Các loại và các giai đoạn chính của giao tiếp kinh doanh

Giao tiếp trong kinh doanh là một phần không thể thiếu trong cuộc sống của xã hội hiện đại. Hàng ngày tại nơi làm việc, những người có địa vị và vị trí nhất định phải dùng đến nhiều loại hình khác nhau và tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc công tư của nghi thức kinh doanh. Giao tiếp kinh doanh có cấu trúc chính xác sẽ dẫn ngay cả một nhà quản lý mới vào nghề để đạt được thành công mục tiêu.

Đằng sau khái niệm giao tiếp kinh doanh là một loại giao tiếp, mục đích của nó không phải là bản thân quá trình đàm phán, mà là giải pháp của một vấn đề cụ thể hoặc đạt được một mục tiêu cụ thể, ràng buộc đối với tất cả những người tham gia cuộc trò chuyện và nằm ngoài chính quá trình giao tiếp.

Loại giao tiếp này khác với các loại khác bởi sự hiện diện của các trường hợp sau:

• mục đích, động cơ hoặc hoạt động nên chung cho tất cả những người đối thoại;
• các nhà đàm phán ở trong một khoảng không-thời gian chung: giao tiếp kinh doanh có thể diễn ra trong bất kỳ tổ chức, nhóm hoặc đội nào;
• tất cả những người tham gia trong quá trình này được kết nối với nhau, các vai trò xã hội được phân bổ rõ ràng giữa họ và một hệ thống phân cấp giao tiếp được xây dựng;
• giao tiếp trong bối cảnh này có những quy định nghiêm ngặt mà tất cả những người tham gia phải tuân theo, không phân biệt địa vị: các chuẩn mực ứng xử trong môi trường làm việc là nghi thức kinh doanh.

Các quy tắc cơ bản của nghi thức kinh doanh bao gồm những điều sau đây:

• Người đối thoại kinh doanh nên tuân thủ một phong cách giao tiếp nhất định, hình thành rõ ràng và ngắn gọn suy nghĩ của họ, đưa ra những lý lẽ có trọng lượng có lợi cho quan điểm của họ và có thể lắng nghe người đối thoại. Điều này sẽ giúp bạn có một cuộc trò chuyện hiệu quả mà không làm mất thời gian không cần thiết của những người kinh doanh.
• Với cách giao tiếp như vậy, những người tham gia cuộc trò chuyện nên lịch sự nhất có thể... Các cuộc họp kinh doanh đang theo đuổi một số lợi ích, vì vậy đôi khi bạn phải giao tiếp với những người không mấy dễ chịu.
• Các từ dễ hiểu và các câu đơn giản vốn có trong phong cách này. Được thể hiện bằng các thuật ngữ phức tạp và từ nước ngoài, bạn có thể đánh lừa một người hoặc thậm chí xúc phạm anh ta. Đổi lại, điều này sẽ cản trở việc đạt được mục tiêu đã đặt ra.

Giao tiếp kinh doanh mang ba chức năng chính có các mục tiêu và nguyên tắc cuối cùng khác nhau về tác động của con người:

• Thông tin và giao tiếp chức năng liên quan đến việc thu thập và hình thành thông tin cụ thể của những người tham gia cuộc trò chuyện, cũng như trao đổi kiến ​​thức tích lũy được trong quá trình đàm phán.
• Quy định và giao tiếp chức năng nhằm điều chỉnh hành vi của người tham gia giao tiếp. Trong quá trình giao tiếp của công ty, chủ thể không chỉ điều chỉnh mô hình hành vi của chính mình mà còn cả những người tham gia cuộc trò chuyện khác. Để thực hiện chức năng này, các phương pháp sau là phù hợp: thuyết phục hoặc gợi ý trong khuôn khổ phép xã giao lời nói, hành vi sao chép.
• Giao tiếp hiệu quả chức năng liên quan trực tiếp đến các khía cạnh tình cảm của các chủ thể giao tiếp.

Tất cả các loại hình giao tiếp kinh doanh hiện có được phân loại theo nhiều tham số. Hãy xem xét những cái phổ biến nhất trong số những cái hiện có.

Tùy thuộc vào phương thức trao đổi thông tin, giao tiếp kinh doanh bằng miệng và bằng văn bản được phân biệt:

1. Các loại văn bản của giao tiếp kinh doanh bao gồm tất cả các loại văn bản chính thức. Đây có thể là một báo cáo tham khảo, một bản giải trình, báo cáo và biên bản cuộc họp, thư kinh doanh, tuyên bố, điều lệ nội bộ của công ty, hành động xóa sổ, đơn đặt hàng, chỉ định bằng văn bản, mô tả công việc và hơn thế nữa . Bất kỳ tài liệu chính thức nào có chữ ký hoặc con dấu đều là đối tượng của giao tiếp kinh doanh.
2. Các cuộc đàm phán, cuộc họp, cuộc họp, cuộc trò chuyện kinh doanh, báo cáo, cuộc họp lập kế hoạch có thể được quy cho kiểu giao tiếp kinh doanh bằng miệng.

Theo cách tương tác giữa những người tham gia, có các loại giao tiếp kinh doanh trực tiếp và gián tiếp:

• Giao tiếp trực tiếp bao gồm các cuộc đàm phán giữa các đối tác mà không cần sử dụng thêm kinh phí, tức là những người đối thoại ở trong cùng một phòng và giao tiếp trực tiếp.
• Tiếp xúc gián tiếp xảy ra với việc sử dụng các phương tiện giao tiếp hiện đại - điện thoại, e-mail, giao tiếp video.
• Giao tiếp từ xa cho phép bạn nhanh chóng giải quyết một số vấn đề giữa các đối tác từ các quốc gia khác nhau. Nhưng kinh nghiệm cho thấy rằng các cuộc trò chuyện trực tiếp mang lại hiệu quả cao nhất.

Một cách phân loại khác liên quan đến việc phân chia các loại giao tiếp kinh doanh thành giao tiếp bằng lời nói và phi ngôn ngữ:

1. Giao tiếp bằng lời nói bao gồm sự tương tác giữa những người sử dụng lời nói của con người. Với sự trợ giúp của các hệ thống ngôn ngữ và tùy thuộc vào ý định của một người, văn bản lời nói được hình thành. Chúng có thể được viết và nói.
2. Tương tác không lời giữa mọi người xảy ra mà không cần sử dụng lời nói. Phương tiện của giao tiếp này là biểu hiện bên ngoài của cảm giác và cảm xúc - ngôn ngữ ký hiệu, nét mặt, ánh nhìn và kỹ năng vận động cơ thể. Chúng được thống nhất bởi một khái niệm chung: động học.

Ngoài các loại hình, còn có các hình thức giao tiếp kinh doanh, chúng được chia thành độc thoại và đối thoại.

1. Nhóm thứ nhất bao gồm các hình thức giao tiếp với một người tham gia: báo cáo, lời kêu gọi, bài phát biểu chào mừng, quảng cáo. Trong trường hợp này, một người đóng vai trò là nhà hùng biện và truyền đạt một số thông tin cho người nghe. Anh ta phải hiểu rõ ràng những gì anh ta đang nói về và có thể thể hiện rõ ràng suy nghĩ của mình.
2. Hình thức đối thoại giả định có sự hiện diện của hai hoặc nhiều người tham gia.

Đàm phán là một hình thức giao tiếp phù hợp khi thảo luận các vấn đề quan trọng nhất và là:

• dọc - với các cơ quan cấp trên;
• theo chiều ngang - trong tổ chức;
• trái phép - nghĩa là, không có kế hoạch, được thực hiện sau giờ học;
• ở cấp cao nhất - chỉ những người có tư cách là người đứng đầu các công ty quan tâm mới gặp gỡ;
• tại bàn mở rộng - một cuộc họp của các nhóm làm việc hoặc các ủy ban được chỉ định đặc biệt.

Hội thoại, trong số các hình thức khác, có đặc điểm thân mật, đơn giản nhất. các tương tác trong môi trường làm việc. Biểu mẫu này bao gồm bất kỳ liên hệ nào tại nơi làm việc được thiết kế để giải quyết một vấn đề. Không phải ai cũng có năng khiếu đúng lúc để trò chuyện bình thường với cấp trên và khéo léo dẫn dắt họ đến giải pháp của các vấn đề quan tâm.

Thảo luận hoặc tranh chấp là cách để giải quyết vấn đề bằng cách so sánh các quan điểm khác nhau, thường là trái ngược nhau. Kết quả của một cuộc thảo luận hiệu quả là việc các bên thông qua một quyết định duy nhất do các bên đồng ý sau khi đã lần lượt lắng nghe tất cả các khía cạnh tích cực và tiêu cực. Hình thức giao tiếp này mang màu sắc cảm xúc sống động nhất, nhưng trong giới kinh doanh, thông lệ phải tuân theo một số quy tắc. Đối phương không nên nói chuyện lâu, ngắt lời nhau.

Thông thường người ta chia quá trình của một cuộc trò chuyện kinh doanh từ khi bắt đầu cho đến khi đạt được một mục tiêu đã đặt ra thành các giai đoạn hoặc giai đoạn nhất định.

Chúng ta hãy xem xét từng chi tiết hơn.

• Đang chuẩn bị cho một cuộc hẹn. Ở giai đoạn này, việc vạch ra kế hoạch cho cuộc trò chuyện sắp tới là rất quan trọng, xác định rõ ràng cho bản thân phạm vi nhiệm vụ cần thiết để giải quyết vấn đề. Nên hỏi trước người đối thoại, dựa vào đó để lựa chọn thủ pháp trò chuyện và những lý lẽ cần thiết. Thật vậy, kết quả của cuộc họp phụ thuộc vào mức độ ý nghĩa của cuộc họp.
• Địa điểm và thời gian để đàm phán. Định nghĩa của tham số này phụ thuộc vào vai trò của những người đối thoại. Thông thường, tọa độ của các cuộc đàm phán do người đối thoại cấp trên thiết lập. Nếu cuộc họp bình đẳng, thì những người tham gia có thể đồng ý với nhau.

• Thiết lập và liên hệ với người đối thoại. Giai đoạn này, theo mục đích chức năng của nó, là giai đoạn bắt đầu của các cuộc đàm phán. Thông thường, cái nhìn đầu tiên hoặc lời nói của người đối thoại làm tăng thêm thái độ tiềm thức đối với anh ta và ảnh hưởng đến mong muốn tiếp tục cuộc trò chuyện. Trong quá trình thiết lập liên lạc, điều quan trọng là phải thu phục người đối thoại càng sớm càng tốt và hoàn thành giai đoạn bằng cách thiết lập tiếp xúc tâm lý - thời điểm mà tất cả những người tham gia giao tiếp đã sẵn sàng đi vào vấn đề.
• Xác định vấn đề và trao đổi thông tin có sẵn. Trong giai đoạn này, điều quan trọng là phải nói ra tất cả các câu hỏi quan tâm, chỉ ra hướng của cuộc trò chuyện, để đưa ra hiểu biết chung về vấn đề.
• Lập luận ủng hộ giải pháp được đề xuất... Giai đoạn tranh luận được kết nối chặt chẽ với giai đoạn trước và trôi chảy từ đó. Trong giai đoạn này, điều rất quan trọng là phải ghi nhận tất cả các khía cạnh tích cực trong tầm nhìn của bạn trong việc giải quyết vấn đề, áp dụng các kỹ năng thuyết phục, đặc biệt nếu người đối thoại tuân theo một quan điểm khác.
• Đối số truy cập. Ở giai đoạn này, người đối thoại có thể lắng nghe những lý lẽ phản bác, không phải lúc nào người đối thoại cũng đồng ý. Điều quan trọng là phải lắng nghe một cách cẩn thận và bình tĩnh đối với người đối thoại, để hiểu được thực chất của vị trí của họ. Các câu hỏi hướng dẫn sẽ giúp bạn hiểu liệu phản đối có liên quan đến việc thiếu thông tin được cung cấp hay không.
• Tìm một thỏa hiệp trong việc giải quyết vấn đề. Trong quá trình luân phiên đưa ra các lập luận và đề xuất, một giải pháp đang được tìm kiếm sẽ phù hợp với tất cả các bên tham gia đàm phán.
• Quyết định. Giai đoạn này có nghĩa là sự đồng thuận của tất cả các bên với một vị trí duy nhất, đi đến một mẫu số chung.

• Sự cố định kết quả. Tất cả các cuộc họp kinh doanh kết thúc bằng việc ký văn bản xác nhận quyết định chung.Thỏa thuận phản ánh thực tế là cuộc họp có kết quả cuối cùng được tất cả mọi người chấp nhận.
• Kết thúc liên hệ. Sau khi thảo luận các vấn đề quan trọng, bạn cần có cách chia tay đúng mực với những người đối thoại, có thể để lại danh thiếp hoặc hỏi chi tiết liên lạc từ đối tác.
• Phân tích Kết quả thu được. Giai đoạn này là cuối cùng. Nó được thiết kế để cho thấy quyết định được đưa ra là đúng đắn và mang lại lợi ích như thế nào cho những người tham gia cuộc trò chuyện.

Chìa khóa để kinh doanh thành công là giao tiếp kinh doanh có cấu trúc phù hợp với khách hàng và đối tác của bạn. Để đạt được điều này, một số sắc thái phải được tính đến.

• Bạn phải luôn kiểm soát tình hình. Việc thể hiện cảm xúc và tình cảm là không phù hợp trong môi trường kinh doanh. Cảm giác sợ hãi và bất an có thể cản trở việc ra quyết định, và cảm giác thương hại do người đối thoại thao túng có thể dẫn đến việc ký kết một hợp đồng không có lợi. Biểu hiện của sự không kiềm chế và hung hăng trong các kiểu giao tiếp đối thoại, chẳng hạn như thảo luận, là không thể chấp nhận được. Với một đối tác không cân bằng và luôn nghi ngờ, hầu như không ai muốn đối phó với.
• Khả năng dự đoán mong muốn của khách hàng - một thành phần quan trọng khác của quản lý kinh doanh thành công, bởi vì trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, tất cả các hoạt động của công ty đều nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Sự chu đáo và lịch sự, dịch vụ hàng đầu sẽ khiến khách hàng quay lại lần nữa.
• Lập kế hoạch và khả năng phân biệt cái chính với cái phụ. Trong bất kỳ cuộc đàm phán nào, điều quan trọng là phải nói ngắn gọn và rõ ràng, không đi sâu vào chi tiết của kế hoạch thứ hai. Những người kinh doanh thường có quỹ thời gian eo hẹp, vì vậy bạn không nên chuẩn bị những đoạn độc thoại dài dòng cho các cuộc họp quan trọng.
• Các mối quan hệ công việc không nên can thiệp vào những mối quan hệ cá nhân. Ngay cả khi một người không được yêu thích, điều này không có nghĩa là anh ta không thể hữu ích trong lĩnh vực kinh doanh. Biểu hiện của thái độ nhân từ và ủng hộ, chân thành quan tâm đến các lý lẽ của người đối thoại sẽ cho phép một cuộc họp hiệu quả.
• Trung thực và minh bạch các ý định. Trong khi đàm phán, bạn cần cư xử chân thành, xác nhận lời nói của mình bằng các dữ kiện và số liệu thống kê. Rốt cuộc, bất kỳ hành động không trung thực nào vì lợi ích của một thỏa thuận có thể làm mất đi vĩnh viễn lòng tin của đối tác và gây tổn hại đến danh tiếng.
• Kiến thức cơ bản về nghi thức kinh doanh.

Video dưới đây giải thích 5 quy tắc cơ bản trong giao tiếp kinh doanh.