Từ chối ứng viên sau phỏng vấn: lý do và cách thức thông báo

Giao tiếp trong kinh doanh là một hình thức giao tiếp có các quy tắc, chuẩn mực, quy định và khuyến nghị riêng. Thật không may, không phải tất cả các công ty đều tuân thủ định dạng này, đôi khi họ vi phạm hoàn toàn hoặc đơn giản là bỏ bê các nghi thức kinh doanh. Và thường những sai lầm như vậy xảy ra trong tình huống ứng viên chưa qua phỏng vấn thành công đã bị từ chối.

Thái độ trung thực, sẽ giải thích cho ứng viên bị từ chối sau cuộc phỏng vấn, sẽ chiếm ưu thế. Nhưng đây phải là những lý do liên quan trực tiếp đến hình ảnh chuyên nghiệp và ý tưởng về phẩm chất của ứng viên đã phát triển ở công ty chủ quản. Nếu chính ứng viên đưa ra yêu cầu giải thích lý do, việc từ chối anh ta điều này sẽ là một thiếu sót về mặt chuyên môn.

Tuy nhiên, có một số lý do không nên lên tiếng. Hãy liệt kê chúng.

• Nếu bạn không thích ứng viên về ngoại hình, tuổi tác, một số đặc điểm về trình bày bản thân. Nếu tất cả những điều này có thể được giải thích bằng đánh giá chủ quan, thì những điều như vậy, tất nhiên, không được lên tiếng. Đây có vẻ là một quyết định không hợp lý từ phía nhà tuyển dụng. Có lẽ nó là.
• Sự phân biệt đối xử bị nghiêm cấm, vì vậy người sử dụng lao động có lòng tự trọng không có quyền đạo đức và pháp lý để thực hiện điều đó. Nhưng đó là trên lý thuyết. Trên thực tế, sự phân biệt đối xử về giới thường được thể hiện khi người sử dụng lao động chắc chắn rằng phụ nữ (hoặc nam giới) sẽ không thể đáp ứng được một công việc cụ thể, do đó họ nên bị từ chối việc làm. Cách tiếp cận này là hoàn toàn lỗi thời, và bên cạnh đó, nó bị lên án. Nhưng ngay cả khi nhà tuyển dụng được hướng dẫn bằng cách đánh giá như vậy, thì việc lên tiếng thì đó là một sai lầm kép.

Các lý do từ chối có thể là:

• yêu cầu cao của người nộp đơn;
• dữ liệu sai lệch;
• sơ yếu lý lịch soạn thảo không chính xác;
• thiếu tự tin, điều đó sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến công việc;
• thay đổi công việc thường xuyên;
• sự chậm trễ, thái độ thiếu tôn trọng của ứng viên đối với hình thức phỏng vấn, chuyên gia.

Từ chối một công việc là một chuyện, nhưng từ chối giải thích lại là một việc làm mất uy tín còn lớn hơn. Đặc biệt là trong trường hợp cuộc tuyển chọn hoặc cuộc thi được thực hiện trong nhiều giai đoạn, và người nộp đơn bị “loại bỏ” ở các cuộc phỏng vấn cuối cùng. Trong trường hợp này Người sử dụng lao động, dựa trên kết quả tuyển chọn, đưa ra một báo cáo chuyên môn nhỏ, giúp minh bạch hóa thủ tục tuyển chọn, có thể giúp ứng viên tiềm năng trong việc làm thêm.

Một lần nữa, điều đáng chú ý - bạn cần phải trả lời. Thông tin này quan trọng không chỉ đối với người nộp đơn (chắc chắn anh ta đáng được tôn trọng) mà còn đối với một công ty muốn duy trì danh tiếng kinh doanh và do đó muốn thực hiện việc lựa chọn chuyên gia minh bạch, khách quan và rõ ràng.

Bạn nên tuân thủ vị trí này: mọi ứng viên đều là một đối tác tiềm năng. Hôm nay anh ta có thể bị từ chối, và ngày mai anh ta sẽ trở thành một phần của công ty (khách hàng hoặc đồng nghiệp). Và một lời từ chối, sẽ được đưa ra mà không cần giải thích hoặc thông báo, là một điểm trừ lớn cho công ty.

Tốt nhất, trong cuộc phỏng vấn, hoặc ngay cả khi thông báo, công ty sàng lọc đánh dấu rõ ràng thời điểm trả lời. Đây là một cách tiếp cận thông minh giúp cấu trúc mối quan hệ từ trước. Người nộp đơn sẽ không phải lo lắng trước thời hạn, anh ta sẽ có một thuật toán rõ ràng về các hành động theo ý của mình. Và điều này cũng gây kỷ luật cho nhà tuyển dụng.

Thời gian phản hồi tối đa là 2 tuần. Bất cứ điều gì không phù hợp với thời hạn này đều nói lên sự vô tổ chức của quy trình tuyển dụng trong công ty. Người ta cho rằng ứng viên không tìm cách khác, chờ câu trả lời. Do đó, việc bắt bạn chờ đợi hơn 2 tuần chỉ đơn giản là thiếu tôn trọng.

Xem xét các lựa chọn về cách bạn có thể thông báo cho người nộp đơn về việc từ chối.

• Bằng điện thoại. Tùy chọn phổ biến nhất. Nhân viên đã nhận nhiệm vụ này phải được hướng dẫn cách giao tiếp với người nộp đơn. Giọng điệu kinh doanh, phong cách giao tiếp, thái độ thân thiện, câu trả lời rõ ràng và có ý nghĩa - đây là những gì cần có trong giao tiếp như vậy.
• Văn bản từ chối. Bạn cũng có thể viết thư cho người nộp đơn nếu có thỏa thuận về mối liên hệ như vậy. Bạn có thể làm các mẫu thư cho bộ phận nhân sự, thư này sẽ được viết một cách chính xác và tôn trọng. Nếu việc từ chối liên quan đến khoảng thời gian cụ thể này, nhưng công ty nhận thấy tiềm năng ở người nộp đơn, không ác cảm với việc nhìn thấy nó trong các dự án khác (trong tương lai), thì điều này nên được báo cáo trong thư.

Đối với một số công ty, viết một tuyên bố từ chối trách nhiệm là cả một vấn đề. Một số tỏ ra lúng túng, những người khác hành động rất thô bạo và một số người đưa ra câu trả lời không hoàn toàn rõ ràng. Có những khuôn mẫu cho việc này - các mẹo về cách từ chối một cách tôn trọng và thành thạo.

Văn bản cảnh báo lỗi mẫu.

• Xin chào, Irina Alexandrovna! Vào ngày 20 tháng 9 năm 2019, bạn đã được phỏng vấn cho vị trí trưởng phòng kinh doanh. Thay mặt Diễn đàn, tôi xin cảm ơn các bạn đã dành thời gian cho chúng tôi. Chúng tôi thấy rằng bạn là một chuyên gia phát triển chuyên nghiệp và luôn phấn đấu, bạn đã để lại một ấn tượng thú vị về bản thân. Thật không may, sự lựa chọn của chúng tôi rơi vào một ứng cử viên khác. Sơ yếu lý lịch của bạn vẫn còn trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi trong trường hợp công ty sớm có vị trí tuyển dụng phù hợp. Chúng tôi sẽ rất vui khi mời bạn hợp tác. Tất cả những gì tốt nhất! Giám đốc nhân sự Elena Petrova.
• Evgeny Ivanovich! Chúng tôi xin thông báo kết quả cuộc thi tuyển vị trí chủ nhiệm các dự án văn hóa của Quỹ Everest. Sơ yếu lý lịch của bạn hóa ra rất thú vị đối với chúng tôi, nhưng trong số những người nộp đơn, có một chuyên gia, cho đến ngày hôm nay, phù hợp nhất với các tiêu chí lựa chọn ứng viên. Chúng tôi mong muốn bạn tìm được vị trí mà thành tích chuyên môn và tiềm năng của bạn sẽ được đánh giá cao. Nếu bạn cho phép, sơ yếu lý lịch của bạn sẽ vẫn còn trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi. Bộ phận Tuyển dụng, Quỹ Everest.

Tất cả phụ thuộc vào cuộc thi là gì, cũng như số lượng người nộp đơn phải được thông báo về việc từ chối. Nếu có nhiều hơn 7-10 trong số họ, nhà tuyển dụng sẽ không chỉ gọi tất cả mọi người. Nhưng nếu công việc này thuộc về đại diện bộ phận nhân sự, thư ký, bạn có thể nhất quyết từ chối lịch sự và hoa mỹ qua điện thoại.

Khuyến nghị từ chối đúng và chính xác cho người nộp đơn.

• Không vượt ra ngoài tố chất kinh doanh của ứng viên. Bất kỳ gợi ý nào về ngoại hình, giới tính, tuổi tác, chủng tộc sẽ bị coi là phân biệt đối xử. Và sự phân biệt đối xử có thể khiến người nộp đơn phải ra tòa.
• Đừng hứa sẽ thuê trong tương lainếu đó là một nỗ lực đơn giản để giảm thiểu thất bại.
• Chú ý các lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu câu, đó cũng là một phần kinh nghiệm của bạn.
• Đừng viết những đoạn văn quá dài. Nội dung và ngắn gọn - đây là cách viết thư từ chối.
• Nếu bạn có thông tin về nơi mà ứng viên có thể nộp đơn cho vị trí, cho nó biết trong một lá thư hoặc cuộc gọi khác.
• Hãy chắc chắn kết thúc văn bản trên một ghi chú thân thiện.