy nhiên, có những trường hợp, ví dụ, các phòng thu thuế thường bỏ qua quy định này, để một người có vấn đề về phát ngôn trên điện thoại. Đây là một ví dụ phản đối, trừu tượng từ điều này.

Việc gửi thư mời phỏng vấn qua e-mail khi ứng viên đã cho biết địa chỉ email của mình là rất hợp lý. Thư mời bằng văn bản có thể được sao chép để đề phòng hoặc được gửi khi thời gian chờ đợi ngắn và ứng viên đã bỏ lỡ cuộc gọi từ công ty đang chờ.

Trong trường hợp thứ hai, e-mail được sử dụng khi việc tìm kiếm nhân viên là khẩn cấp và khẩn cấp. Ví dụ, được biết rằng một đồng nghiệp trước đây của người sử dụng lao động bị tai nạn và qua đời. Và ai đó phải tiếp tục làm việc cho anh ta, vì vị trí này là một trong những vị trí then chốt, và việc nhàn rỗi sẽ gây tổn hại nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của công ty.

Nhanh chóng và hợp pháp đi qua tất cả các xác nhận chính thức, gấp rút thông báo một vị trí tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ tìm thấy ứng viên mới trong một đêm. Nhưng nó sẽ áp dụng thời hạn chặt chẽ và nhanh chóng được đánh theo thứ tự ưu tiên được xếp trong hàng đợi sôi động hàng ngày. Ngoài ra, nhiều người tìm việc không sử dụng e-mail thường xuyên.

Nếu không thể đến được với ứng viên mong muốn (nếu anh ta vẫn ở một mình, chưa có người nào khác), viết lời mời qua e-mail có thể là một bước hữu ích. Thư mời bắt đầu bằng một lời chào và / hoặc xưng hô với người nộp đơn bằng tên và từ viết tắt. Bức thư có thông tin về công ty, ngày, giờ và địa chỉ của cuộc họp. Lời kêu gọi ứng viên kết thúc bằng lời chúc thành công trong công việc sau này. Ngay cả khi công việc này được tiếp tục không phải trong công ty này, mà là bên ngoài nó. Người đại diện cho biết họ và tên và chức danh của mình.

Tùy chọn "Nâng cao" - tìm người tìm việc bằng messenger (Skype, WhatsApp, Telegram, Viber) - và viết hoặc gọi cho anh ta bằng VoIP thoại gói, ngay cả khi điện thoại di động của thuê bao không khả dụng. Thực tế là các sứ giả của ứng viên có thể hoạt động trên một thiết bị khác, nơi hoàn toàn không có thẻ SIM hoặc không có số điện thoại. Khi đó, cuộc đối thoại sẽ diễn ra không phải dưới dạng thư từ (khô khan và ngắn gọn), mà ở dạng một cuộc trò chuyện kinh doanh “sinh động” và thoải mái hơn (“hỏi - đáp”).

Xin chào, tuân thủ các nghi thức kinh doanh: bạn chỉ là những nhân viên tương lai. Nếu không thể liên lạc qua tin nhắn, nhà tuyển dụng sẽ gửi một tin nhắn SMS với nội dung kêu gọi ứng viên, trong đó cho biết ngắn gọn công ty và bộ phận (bộ phận, chi nhánh), mong muốn gặp gỡ, địa chỉ, địa điểm gặp gỡ, ngày giờ.

Trước đó, trước khi điện thoại di động ra đời, một tin nhắn đã được "phân trang" đến một máy nhắn tin. Nếu người nộp đơn không có điện thoại nhà, một lá thư thường xuyên được gửi đến địa chỉ cư trú của người đó thay mặt cho người được ủy quyền.

Nhà tuyển dụng phải thành thạo các kỹ năng giao tiếp kinh doanh. Để đồng ý rõ ràng tránh nói ngọng, nói lắp... Phản ứng nhanh chóng và thích hợp với những gì đang xảy ra. Kỹ năng giao tiếp đi đôi với kinh nghiệm thực tế.

Bạn không nên cung cấp thông tin không cần thiết hoặc thông tin ảnh hưởng đến bản thân... Nhưng nó không đáng để lừa dối nhau khi cả hai đều có những câu hỏi cụ thể về chủ đề trò chuyện. Sự thật bị che giấu, ngay cả khi nó không hay ho gì, vẫn sẽ được tiết lộ vào buổi phỏng vấn hoặc khi ứng viên đã trở thành nhân viên chính thức của công ty. Thông tin này có thể trở thành lý do để từ chối ký kết thỏa thuận về công việc sắp tới hoặc việc sa thải đột ngột một nhân viên mới khỏi công việc mới nhận được của anh ta.

Sẽ có ý nghĩa hơn khi sử dụng một mẫu, nhưng không sao chép nó. Nếu các yêu cầu được xử lý bởi trang web, nó sẽ dựa trên một tập lệnh giúp tăng tốc quá trình xử lý các bức thư. Một mẫu văn bản, ngay cả khi nó là một tiêu chuẩn, tốt hơn là nên thay đổi nó một chút, "làm mới". Ví dụ - một lá thư từ công ty MTS về việc thuê một trợ lý bán hàng mới tại một trong các tiệm.

“Ivan Petrovich thân mến!

Bạn đã gửi sơ yếu lý lịch cho vị trí tuyển dụng nhân viên bán hàng cho cửa hàng có địa chỉ: Rostov region, Azov, st. Matxcova, 23.

Cảm ơn bạn đã dành thời gian! Dựa trên kết quả của việc lựa chọn các ứng viên, chúng tôi đã chọn bạn, vì bạn là người phù hợp nhất với chúng tôi. Kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi. Chúng tôi quan tâm đến sự hợp tác hiệu quả và hiệu quả với bạn.

Chúng tôi đang tìm kiếm một nhân viên để lấp đầy chỗ trống. Mời các bạn đến gặp chúng tôi theo địa chỉ trên. Chúng tôi đang chờ bạn vào lúc 11:00, Thứ Hai, ngày 14/10/2019. Nếu bạn có ý định hoãn cuộc họp, vui lòng cho chúng tôi biết bằng một trong những cách sau:

• theo số: 8-918-123-45-67 (tuyển dụng chuyên viên cho MTS ở Rostov-on-Don);
• theo đường dây nóng 8-800-333-08-90 (tới nhà điều hành của trung tâm cuộc gọi MTS, cho biết ID ứng dụng: 117-568-902);
• bằng cách gửi thư trả lời cho chúng tôi qua e-mail: work @ mts. ru.

Chúng tôi hy vọng rằng chúng tôi sẽ đáp ứng mong đợi của bạn. Chúng tôi chúc bạn thành công!

Trân trọng, Roman Alexandrovich Grevtsev, chuyên gia tuyển dụng,

Rostov chi nhánh của công ty MTS.

Ví dụ này cho thấy: hãy đặt trọng tâm của người tìm việc vào những gì họ muốn - chứ không phải những gì bạn và công ty của bạn muốn. Anh ấy sẽ ngạc nhiên và hài lòng bởi cách đối xử này.

Người nộp đơn, người chưa tìm được công việc khác trong thời gian này, trả lời với sự đồng ý của anh ta với lời mời. Nhưng khi một công việc đã được tìm thấy, anh ta sẽ thông báo cho người sử dụng lao động. Hãy lịch sự. Nếu bạn không xuất hiện vì một lý do cụ thể, hãy cố gắng không ngắt liên lạc vĩnh viễn. Sau đó, nhà tuyển dụng có thể gọi lại cho bạn nếu bạn mất công việc hiện tại.

Soạn thư trả lời lời mời qua SMS, e-mail hoặc qua sứ giả dựa trên cùng một quy tắc thư từ kinh doanh. Trả lời lời mời càng sớm càng tốt. Lý tưởng nhất là khi bạn thiết lập thông báo về các thư đến và bản thân các thư được sắp xếp vào các thư mục, giúp bạn dễ dàng phản hồi yêu cầu của nhà tuyển dụng hơn. Cuối cùng, hãy cảm ơn sự quan tâm của đối phương.