Quản lý thời gian: Làm thế nào để làm mọi thứ đúng lúc?

Nhiều người luôn phàn nàn về việc thiếu thời gian. Tôi muốn có thời gian để hoàn thành nhiều nhiệm vụ, nhưng không có gì xảy ra. Từ đó, căng thẳng thần kinh tăng lên, quan hệ với những người thân yêu xấu đi. Nếu không làm gì, thời gian sẽ trôi qua như cát. Và khi đó bạn có thể mất tất cả những gì quý giá nhất: công việc, bạn bè, gia đình. Để ngăn điều này xảy ra, bạn cần học cách phân phối tiềm năng của mình để thực hiện nhiều việc khác nhau một cách đúng đắn.

Lập kế hoạch thời gian là một quá trình rất cụ thể. Nó bao gồm kiểm soát thời gian mà một cá nhân dành cho bất kỳ hoạt động nào... Đồng thời, họ cố tình đưa tính hiệu quả vào quá trình này. Điều này có nghĩa là các phương pháp như thiết lập mục tiêu, giám sát chi phí và ưu tiên được sử dụng ở đây. Quản lý thời gian là một nghệ thuật cần thiết cho sự phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào.

Yếu tố này bao gồm một khái niệm như thiếu thời gian làm việc. Nó xảy ra khi một quá trình hoạt động được tổ chức một cách mù chữ. Điều này ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của lao động.

Vấn đề thời gian tại nơi làm việc nảy sinh khi về bản chất, một số nhiệm vụ quan trọng không được giải quyết.

• Khi một người không biết một lịch trình rõ ràng ngày làm việc sắp tới của bạn.
• Khi nào công việc theo kế hoạch không được thực hiện đúng thời gianvà kết quả là có sự chồng chéo các khoảnh khắc hoạt động chồng lên nhau. Trong trường hợp này, một người buộc phải thực hiện các nhiệm vụ chính thức ở nhà. Và điều này có nghĩa là thời gian được phân bổ cho việc cung cấp các nhu cầu của gia đình (giặt giũ, dọn dẹp) đang thay đổi.
• Kết quả là điều này xảy ra sự phân tán của các lực lượng. Sau đó, một số điểm nhất định bị bỏ lại mà không có sự chú ý thích đáng.
• Vấn đề không quan trọng xao nhãng công việc chính.
• Nhân loại liên tục vội vàng do đó rất mệt mỏi.
• Nếu một nhân viên không tương ứng với vị trí đã nắm giữ, thì anh ta cũng gặp vấn đề với thời gian.
• Khi nào không có động lực để làm việc chính thức.
• Riêng biệt, cá nhân, cá thể không thể dung hòa nhu cầu của anh ta với cơ hội.

Đối với bất kỳ người nào cũng thấy rõ rằng thời gian không thể bị quản lý, nhưng nó có thể được sử dụng một cách hiệu quả.

Và thuật ngữ này cũng ngụ ý kế toán, phân bổ và thiết kế gần đúng nhanh chóng của mọi nguồn lực thời gian.

Khi bạn sống theo nguyên tắc “làm nhiều hơn và làm ít hơn”, cuộc sống sẽ trở nên phong phú. Khả năng quản lý thời gian có thể được phát triển.

Khi một người cố gắng trang trải mọi thứ cùng một lúc, trong khi không bận tâm đến việc lập kế hoạch và không kiểm soát được tình hình, các vấn đề sẽ nảy sinh theo thời gian. Đối với anh ấy, dường như những giờ phút quý giá đang trôi đi và lãng phí.

Vì vậy, cần tiếp cận một cách cơ bản quá trình phân bổ lực lượng và nguồn lực góp phần thực hiện các vấn đề khác nhau. Nếu mọi thứ được phân phối hợp lý, thì mọi thứ có thể được thực hiện trong thời gian.

Đây chắc chắn là một điểm quan trọng. Nó phải bắt đầu bằng cách tạo ra một môi trường thích hợp cho việc này. Nếu chúng ta nói về nơi làm việc, thì ở đây trước hết bạn nên bao quanh bạn với những thứ dễ chịu và loại bỏ tất cả những thứ không cần thiết khỏi mắt bạn. Điều này áp dụng cho cả khoảnh khắc vật chất và phi vật chất.

Một bảng đặc biệt với nam châm có thể được cài đặt phía trên bảng. Mỗi ngày, bạn sẽ phải lập ra một kế hoạch thực hiện các hoạt động khác nhau, trong đó mọi thứ sẽ được tính bằng phút.

Và hãy nhớ rằng những hoạt động này là kế hoạch dài hạn. Bạn cần phải làm quen với nó. Hãy tập trung vào công việc của bạn, và nó sẽ không phải là gánh nặng cho bạn.

Điều tương tự cũng có thể nói đối với những công việc gia đình mà bạn phải làm hàng ngày. Trong trường hợp này, cũng nên lập một kế hoạch cụ thể. Do đó, hãy tạo ra nó và đặt nó bằng nam châm trên tủ lạnh.

Ví dụ, giả sử bạn dự định giặt quần áo bẩn sau giờ làm việc vào buổi tối. Con người hiện đại sử dụng máy móc đặc biệt. Do đó, bạn không cần phải mất thời gian cho việc giặt giũ. Trong vấn đề này điều chính là đừng quên hoàn thành kế hoạch, cụ thể là: tải đồ giặt và bật thiết bị. Và sau đó nó sẽ tự làm tất cả công việc. Trong thời gian chờ đợi, đồ sẽ được giặt trong máy, bạn có thể may vào phần cúc áo bị rách hoặc gọt vỏ khoai tây.

Bạn thậm chí cần lên kế hoạch mình sẽ ăn gì cho bữa tối. Tốt nhất bạn nên hoãn các món ăn mất nhiều thời gian để nấu đến cuối tuần. Vào các ngày trong tuần, công thức nấu ăn đơn giản hơn cũng được.

Để thực hiện điều kiện này, cần xác định các lĩnh vực hoạt động chính. Ví dụ, cố gắng chọn những nhiệm vụ cấp bách nhất và đưa chúng vào danh sách hàng đầu.

Ví dụ, trong tháng vừa đến, bạn muốn hoàn thành vượt mức kế hoạch và cải thiện hiệu suất của mình. Nếu bạn là người quản lý bán hàng, thì bạn cần phải tạo ra một mục tiêu, cụ thể là: gọi điện với nhiều ưu đãi khác nhau không chỉ cơ sở khách hàng đã tạo mà còn thu hút thêm nhiều người quan tâm đến hoạt động của bạn vào quá trình này.

Đối với điều này bạn cần chỉ ra một con số gần đúng về lợi nhuận, chắc chắn sẽ tăng lên do các biện pháp được thực hiện. Đây sẽ là mục tiêu của bạn và đồng thời là kết quả mong đợi.

Bạn có thể thực hiện gần như các hoạt động tương tự nếu bạn muốn có thời gian để hoàn thành một số công việc nhất định trong tháng tới để cải thiện cuộc sống và thực hiện các mục tiêu cá nhân, chẳng hạn như sửa chữa căn hộ của bạn khi đi nghỉ.Nó thường xảy ra rằng mọi người đã lên kế hoạch cho một việc, nhưng kết quả lại hoàn toàn khác.

Điểm đầu tiên là chi phí tiền mặt. Quyết định chúng. Sau đó viết ra chi tiết tất cả các hoạt động cần phải làm và hình dung kết quả. Để làm điều này, bạn có thể treo một bản vẽ trên tủ lạnh, bản vẽ này sẽ cho biết tất cả các công việc đã thực hiện.

Ví dụ, vào ngày đầu tiên của kỳ nghỉ, bạn sẽ đặt hàng tất cả các vật liệu cần thiết sẽ được sử dụng để hoàn thiện. Nếu bạn cần phân bổ thêm thời gian cho việc này, thì hãy phân bổ nó.

Sẽ mất một ngày nữa để nhận được đơn đặt hàng từ cửa hàng phần cứng. Tất cả các thành phần cần thiết cần được kiểm tra và xác định vị trí tạm thời của chúng. Hãy suy nghĩ kỹ về câu hỏi này và quyết định kết quả công việc đã hoàn thành.Tiếp theo, lập kế hoạch tất cả các hành động của bạn theo thứ tự. Ví dụ, sau khi hoàn toàn sẵn sàng sửa chữa về nguyên vật liệu nhập khẩu, hãy viết ra mỗi ngày về việc tự thực hiện công việc nhà.

Đột nhiên xảy ra sự cố và một trong các thao tác sẽ mất nhiều thời gian hơn dự kiến ​​trước đó một chút. Ví dụ, bạn có thể cảm thấy không khỏe và sẽ mất vài ngày để hồi phục.

Sự kiện này phải được tiến hành một cách cẩn thận nhất. Tốt nhất bạn nên làm điều này trên một tờ giấy và đặt nó ở nơi dễ thấy nhất.

Và hãy nhớ rằng những quy tắc này nên áp dụng cho cả nhiệm vụ công việc và công việc gia đình. Đối với những người hơi lơ đễnh, bạn cần lên lịch mọi hành động theo từng phút. Để bạn không quên rằng bạn bị giới hạn thời gian, hãy đặt "lời nhắc" trên điện thoại hoặc đồng hồ báo thức của bạn. Khi nhiệm vụ đã hoàn thành, hãy gạch bỏ nó khỏi danh sách.

Điểm quan trọng này phải được thực hiện với sự cẩn thận đặc biệt, nếu không bạn sẽ tiêu hao năng lượng tối đa, mệt mỏi, lãng phí thời gian và không đạt được mục tiêu.

Sau bữa trưa, bạn sẽ cảm thấy hài lòng với công việc của mình. Yếu tố này sẽ làm giảm căng thẳng và điều chỉnh tích cực.

Tại nơi làm việc, tùy chọn này là bắt buộc. Ngoài kế hoạch hành động chung, hãy vẽ thêm một kế hoạch khác - một kế hoạch bổ sung. Trong kế hoạch thiết lập mục tiêu, hãy đưa ra những điểm bạn cần hoàn thành "tại đây và ngay bây giờ." Và sau đó để mọi thứ diễn ra theo thứ tự quan trọng giảm dần.

Giả sử bạn đã bắt đầu lập kế hoạch, có nghĩa là bạn đã biết cần bao nhiêu thời gian cho một công việc cụ thể. Do đó, bạn có thể dễ dàng quyết định thời gian mà bạn cần phân bổ cho bất kỳ sự kiện cụ thể nào.

Tất nhiên, nếu bạn làm việc đến giới hạn, bạn sẽ không nhận được kết quả như mong đợi từ sự kiện được gọi là "kế hoạch thời gian". Tất cả điều này sẽ xảy ra vì một lý do tầm thường. Nó chỉ là bộ não của bạn là một cái gọi là máy tính. Nếu các chức năng của nó có giá cắt cổ, nó sẽ đơn giản là hỏng hóc, và bạn sẽ gặp phải tình trạng căng thẳng thay vì làm việc hiệu quả.

Bất kỳ ai, dù là người rất bận rộn, cũng nên dành thời gian cho những nhu cầu cá nhân của mình.

Nhờ hành động này, bạn sẽ được nghỉ ngơi và chỉnh trang lại vẻ ngoài của mình.

Có một số lượng lớn trong số chúng, nhưng phổ biến nhất là ma trận Eisenhower và cái gọi là nhật ký của Stephen Covey. Hãy xem xét chúng theo thứ tự.

Đầu tiên là Ma trận Eisenhowercho phép sử dụng các phương pháp tự tổ chức. Người thiết kế ma trận luôn rất bận rộn, vì vậy anh ta đã đưa ra một ma trận để giúp bạn tận dụng thời gian của mình. Phát minh này trông giống như 4 hình vuông với đáy ở dạng hai trục. Mỗi người trong số họ ghi lại các hoạt động sẽ được thực hiện. Đây là cách một sơ đồ xuất hiện cho thấy những việc nào cần được thực hiện trước và những việc nào sau đó.

Phòng "A" luôn bao gồm những việc khẩn cấp cần hoàn thành trong ngày. Hãy nhớ rằng phần này hầu như luôn luôn được để trống. Nếu nó đầy lên thường xuyên, nó sẽ cho thấy bạn là một người không có tổ chức.

Phần "B" bao gồm các trường hợp không quá khẩn cấp, nhưng rất quan trọng. Các trường hợp được viết trong phần này phải luôn được ưu tiên cao nhất. Người ta tin rằng nếu chỉ kinh doanh từ mảng này, bạn sẽ gặt hái được nhiều thành công trong hoạt động của mình.

Phần "C" liên quan đến việc giới thiệu các trường hợp có thể làm mất tập trung khỏi hoạt động chính. Chúng khiến một người khó tập trung. Đây là những sự kiện lễ hội khác nhau, những cuộc gặp gỡ với những người không quan trọng và những thứ tương tự.

Phần "D" nói chung chứa những điều không đáng làm. Họ "ăn mòn" thời gian quý báu. Đó là những cuộc trò chuyện với bạn bè, những thư từ không cần thiết trên mạng xã hội và nhiều hơn thế nữa.

Với việc sử dụng đúng ma trận, bạn sẽ học cách không bị phân tâm bởi những chuyện vặt vãnh và quản lý thời gian của mình một cách chính xác.

Có những kỹ thuật khác, ví dụ, Nhật ký của Stephen Covey. Ứng dụng của nó dạy để ưu tiên. Nếu bạn tận dụng những lời khuyên của tác giả, bạn có thể có được các kỹ năng của một người hiệu quả cao. Từ nhật ký, bạn sẽ học được thuật ngữ "quản lý thời gian" có nghĩa là gì và làm thế nào để đạt được các mục tiêu ưu tiên. Để làm được điều này, bạn cần áp dụng phương pháp lập kế hoạch bốn tầng. Mạch có dạng tam giác. Chúng tôi chia nó thành 4 phần và bắt đầu từ phần trên cùng, chúng tôi nhập những điều sau vào từng phần:

• lập kế hoạch hàng ngày;
• lập kế hoạch hàng tuần;
• mục tiêu đề ra;
• xác định các giá trị.

Điều này sẽ tạo ra kim tự tháp năng suất cá nhân của bạn. Bây giờ chúng ta hãy xem xét từng mục riêng biệt.

• Mục đầu tiên chứa định nghĩa các giá trị. NSNhững điều này là quan trọng nhất đối với chúng tôi. Toàn bộ cuộc sống của chúng ta bao gồm chúng. Do đó, chúng nằm ở đáy của kim tự tháp.
• Sau điểm này đến điểm tiếp theo. Vừa với nó mục tiêu dự định
• Nhiều trường hợp lập kế hoạch đặt một dấu bằng giữa tất cả các trường hợp. Bạn không thể làm điều đó. Nếu bạn muốn làm nổi bật số lượng lớn nhất trong số họ, thì hãy lên lịch các hoạt động của bạn hàng tuần. Lập một cái gọi là la bàn hàng tuần. Câu hỏi chính của anh ấy nên là về những vấn đề quan trọng trong tuần này.
• Và phần đầu của năng suất là mục "lập kế hoạch hàng ngày"... Đây là nơi bạn kiểm tra các thỏa thuận đã vạch ra trước đó, lập danh sách việc cần làm thực tế và sắp xếp thứ tự ưu tiên.

Kết luận, chúng tôi lưu ý rằng bạn cần phải sống phù hợp với những giá trị chính của mình. Đối với điều này, nó là cần thiết để làm rõ chúng.

Tiếp theo, xác định các cam kết cá nhân của bạn. Để làm điều này, hãy chia mục tiêu thành nhiều phần.

Hiểu rằng chỉ có 24 giờ trong một ngày sẽ giúp giải quyết vấn đề này. NSthời gian đó phải được chia theo một cách nhất định.

• Một ngày làm việc mất khoảng 8 giờ... Trong số này, khoảng 5 giờ được coi là hiệu quả nhất. Thời gian còn lại thường dành cho các hoạt động không mấy hiệu quả. Các cuộc trò chuyện giữa các nhân viên, các cuộc trò chuyện trên điện thoại về các chủ đề trừu tượng và hơn thế nữa.
• Giờ nghỉ trưa kéo dài 1 giờ.
• Đến đi làm và quay lại, một số dành nửa giờ, trong khi những người khác dành tới 3 giờ.
• Khi một người trở về nhà, anh ta tiếp tục đến việc thực hiện các công việc gia đình. Chúng mất khoảng 5 giờ.

Kết quả của những phép tính đơn giản, chúng ta thấy rằng một người bận rộn có rất ít thời gian để ngủ.

Bạn không thể làm gì nếu không có một chuyến đi đến cửa hàng. Để chuẩn bị thức ăn, bạn cần mua hàng tạp hóa. Tuy nhiên, vẫn có những trường hợp có thể được gọi là "trống rỗng". Hãy xem xét chúng theo thứ tự.

• Mua sắm không tốn tiền. Những chuyến đi như vậy dẫn đến mệt mỏi cả về tinh thần và thể chất. Bạn cảm thấy thất vọng vì thiếu tiền và khá mệt mỏi. Sau khi tải như vậy, hoạt động hiệu quả giảm.
• Xem các chương trình TV, không mang bất kỳ thông tin ngữ nghĩa nào.
• Thư từ hoặc giao tiếp khác trên Internet... Đây thường là cuộc nói chuyện trống rỗng.

Danh sách này nhiều hơn những điểm được liệt kê. Và nhiều giờ quý giá không cần thiết và không cần thiết có thể được sử dụng cho những việc khác, quan trọng hơn.

Sau đó, nó là cần thiết để "lấy tâm trí" và phát triển một công nghệ để phân phối thời gian. Nó sẽ quan tâm đến tất cả mọi người, không có ngoại lệ. Và kể cả phụ nữ nghỉ sinh, nội trợ.

Bây giờ chúng ta hãy xem xét các mẹo cụ thể.

• Nhận một sổ ghi chú đơn giản nơi tất cả các công việc hàng ngày của bạn sẽ được ghi lại từng điểm một. Điều này sẽ giúp bạn tổ chức các hoạt động của mình một cách chính xác.
• Bạn có thể dùng bằng phương pháp lập trình neurolinguistic. Cụ thể là: bạn cần tìm một thời điểm có thể giúp bạn bắt đầu công việc. Các bài tập kiểu này bao hàm sự xuất hiện của một loại "click". Ví dụ, mỗi khi bạn bắt đầu công việc, hãy sử dụng cùng một bản nhạc yêu thích. Lâu dần bạn sẽ quen cũng như làm việc thôi. Một giai điệu nhất định sẽ gắn liền với hoạt động công việc.
• Hãy chắc chắn để nghỉ ngơi. Tin tôi đi, nếu một người mệt mỏi bị buộc phải làm việc, thì hiệu quả của những việc làm của anh ta sẽ giảm đi đáng kể.
• Một kỹ thuật khác mà người Pháp đã nghĩ ra. Làm các nhiệm vụ khó vào buổi sáng và phần còn lại vào buổi chiều.

Việc sử dụng thời gian hiệu quả có thể được kiểm soát. Có một số thủ thuật cho việc này.

• Sai lầm chính là lập kế hoạch từng phút trong ngày.... Cần phải tính đến những trường hợp bất khả kháng. Vì vậy, hãy để lại một chút thời gian rảnh rỗi. Điều này sẽ cho phép bạn phân bổ những phút quý giá để giải quyết các vấn đề đột xuất.
• Học cách nói không khi bạn nghĩ mình cần. Đôi khi bạn bắt gặp những người cố gắng chuyển vấn đề của họ lên vai người khác. Do đó, bạn cần có khả năng từ chối những người như vậy.
• Kế hoạch kỳ nghỉ của bạn.