Phỏng vấn: Các bước và Kỹ thuật

Các cuộc phỏng vấn thường gây căng thẳng cho các ứng viên - đó là một thực tế. Tuy nhiên, phỏng vấn cũng là một nghệ thuật. Các nhà lãnh đạo lập kế hoạch cho các hành động như vậy chắc chắn cần phải biết tất cả các giai đoạn, tính năng và phương pháp.

Những quan niệm cổ điển về cách thực hiện một cuộc phỏng vấn một cách chính xác là một phanh hãm nghiêm trọng đối với nhiều nhân viên HR. Các chuyên gia quản lý hàng đầu từ lâu đã nhận thấy rằng những “câu hỏi hóc búa” đã không còn gây ra bất kỳ ảnh hưởng nghiêm trọng nào. Tất cả giống nhau, tất cả những khoảnh khắc như vậy từ lâu đã trở thành kiến ​​thức của công chúng. Và bất kỳ ứng viên có thể thực hành ở nhà trước máy quay video hoặc trước gương, do đó tạo cho mình một ấn tượng dễ chịu... Vì vậy, một đặc điểm của phỏng vấn hiện đại là định hướng tối đa cho công việc tương lai.

Chuẩn bị cho những câu hỏi như vậy bằng cách tập dượt hoặc nhanh chóng phát minh ra các câu trả lời sai là gần như không thể. Nhiều khả năng sẽ có được một ứng viên phù hợp. Khi suy nghĩ về danh sách các câu hỏi, bạn cần tránh tất cả những câu hỏi mà bạn có thể chuẩn bị trước. Rất đáng để khảo sát các trang web chuyên đề và cộng đồng trong mạng xã hội mà các ứng viên trong tương lai có thể dễ dàng tìm thấy.

Những câu hỏi sau đây không phù hợp để mô tả đặc điểm của nhân viên tương lai:

• về điểm mạnh và điểm yếu;
• đánh giá cá nhân về triển vọng của họ;
• về “công việc mơ ước”;
• về nơi một người nhìn thấy bản thân lý tưởng trong 5-15 năm.

Tình hình nền kinh tế, môi trường nghề nghiệp và cộng đồng đang thay đổi rất nhanh chóng. Và kết quả tuyệt vời nhất, thu được cách đây 3-5 năm, đã nói lên rất ít về triển vọng. Và những thất bại trong quá khứ, theo nghĩa này, cũng không quá quan trọng.

Ngoài ra, sự khác biệt về văn hóa doanh nghiệp và đặc thù của các tổ chức cụ thể cũng không thể bỏ qua.

Câu hỏi phải là một cái gì đó như thế này:

• người nộp đơn có ý tưởng về những gì anh ta sẽ phải đối mặt ngay lập tức, anh ta sẽ hành động như thế nào và theo trình tự nào;
• liệu một người có thể giải quyết một vấn đề cụ thể hay không (hình thành các thuật ngữ chung một hoặc một số nhiệm vụ mà họ thường được thuê cho vị trí này);
• một người sẽ đối phó với việc tìm kiếm các vấn đề và thiếu sót trong quá trình làm việc hiện tại (sử dụng ví dụ về các vi phạm trong thực tế);
• cách ứng viên trình bày kế hoạch phát triển chuyên môn của mình, các cuộc tham vấn, tham vấn cần thiết, thiết lập giao tiếp trong nhóm, cách anh ta đánh giá thành công hay thất bại.

Nhưng tất cả điều này không có nghĩa là bạn có thể bỏ qua mẫu đơn và sơ yếu lý lịch của ứng viên, các tài liệu khác do họ gửi. Ngược lại, tất cả tương tự tài liệu phải được nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi phỏng vấn... Và không chỉ nghiên cứu, mà còn tiếp tục nó để làm rõ ngay lập tức những điểm nhất định, điều chỉnh tiến trình của quá trình. Kịch bản phỏng vấn phải được chuẩn bị trước... Và quy tắc này phải được ghi nhớ bởi ngay cả những nhà quản lý và cán bộ nhân sự xuất sắc nhất, giàu kinh nghiệm nhất.

Đây là cách duy nhất để loại bỏ những sai lầm. Và việc bỏ sót dù chỉ một câu hỏi hoặc từ ngữ không chính xác có thể cực kỳ nguy hiểm. Thật dễ dàng để bỏ qua một nhân viên có giá trị hoặc thuê nhầm người. Hơn nữa, hành động theo một kịch bản rõ ràng, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Không có vấn đề phụ nào nên được thảo luận tại Lễ tân Ứng viên... Cấp dưới được cảnh báo trước để chỉ can thiệp trong những trường hợp khẩn cấp thực sự.

Không cần thiết phải nói về những nét tinh tế như làm nổi bật một văn phòng yên tĩnh và bình lặng. Đối với một cuộc phỏng vấn, người quản lý nên mô tả công việc... Sử dụng "bảng gian lận" như vậy là cách dễ nhất để đánh giá kinh nghiệm, mức độ năng lực cũng như chất lượng động lực của một người.

Kế hoạch phỏng vấn nên được vạch ra càng rõ ràng càng tốt. Khi biên soạn nó, người ta không chỉ nên nghiên cứu chi tiết bản lý lịch mà còn phải xác định cách đánh giá của một ứng viên cụ thể. Hầu hết mọi công ty đều có các khuyến nghị tiêu chuẩn riêng về vấn đề này. Thuật toán nên được hình thành có tính đến các khuyến nghị như vậy. Trong mọi trường hợp, cần phải tiến hành cuộc trò chuyện ngay từ đầu theo cách tạo ra bầu không khí tin cậy bình đẳng và ủng hộ nó bằng mọi cách có thể.

Bởi vì những nhà tuyển dụng giàu kinh nghiệm và những nhà lãnh đạo khôn ngoan hỏi những câu hỏi chủ yếu trung lậpnỗ lực khác để vượt qua sự ngờ vực và nghi ngờ tự nhiên. Việc chuyển sang phần chính của cuộc phỏng vấn chỉ xảy ra sau khi đã thiết lập được mối liên hệ chặt chẽ.

Phần thứ hai của cuộc phỏng vấn chính xác là phần độc thoại của ứng viên. Đặc biệt, phần tự trình bày thường được kiểm tra khi kiểm tra các ứng viên cho các vị trí quản lý và trong lĩnh vực thương mại, tiếp thị.Sự chú ý không chỉ được chú ý đến bản chất của các sự kiện đã nêu, đánh giá, quan điểm và cách tiếp cận của người nộp đơn (tất nhiên điều này cũng rất quan trọng). Cần phải đánh giá sự chân thành và đầy đủ của một người, khả năng giữ chân và giao tiếp với những người không quen.... Ai không thể hiện được điều này trong một cuộc phỏng vấn thì khó có thể trở thành một nhà lãnh đạo giỏi.

Cần nhấn mạnh rằng, nhìn chung, những điều sau đây cũng được đánh giá:

• sự tự tin của ứng viên (tất nhiên, không nên dịch thành sự tự tin hay ngu dốt);
• tính đúng đắn của việc xây dựng lời nói;
• tính thống nhất của lời độc thoại;
• khéo léo khi phát biểu về các vấn đề nhạy cảm và gây tranh cãi (rất quan trọng trong đàm phán);
• hành vi nói chung;
• cử chỉ, nét mặt và các dấu hiệu phi ngôn ngữ khác.

Dù độc thoại có thể có ý nghĩa như thế nào, phần lớn cuộc phỏng vấn vẫn nên ở dạng độc thoại. Chính nhà tuyển dụng hoặc nhà lãnh đạo đóng vai trò quyết định trong thời điểm như vậy của cuộc trò chuyện. Anh ấy cần kiểm soát diễn biến tổng thể của cuộc trò chuyện. Trong đó phong cách độc đoán không được khuyến khích.

Những lúc như vậy, bạn cần đặt những câu hỏi "đóng", chẳng hạn như:

• “Mất bao lâu để giao tiếp với cấp dưới”;
• “Làm thế nào để đánh giá kết quả của nhiệm vụ như vậy và như vậy”;
• “Nên dành bao nhiêu thời gian cho một nhân viên cho các hoạt động như vậy và như vậy”;
• "Bạn có đồng ý rằng điều này và điều kia nên được thực hiện trong một tổ chức."

Khi bạn đã lập danh sách các câu hỏi phỏng vấn, bạn nên tạm dừng nó một lúc rồi quay lại và đọc lại với một con mắt mới. Tại thời điểm này, bạn cần phải từ bỏ mọi thứ:

• xâm phạm không gian cá nhân;
• sáo mòn;
• không giúp tiết lộ danh tính của người nộp đơn và phẩm chất nghề nghiệp của anh ta;
• quá dễ đoán và có thể dễ dàng học được khi diễn tập tại nhà;
• không liên quan đến vụ án;
• có một từ ngữ rất mơ hồ nên dễ gây hiểu nhầm;
• nó đã rõ ràng từ sơ yếu lý lịch, các tài liệu được gửi khác và thông tin thu được từ các nguồn mở.

Phần cuối của cuộc phỏng vấn “về mặt thể chất” thường xảy ra vào thời gian đã định. Nó không đáng để trì hoãn nó, trừ khi trong trường hợp nghiêm trọng nhất. Nhưng đôi khi nhà tuyển dụng hoặc người quản lý tin rằng có thể đưa ra quyết định ngay bây giờ. Trong trường hợp này, họ cần nói rõ với người nộp đơn rằng việc nhập học đã kết thúc. Điều này được thực hiện theo nhiều cách khác nhau:

• biểu cảm liếc nhìn đồng hồ;
• chuẩn bị cho việc rời đi (một tư thế thích hợp, như trước khi đứng dậy khỏi ghế hoặc từ trên ghế, gấp hoặc phân loại mọi thứ);
• một đề nghị để hỏi câu hỏi cuối cùng;
• gọi điện thoại riêng cho thư ký hoặc bằng máy liên lạc nội bộ với câu hỏi về vị khách, sự kiện tiếp theo.

Nhà tuyển dụng hoặc người giám sát, theo các quy tắc lịch sự thông thường, cảm ơn ứng viên hoặc nhiều ứng viên nếu cuộc phỏng vấn theo hình thức nhóm. Họ được cho biết họ sẽ xem xét thêm việc ứng cử, giữ liên lạc. Nhưng ngay cả sau khi người nộp đơn rời đi, công việc của các chuyên gia vẫn không kết thúc.

Nhưng ở đây chúng ta phải quay trở lại chủ đề như một danh sách kiểm tra.

Một nhà tuyển dụng có kinh nghiệm sẽ thêm những điểm sau vào đó:

• gọi trong 30-60 phút (để chắc chắn nếu ứng viên không đột ngột thay đổi ý định, liệu anh ta có thể đến đúng giờ hay không);
• sắp xếp mọi thứ theo thứ tự hoàn hảo trong phòng họp hoặc trong văn phòng;
• chuyển giao tất cả các trường hợp can thiệp, các cuộc họp và như vậy;
• trao đổi danh thiếp;
• trình bày kế hoạch của cuộc trò chuyện với người nộp đơn (để anh ta biết mình có thể tin tưởng vào điều gì) và tùy ý xác định khung thời gian cho mỗi giai đoạn;
• ứng viên nên nói gìrằng bản thân anh ta phải tìm hiểu về công việc và hoạt động sắp tới của tổ chức;
• yêu cầu kiểm tra bổ sung (các bài kiểm tra, các trường hợp chung và chuyên môn);
• nhân viên nào trong cùng lĩnh vực để mờiđể đánh giá năng lực chuyên môn sâu hơn.

Lựa chọn phỏng vấn này ngụ ý một quy trình rõ ràng và thống nhất để đánh giá tất cả các ứng viên. Các nghiên cứu đặc biệt đã chỉ ra rằng cách tiếp cận này có hiệu quả ngay cả khi tìm kiếm người cho các vị trí sáng tạo với tính chất hoạt động không được chính thức hóa.

Khó khăn là bạn phải:

• phát triển danh sách các vấn đề rõ ràng;
• kiểm tra hiệu quả của chúng;
• đạt được sự tuân thủ nghiêm ngặt của các thủ tục đã thiết lập bởi tất cả các nhà tuyển dụng.

Nó hướng đến một mức độ lớn hơn không phải ở việc đánh giá năng lực của mọi người nói chung, mà là xác định liệu họ có thể ứng xử đúng trong một tình huống rất căng thẳng hay không. Dưới ảnh hưởng của sự rung chuyển cảm xúc, tất cả các lớp bề ngoài của tâm lý biến mất, và cơ hội áp dụng "bài tập về nhà" bị mất.

Có 3 tùy chọn chính để tạo ra căng thẳng:

• kỳ vọng mệt mỏi;
• môi trường cố ý không thoải mái (ánh sáng yếu, âm thanh ồn ào và khó chịu, điền vào bảng câu hỏi khi đứng, sự hiện diện của người lạ đi làm ăn của họ, lạnh hoặc nóng);
• cố ý làm ngơ (bao gồm các cuộc gọi, các chuyến thăm của các nhân viên khác, làm việc với các tài liệu, xử lý các thư từ đến) - nghĩa là kiểm tra sự điềm tĩnh trong một môi trường như vậy.

Một cuộc phỏng vấn căng thẳng được khuyến khích để đánh giá các phẩm chất:

• giáo viên;
• bảo mẫu;
• thám tử;
• các nhà báo;
• nhân viên bảo vệ;
• nhân viên kiểm soát không lưu;
• nhân viên bán hàng;
• người điều hành các ngành công nghiệp quan trọng và nguy hiểm.

Những ngày này, kiểu phỏng vấn xin việc đang trở nên phổ biến hơn. Điểm mấu chốt là mọi người được yêu cầu mô tả hành động của họ khi giải quyết một tình huống nhất định. Tình huống này càng khó, càng đòi hỏi nhiều kỹ năng, thì một trường hợp như vậy càng có giá trị. Thường phương pháp này được thực hành cho những người làm việc trong lĩnh vực quảng cáo, bán hàng, tiếp thị và cho các nhà quản lý ở tất cả các cấp.

Một tên gọi khác là phỏng vấn năng lực. Giả định rằng các tình huống giả định sẽ không được giải quyết (như trong ví dụ trước), nhưng kinh nghiệm của người nộp đơn sẽ được phát huy tối đa. Các nhà tuyển dụng và quản lý sẽ cần phải xây dựng các mô hình năng lực, xây dựng các kế hoạch để đánh giá họ. Ví dụ, theo định nghĩa chung về "lãnh đạo", có những thời điểm như đánh giá rõ ràng tình hình, khả năng truyền đạt điều đó cho người khác. Nhưng người lãnh đạo cũng đôi khi phải thực hiện những biện pháp không được ưa chuộng hoặc đơn giản là không thể hiểu nổi, chính xác là vì anh ta “nhìn xa hơn những nhân viên khác”.

Tương tự, các năng lực sau đây được phân chia thành các bộ phận cấu thành của chúng:

• cách tiếp cận phân tích;
• khả năng giải quyết một số vấn đề cùng một lúc;
• kĩ năng giao tiếp;
• khả năng duy trì kỷ luật trong đội.

Hợp lý nhất là sử dụng định dạng này khi tuyển dụng cho công việc từ xa. Nhưng nó sẽ hữu ích cho cả việc đánh giá những người nộp đơn từ các thành phố khác và cho việc lựa chọn ban đầu những người sống trong cùng một khu định cư. Toàn bộ thủ tục không quá 25 phút. Trong số này, 10-15 phút dành cho phần chính và 5-7 phút để tóm tắt, cộng với thiết lập giao tiếp ban đầu.

Cách làm này hoạt động hiệu quả khi bạn cần kiểm tra thành tích trước đó của các ứng viên và đánh giá cẩn thận. Người quản lý hoặc nhà tuyển dụng tìm hiểu những nhiệm vụ mà ứng viên cho một vị trí trong tổ chức đã giải quyết, cách anh ta thoát khỏi những khó khăn nảy sinh.

Một tên thay thế là phương pháp mô hình hóa. Sự khác biệt so với một cuộc phỏng vấn tiềm năng là chính xác một hoặc hai tình huống được mô phỏng. Tất cả các nội dung khác của cuộc trò chuyện là khá phổ biến. Các chuyên gia đánh giá dự kiến ​​sẽ cung cấp câu trả lời đầy đủ cho các thách thức được đề xuất. Những người biết các chi tiết cụ thể của tổ chức từ bên trong nên viết nhiệm vụ và đánh giá kết quả.

Phương pháp này giả định trước các trò chơi kinh doanh đang hoạt động. Mô hình vẫn được sử dụng. Nhưng ban đầu nó phải gần với thực tế: không cần phải sợ hãi thậm chí tiết lộ những khó khăn nhất định mà tổ chức của bạn đang gặp phải. Một biến thể phổ biến: nhà tuyển dụng hoặc người quản lý đóng vai trò là người mua, khách hàng. Trong trường hợp này, người nộp đơn phải phục vụ anh ta một cách thích hợp.

Chúng tôi đang nói về các yếu tố cá nhân của cuộc phỏng vấn, cho phép bạn kiểm tra khả năng chống lại căng thẳng của người nộp đơn.

Chú ý:

• phương pháp này không phù hợp với tất cả các vị trí;
• việc thực hiện phải khéo léo nhất có thể;
• Cần phải nhớ rằng việc áp dụng sai phương pháp này sẽ đe dọa danh tiếng của công ty.

Đối với một người tìm việc cho một công việc trong một tổ chức lớn, bắt buộc phải đặt những câu hỏi liên quan đến khả năng tương tác với mọi người. Đồng thời, người ta nên cố gắng bộc lộ khả năng giao tiếp thông thường ngay cả trong tình huống nguy cấp (hoặc thiếu khả năng đó).

Vì vậy, khi nói chuyện với các lập trình viên, bạn nên quan tâm đến:

• kiến thức về ngôn ngữ lập trình, vòng lặp, thủ tục;
• kiến thức về phương pháp luận của công việc lập trình;
• kiến thức về các phương pháp sắp xếp dữ liệu;
• khả năng sử dụng các thuật toán, tạo hệ thống xử lý lượng lớn dữ liệu kỹ thuật số.

Sẽ thích hợp hơn nếu hỏi các ứng viên cho vị trí nhân viên bán hàng theo cách đánh giá:

• sở hữu các kỹ thuật bán hàng;
• tốc độ suy nghĩ;
• kỹ năng đàm phán với khách hàng;
• bài phát biểu thuyết phục;
• trình độ chuyên môn nghiệp vụ.

Bất kể ai được tuyển dụng trong tổ chức và ở vị trí nào, việc đánh giá một cách có hệ thống dựa trên kết quả của cuộc phỏng vấn là rất quan trọng. Các nhà tuyển dụng cần thoát khỏi huyền thoại "người tìm việc tốt". Tốt nhất là chỉ cần lập một danh sách các tiêu chí và tuần tự, theo danh sách, đánh giá sự tuân thủ hoặc không tuân thủ của ứng viên... Không thích và không thích: giống như bạn chọn một chiếc xe hơi, căn hộ hoặc đồ vật khác cho mình - sự điềm tĩnh thuần khiết và sự hợp lý sắt đá.

Các lỗi phổ biến khác:

• đánh giá những người nộp đơn cho vị trí, trước hết, theo cách cư xử của họ;
• hình thành những đánh giá cuối cùng ngay khi bắt đầu cuộc phỏng vấn;
• quan tâm quá mức đến ngoại hình;
• cố gắng xác nhận ấn tượng ban đầu trong các tài liệu phỏng vấn.

Hãy nhớ rằng ngay cả trong một cuộc phỏng vấn căng thẳng, lịch sự và tế nhị là rất quan trọng. Ngay từ đầu, tốt nhất bạn nên điều chỉnh thái độ hỗ trợ vừa phải đối với các ứng viên. Người phỏng vấn, dù là sếp hay nhà tuyển dụng, nên để người được phỏng vấn nói nhiều hơn.... Bản thân anh ấy hầu như chỉ chăm chú lắng nghe. Vì lợi ích của việc bộc lộ đầy đủ hơn về tính cách và phẩm chất nghề nghiệp, đôi khi bạn nên bỏ qua các câu hỏi riêng lẻ, hoán đổi chúng, thêm những câu hỏi mới hoặc thậm chí thêm một chút thời gian lên trên kế hoạch.

Người ta phải cẩn thận kiểm soát bản thân để không cử chỉ, nét mặt, cũng như ngữ điệu không mang lại cho người đối thoại phán đoán sơ bộ và ấn tượng đã hình thành. Cần phải quan sát càng kỹ càng tốt những biểu hiện tương tự ở một ứng viên. Bạn nên giữ các ghi chú dạng tự do trong suốt cuộc trò chuyện.... Bất kể quyết định sơ bộ là gì, bạn nên dành một vài phút để thông báo cho các ứng viên về trách nhiệm công việc của họ và các sắc thái của công việc sắp tới.