Bản chất của phương pháp "Alps" và các giai đoạn thực hiện nó

Rất nhiều báo cáo đã được tích lũy trong công việc, con trai lớn nhờ giúp đỡ chọn quà cho bạn gái, và con gái út sẽ không làm nếu không có sự tham gia của bạn để chuẩn bị cho các kỳ thi. Và bạn cũng cần dọn dẹp, ủi đồ đã giặt vào cuối tuần và nấu bữa tối, tốt nhất là trước hai ngày. Làm thế nào để làm tất cả những điều này trong một ngày? Phương pháp "Alps" sẽ giúp lập lịch trình một cách chính xác. Nó được phát triển bởi Lothar Seivert người Đức, người đã trở nên nổi tiếng vượt xa biên giới nước Đức sau khi xuất bản cuốn sách "Thời gian của bạn nằm trong tay bạn".

Khi tạo ra phương pháp lập kế hoạch thời gian cho riêng mình, người Đức dường như đã nghiên cứu cẩn thận tất cả các phương pháp quản lý thời gian được biết đến và không phổ biến lắm. Điều này không có gì đáng ngạc nhiên, bởi vì anh ấy là một chuyên gia trong lĩnh vực này. Seivert không chỉ kết hợp những gì tốt nhất của các chương trình tính toán thời gian đã tạo trước đó mà còn thêm vào những phát triển của riêng mình.

Kết quả là, anh ấy đã phát triển một thuật toán hành động nhất định, tuân theo nó mà ngay cả những người bận rộn nhất cũng sẽ tìm thấy thời gian trong lịch trình của mình để uống một tách cà phê và hơn thế nữa. Ở đây điều quan trọng là ban đầu phải tách "lúa mì ra khỏi trấu", tức là, ưu tiên các nhiệm vụ được đặt ra trong ngày... Để làm được điều này, cần phải xác định mức độ khẩn cấp của việc thực hiện chúng, mức độ quan trọng, mức độ phức tạp của một quy trình cụ thể. Vì vậy, điều đầu tiên trước tiên.

Như đã đề cập ở trên, phương pháp Alps sẽ giúp bạn phân bổ thời gian một cách hiệu quả, cho cả công việc và cá nhân. Nhưng trước khi điều đó xảy ra, bạn cần nghiên cứu kỹ lưỡng công thức do người Đức đề xuất. Quá trình này, như chính tác giả thừa nhận, không phải là quá trình dễ dàng nhất để nghiên cứu. Tuy nhiên, thời gian dành cho việc làm chủ nó sẽ nhiều hơn là được đền đáp. Dành không quá 15 phút vào buổi sáng, bạn sẽ có thể phân phối phần còn lại của giây, giờ và phút với lợi ích lớn nhất cho bản thân.

Những bất lợi với một vết rạn lớn bao gồm một sự phức tạp nhất định - bạn vẫn phải làm việc.

Sự cần thiết phải quản lý thời gian hoặc quản lý thời gian (và phương pháp Alps là một trong những công cụ của nó) lần đầu tiên được thảo luận vào cuối thế kỷ XIX. Nhà sinh lý học nổi tiếng người Nga Nikolai Vvedensky cho rằng "Chúng ta mệt mỏi và kiệt sức không phải vì chúng ta làm việc nhiều mà vì chúng ta làm việc kém, làm việc vô tổ chức, làm việc một cách ngu ngốc"... Sau đó, nhiều bộ óc sáng suốt đã làm việc về chủ đề này, không chỉ ở Nga, mà còn ở nước ngoài. Và vào năm 2007, khoa quản lý thời gian đầu tiên đã được mở ở nước ta tại trường Đại học Công nghiệp và Tài chính Matxcova "Synergy".

Lothar Seivert chia phương pháp của mình thành năm bước. Chuyển từ việc này sang việc khác, bạn có thể dễ dàng phân tích mức độ quan trọng của các nhiệm vụ được đặt ra trong ngày và tính toán thời gian của mình.

Giai đoạn một. Lấy một tờ giấy và viết lên đó tất cả những điều bạn đã lên kế hoạch cho ngày này. Đánh dấu các nhiệm vụ quan trọng nhất từ ​​chúng. Những trách nhiệm nhỏ hơn, chẳng hạn như đổ rác hoặc kiểm tra hộp thư, hãy ghi vào một danh sách riêng.

Giai đoạn hai. Hãy xem kỹ danh sách việc cần làm của bạn và xác định những việc nào vừa khẩn cấp vừa quan trọng. Tạo một cột trong số họ. Hãy nhớ rằng, ném ra thùng rác không được tính. Sau đó, "loại bỏ" kế hoạch của bạn trong ngày những việc quan trọng nhưng không đặc biệt khẩn cấp - đây là cột tiếp theo.

Trong cột thứ ba, nên có những trường hợp cần gấp, nhưng không đặc biệt quan trọng. Cuối cùng, trong phần thứ tư, những người không cấp thiết hoặc không quan trọng sẽ vẫn ở lại.

Giai đoạn ba. Tất nhiên, hãy bắt đầu với hai cột đầu tiên. Ban đầu, bạn cần xác định sẽ mất bao nhiêu phút hoặc bao nhiêu giờ để giải quyết một vấn đề cụ thể. Viết thời gian dự kiến, ước tính này trước mỗi trường hợp. Tổng hợp dữ liệu nhận được. Sau đó, xác định số giờ bạn muốn dành ngày hôm nay để làm tất cả những việc cần thiết và không nên làm.

Thời gian mà bạn nhận được do kết quả của việc thực hiện các kế hoạch từ hai cột đầu tiên phải chiếm 60% tổng thời gian. 40% khác nên được đưa vào các nhiệm vụ không có kế hoạch, tức là các nhiệm vụ đột ngột xuất hiện.

Giai đoạn bốn. Rất có thể, mọi thứ được lên kế hoạch sẽ không phù hợp với công thức trên. Về vấn đề này, cần phải phân tích lại danh sách. Có lẽ, điều gì đó mà bạn muốn tự làm có thể được giao cho một người nào đó từ đồng nghiệp hoặc hộ gia đình của bạn... Nếu không, bạn sẽ phải để lại một việc gì đó ít khẩn cấp hơn cho một ngày khác.

Giai đoạn năm. Danh sách kết quả cần được hoàn thiện. Đầu tiên, điều quan trọng là làm nổi bật các trường hợp ràng buộc với một giờ cụ thể: ví dụ: đưa con đến trường, nhận đơn đặt hàng từ nhà in, v.v.... Phân phối các trường hợp còn lại theo thời gian còn lại. Cũng có thể có những cái nằm trong hai cột cuối cùng trong quá trình biên dịch danh sách ban đầu. Ví dụ: đây là những nhiệm vụ của kế hoạch sau: mua quà cho Năm Mới, tìm hiểu chi phí bữa tối lễ hội tại nhà hàng là bao nhiêu, xem một bộ trang phục lễ hội sẽ có giá bao nhiêu trong một cửa hàng trực tuyến.

Để tiết kiệm thời gian khi biên soạn danh sách, nên sử dụng các từ viết tắt:

• "B" - quan trọng;
• "C" - khẩn cấp;
• "D" - ngôi nhà;
• "R" - công việc;
• "Ш" - trường học;
• "M" là một cửa hàng và như vậy.

Kết quả của việc hoàn thành tất cả các yêu cầu của phương pháp Alps, bạn chắc chắn sẽ có thể tiết kiệm đến 20% thời gian của mình.Và bạn luôn có thể chi tiêu chúng cho bản thân hoặc chỉ cho sự lười biếng, điều này đôi khi cũng hữu ích. Hơn nữa, bạn sẽ có một kế hoạch hành động rõ ràng hơn không chỉ cho ngày hiện tại mà còn cho cả ngày hôm sau.